A公司銷售業務內部控制分析

摘 要：企業的根本目標是追求利潤，銷售環節作為產生利潤的重要一環，直接決定著企業利潤的高低。但是，由于目前國內外經濟環境競爭激烈，加之科技的迅猛發展，使企業的經營風險加劇。為了提高企業銷售業務質量，不得不關注企業銷售業務的內部控制，加強企業的內部控制可以提高經營效率，在增加盈利的同時，減少壞賬。文章以A公司為例，分析企業銷售業務內部控制在銷售計劃、客戶信用管理、銷售合同制度、發貨審批等環節存在的問題，并提出優化公司銷售業務內部控制的措施，以促進企業的健康發展。

關鍵詞：內部控制；銷售業務；控制活動

電子科技迅猛發展的今天，內部控制是否有效已成為企業生存與發展的關鍵。目前，國內外有關專家學者對企業的內部控制問題進行了較細致、深入的探討。在企業的經營中，產品銷售是一個非常關鍵的環節，因此，研究企業銷售環節的內部控制對提高公司的銷售業務管理水平顯得尤為重要。A公司作為典型的集研發、生產、銷售、服務于一體的科技公司，以其銷售業務內部控制為分析對象，深入探討該公司在銷售環節內控存在的問題，為同類企業加強內控建設提供現實意義。

一、A公司銷售業務內部控制問題

1.合同簽訂及保管方面：A公司的銷售人員首先與客戶口頭協商，達成合作意向，然后對具體問題進一步商討，再草擬合同。副經理與銷售主管會對合同審批，超過規定授信金額的合同則由經理審批，最后簽訂完合同后歸檔保管。由于該公司的業務遍布全國，業務人員也是全國各地跑業務，所以在實際工作中，往往只有業務人員單獨與客戶協商訂立合同，如此一來，銷售業務的真實性會打折扣，即使合同發回公司審批也只能審核合同金額，無法審核客戶的履約能力和資質，給企業帶來財務風險。2020年該公司某銷售人員因拿銷售回扣，管理層進行查處時發現，紙質版的合同沒有編號，而且存在刮擦涂抹痕跡，合同管理不規范。

2.發貨管理不規范：A公司的銷售人員拿到簽訂完的合同，錄入公司的信息系統，形成訂單，訂單同時發送至研發、生產、銷售和財務部門。生產部門會根據訂單調整生產計劃，研發部門進行市場調研，了解市場并搜集數據，財務部門進行入賬并生成發貨單，發貨單形成后還需經財務部領導審批，最后下發到倉庫。倉庫工作人員依據發貨單清點整理好貨物，填寫出庫單并辦理出庫手續，最后交由物流部門核實發出貨物。但是在實際工作中，銷售人員為了更快與客戶達成協議，會為客戶提供樣品，而樣品申領的指令絕大多數情況下由銷售部直接發到倉庫，缺少了中間的審批監督環節。對樣品的后續跟蹤銷售人員經常會疏忽大意，有的會直接抵扣合同數量，沒有達成協議的樣品也沒有及時收回。財務和倉庫人員在月末盤點時，商品數量經常賬實不符，由此可見發貨環節的內控有很大的漏洞。在平時的操作中，有時候還會出現先發貨后補單的情況，比如訂立完合同，發貨審批沒有及時批準，銷售部門的經理會先安排發貨再補申請單，這也為企業存貨的管理帶來隱患。

3.信用管理流于形式：A公司的客戶管理基本上分為開發新客戶和維護老客戶。在開發新客戶時A公司的業務人員會搜集整理潛在客戶的相關信息，整理出一份《XX信息調查表》，將表格發送給銷售人員，再對客戶價值進行評估，評估新客戶價值時，銷售人員關注的重點是該客戶對產品的需求狀況以及財務信用。對老客戶的管理則實行跟蹤管理，定期檢查老客戶的信用限額，確保其信用額度不會超出公司規定。但是在實際工作中，業務人員在收集新客戶信息時，多數背景資料都是從網上摘抄得來，并沒有經過實際的調研，為了完成工作量會盡可能地美化客戶情況，敷衍了事。這使《XX信息調查表》信息失真，表格形同虛設，浪費了企業資源，損失了真正的潛在客戶。隨著銷售人員與老客戶長期接觸，這種銷售與客戶的關系逐漸變成老熟人老朋友的關系。在對老客戶進行信用管理時，即使銷售人員發現客戶已經超出信用額度但仍然會賒銷商品。為企業收回應收賬款帶來一定的風險，一旦收不回變成壞賬，會給企業帶來直接的經濟損失。

4.與銷售業務密切的應收賬款管理混亂：涉及大金額的產品一般都是分期收款，因此企業應收賬款占比較大。查詢A公司2020—2022年的財務數據，公司的經營狀況良好，在2021年收入有了較大幅度的提高，但在2022年由于國家的補助政策逐步取消，公司的銷售收入又有所下降，但這三年來應收賬款的占比卻越來越高，應收賬款的周轉率大幅降低，對資金的利用產生了消極的影響。A公司財務會計每月都要制作應收賬款的賬齡分析報告，然后上報銷售部，由銷售部的工作人員按照客戶的賬齡收取貨款。對逾期的客戶，業務人員會向部門經理提出申請，以合法的方式進行催收。

