淺析中小企業銷售業務內部控制

徐倩瑩

摘要：中小企業提供我國一半的稅收，銷售業務是中小企業的主要收入來源。從2010年4月15日，財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制定的《企業內部控制應用指引第1號——組織架構》等應用指引至今，“內部控制”得到企業和中國政府相關部門的愈加重視。內部控制是提高企業經濟效益的需求，對加強企業管理，完善企業規范運營有積極作用。本文論述了筆者對中小企業銷售業務內部控制的認識和一些想法，旨在起到拋磚引玉，改進中小企業銷售業務內部控制的目的。

關鍵詞：中小企業 內部控制 銷售業務

中小企業是國民經濟發展的主體，我國工信部副部長毛偉明曾在新聞發布會上公開中小企業的重要性：“在我國，50%的稅收、60%的國內生產總值、70%的發明專利、80%的就業崗位，都是由中小企業提供。從數量和規模上看，99%的企業都屬于中小企業范疇。”促進中小企業發展的方法有很多，加強內部控制是其中之一。

中國《企業內部控制基本規范》把內部控制定義為由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施，旨在實現控制目標的過程。內部控制是企業為實現其經營目標，防止經營錯漏和其他非法業務發生而進行的企業實施，它包括一系列的制度、程序和措施。加強企業內部控制，可極大促進企業發展，提高中國經濟競爭力。銷售業務是中小企業的主要業務，因而，探討中小企業銷售業務內部控制存在的問題就顯得非常必要。

一、中小企業銷售業務流程和主要風險

銷售業務是企業主要業務，企業的生存和發展，離不開銷售業務的支撐。中小企業銷售業務流程包括：與客戶洽談訂單、與客戶簽訂合同、編制銷貨清單并通知倉庫發貨、開發票通知客戶付款、財務部完成收款記賬、完善催收和銷貨退回。此過程涉及的風險包括：

（一）發出貨物不正確或不完整

與客戶簽訂合同后，業務員會根據合同條款要求編制銷貨清單，通知倉庫發貨。倉庫發出的貨物必須與客戶要求的品種、數量和規格一致。但在實際業務中，倉庫發錯貨物或者發出貨物的品種、數量、規格與合同不符的現象時有發生，所以銷售發貨存在銷貨退回的風險。

（二）收入不合理或不正確

當貨物售價與市場均價比較過低或過高時，我們需考慮其合理性和正確性。當一筆訂單單價過低時，我們需考慮其背后原因是否合理，是因為該筆貨物質量存在極大問題還是生產成本下降的幅度較大。銷售折讓是否合理，銷貨退回是必須的嗎？銷售收入是企業主要的資金來源，中小企業必須保證銷售手續完備及相關資料完整，預防少記、漏記、錯記收入。

（三）款項不能足額及時收回

應收賬款是企業因銷售商品、提供勞務等日常經營活動而應收未收的款項。中小企業銷售業務發生，發票已開出但款項未收回時，貸記“主營業務收入”“應交稅費—應交增值稅（銷項稅額）”，款項借記“應收賬款”。從會計賬目來看，企業收入是增加了，但如果款項遲遲不能收回，則會造成企業大批壞賬，導致企業償債信用和盈利能力得到質疑。因此中小企業要加強對貨款催收的管理，防止大量應收賬款的積壓。

二、中小企業銷售環節的弊端和內部控制目標

中小企業銷售環節涉及銷售部、客戶、倉庫和財務部，傳遞的單據包括銷售發票、銷貨清單、支票、進賬單、合同等。從銷售到完成收款，需經過不同工作崗位，進行不同單據的傳遞，從而完成會計數據支撐。在此過程中，可預見的弊端有：

（一）因貨物數量和質量貨不對板而被客戶退回

有些貨物是很容易在運輸途中受到損毀，比如米面，對米面運輸而言，溫度和濕度是重要的考慮因素，我們必須根據天氣預告制訂米面運輸計劃，避免因天氣問題引起米面發霉、變質。銷貨清單信息錄入錯誤，會導致裝錯貨；人工裝卸貨物沒專人指揮，沒專用的裝卸工具，會導致貨物在裝卸過程中遭到損壞。

因此，發貨環節內部控制目標是制作清晰準確的銷貨清單，監管倉庫正確發出貨物，確保貨物能安全完整的運送給客戶。

（二）銷售折讓、銷貨退回不合理

銷售折讓，是指企業為促進銷售數量，而給予的銷售價格優惠。銷貨退回，是指發出貨物因數量或質量不符合客戶要求，而被客戶退回的貨物或者在價格上給予的減讓。業務員有時會因為私人交情而給予過高的銷售折讓，一些中小企業甚至回收不合理的已售貨物。

銷售折讓與銷貨退回在利潤表中作為銷售收入的減項。銷售折讓的制訂必須符合實情，根據銷售業務是否頻繁或銷售數量是否較多來決定。中小企業對銷售折讓的審核必須嚴謹，銷售部需查明銷貨退回的原因，明確責任，預防下次再犯同樣的錯誤。

（三）收款不及時

應收賬款是企業因賒銷業務而發生的，應收賬款的入賬時間應與確認收入的入賬時間一致。但如果應收款項不能及時收回，企業的呆賬、壞賬就會增加，造成企業資金回流不順暢，直接影響企業的盈利能力和償債能力。應收賬款內部管理的目的是做好客戶的信用調查和銷售款催收工作，保證銷售款