在實際工作中因為A公司沒有健全的催收制度，對于長期欠款的客戶并未采取有效措施。當催收人員收到催收指令并不會全力以赴的完成此項工作，因為催收回的金額并沒有與業務員的績效工資掛鉤。而且，因為客戶遍布全國，催收的方式多是以電話或者郵件的形式催收，上門催收耗時耗力。進一步增加了應收賬款收回的難度。另外，如果催收態度強硬會影響與客戶的合作關系，為企業帶來經營風險。

5.人力資源管理欠缺：近兩年由于疫情的影響，公司的市場開拓和客戶挖掘都比較低迷。公司為了節約人力成本，基本上聘用的是較多低學歷的業務員和銷售人員。由于業績壓力大，員工的流動性很強，公司管理者采取的措施是“傳幫帶”，也就是新入職的員工由老員工帶領完成客戶挖掘、信息搜集等工作。這項工作也沒有與員工業績掛鉤，老員工在帶新徒弟的過程中未必能盡心竭力。而且主要以個人經驗為主，并沒有系統的培訓，入職一段時間后新員工銷售業績不佳，會出現頻繁的員工辭職現象。

二、優化A公司銷售業務內部控制措施

1.優化合同簽訂及保管工作：雖然公司有簽訂合同和合同審批的流程，但是針對銷售人員訂立合同時出現的各種漏洞，公司還是應當予以重視。公司可以將合同金額從高到低分檔，對低檔的合同金額給予銷售人員一定的權限，靈活處理，既能提高銷售人員的工作積極性還能高效的促成交易。當然，在此過程中，可以為銷售人員配備專門的設備記錄簽訂合同的過程，以備在發生糾紛時作為處理的依據。簽訂完的合同應當由專門的檔案管理人員保管，對合同采用統一標準編號，在歸檔時還應檢查合同頁面是否有刮擦修改痕跡，簽字蓋章是否完整等。公司應當對合同簽訂流程進行標準化處理，確保每一步都有明確的指導和監督。這包括對合同條款的審查、合同風險的評估以及合同的審批流程。通過制定詳細的合同簽訂指南和審批流程圖，可以減少因操作不當或理解偏差而導致的合同問題。公司應當引入電子合同管理系統，以提高合同保管的效率和安全性。電子系統可以自動記錄合同的簽訂、修改和終止等所有關鍵信息，同時提供便捷的檢索功能，方便相關人員快速查找和使用合同資料。公司還應當加強對銷售團隊的培訓，提高他們對合同法律知識和風險意識的認識。通過定期的法律知識培訓和案例分析，銷售團隊能夠更好地識別和規避合同簽訂過程中可能遇到的風險。最后，公司應當定期對合同簽訂及保管工作進行審計，以確保流程的合規性和有效性。通過審計，可以發現潛在的問題和漏洞，并及時進行修正，從而保障公司的利益不受損害。

2.規范發貨環節：發貨環節涉及到倉儲部門和物流部門，這一環節處于銷售業務的末端，也是完成業務的關鍵一環。雖然A公司在發貨方面比較重視，訂單在四個部門之間聯動，但是要做到嚴謹，A公司應當在編制發貨通知單之前先擬一份發貨計劃表，提前與客戶溝通確定。倉庫管理人員根據發貨通知單清點準備貨物，再進行出庫單據的填寫，出庫單上必須有經辦人和主管的簽字。物流人員接手貨物與單據后，還要再進行核對，不僅要核對實物的名稱數量和規格，還要檢查發貨單上的簽字，對單據有問題的要及時上報給主管人員進行核查。對樣品的發出和跟蹤同樣要遵守工作流程，這樣才能降低公司的經營風險。公司需要制定一套詳細的發貨流程指南，明確各個環節的責任人和操作標準，確保每一步都有明確的指導和監督。通過引入先進的物流管理系統，實現對貨物流轉的實時監控，從而提高發貨的準確性和時效性。對發貨過程中可能出現的風險，如貨物損壞、丟失或延誤，公司應建立相應的風險評估和應對機制，以減少損失并提高客戶滿意度。同時，定期對員工進行培訓，強化他們對發貨流程和公司政策的理解，也是提高內部控制效果的重要手段。通過建立反饋機制，收集客戶和內部員工的意見和建議，不斷優化和調整發貨流程，以適應市場變化和客戶需求。通過這些措施，A公司能夠確保銷售業務的發貨環節更加規范、高效，從而提升整體的業務競爭力。

3.細化客戶的信用管理：顧客是上帝，開發維護客戶是企業實現銷售增長必做的功課。A公司應該設立專門的工作人員維護客戶資源，不應該由銷售人員既管銷售商品還要維護客戶。應當對專門管理客戶的員工進行系統的培訓，比如對客戶按照哪些指標進行分類、遇到同質的問題用什么樣的話術解決、對企業的產品要進行詳細的講解，使客戶管理人員熟悉產品性能。同時，將開發新客戶和維護老顧客與員工的績效工資掛鉤，激勵員工高效認真地完成工作。

在A公司銷售業務的內部控制措施中，細化客戶的信用管理是提升公司財務健康和降低經營風險的關鍵環節。為了實現這一目標，公司首先需要建立一個全面的客戶信用評估體系，通過對客戶的財務狀況、歷史交易記錄、市場聲譽等多維度信息進行綜合分析，從而對客戶的信用等級進行準確評定。這一體系的建立，能夠幫助公司在銷售決策中更加精準地識別和控制信用風險，避免因客戶信用問題導致的壞賬損失。進一步地，公司還應制定嚴格的信用政策，明確信用額度的授予標準和審批流程，確保每一筆信用銷售都在可控的風險范圍內。同時，通過定期審查和更新客戶的信用信息，及時調整信用額度，以應對市場和客戶狀況的變化。此外，公司還應加強對銷售人員的培訓，使他們能夠識別潛在的信用風險，并在銷售過程中采取相應的預防措施。為了提高信用管理的效率，公司可以利用信息技術手段，如CRM系統，來自動化信用評估和監控流程。這樣不僅可以減少人為錯誤，還可以實時跟蹤客戶的信用狀況，快速響應信用風險變化。最后，公司還應建立一個跨部門的信用管理團隊，由財務、銷售、法務等部門共同參與，形成合力，共同維護公司的信用安全。通過這些細化的信用管理措施，A公司能夠更好地保護自身財務利益，同時增強與客戶之間的信任關系，為公司的長期發展打下堅實的基礎。

4.強化應收賬款管理：A公司目前運用的信息系統功能強大，具備供應鏈、資金流、物流以及員工管理的各項功能，因此應收賬款也是通過信息系統協助完成。但是信息系統里沒有風險預警功能，因此公司應當在該系統中增加此功能。比如當某一客戶出現嚴重欠款時，系統對該客戶會自動停止供貨，只有當客戶交清貨款方可恢復發貨走賬功能，這有利于公司減少壞賬的持續產生。除此之外，A公司應當與客戶及時對賬，提高對賬的頻率，對賬后做上標記，減少重復性工作。最后還應當完善催收制度，雖然客戶遍布全國，但是每個省市都有駐點，可以讓駐點工作人員上門催收，對拖欠時間較長的貨款，在允許的范圍內收取利息和滯納金。將催收回的金額與員工的績效掛鉤，考核此項工作的完成度，給予相應的績效工作，能夠大大提高應收賬款的回收速度。

A公司在銷售業務的內部控制措施中，強化應收賬款管理是提升財務穩定性和流動性的關鍵環節。目前，公司使用的信息系統已經覆蓋了供應鏈、資金流、物流以及員工管理等多個方面，并且應收賬款的管理也得到了信息系統的有力支持。然而，現有的系統缺乏風險預警功能，這限制了公司在應收賬款管理上的主動性和預見性。因此，公司需要在系統中增加風險預警機制，比如當客戶出現嚴重欠款時，系統能夠自動觸發停止供貨的措施，直至客戶清償欠款后才恢復發貨和賬務處理功能，這將有效減少壞賬的產生。同時，公司還應提高與客戶的對賬頻率，確保賬目清晰，并在對賬后進行標記，以減少重復工作和提高效率。此外，公司需要完善催收制度，利用遍布全國的省市駐點，讓當地工作人員負責上門催收，對于長期拖欠的貨款，在法律允許的范圍內收取利息和滯納金，以此提高客戶的還款積極性。最后，公司可以將催收回的金額與員工的績效考核掛鉤，通過激勵機制提高員工的催收積極性，從而加快應收賬款的回收速度，增強公司的現金流。通過這些措施，A公司能夠更有效地管理應收賬款，降低財務風險，提高資金使用效率。

5.加強員工培訓：A公司最不能節約的是員工的培養成本。員工流動性太高會給企業經營帶來不穩定因素，影響公司的聲譽和社會地位。A公司應該儲備高素質人才，對新入職的員工做好細致培訓，在很好地掌握和了解了公司經營理念和產品性能之后，再進行老員工對新員工的“傳幫帶”，這樣能夠幫助新員工更快地進入工作狀態。具體的實施策略如下：首先，制作員工守則，在守則中明確安全規范和內控準則，分清責任范圍。其次，對新員工培訓完之后進行測驗考試，考試合格后才能上崗。再次，每年按照一定的比例調整增加銷售人員的底薪，以此降低員工的流動性。最后，加強員工職業道德的培養，提升員工的歸屬感。

三、結語

本文重點是針對A公司整個銷售業務環節的內控進行分析，從A公司合同簽訂以及合同保管、發貨環節、信用管理、應收賬款的管理以及人力資源的管理等方面可以看出，該公司雖然訂立了內控制度，但是在實際執行過程中制度仍然形同虛設，沒有嚴格的遵守，為了進一步提高A公司以及同類型企業銷售環節內控，本文提出了優化合同簽訂及保管工作、規范發貨環節、細化客戶的信用管理、強化應收賬款管理、加強員工培訓以及完善內部監督機制的具體措施，以期進一步加強企業的管理，降低經營風險，提高企業利潤。

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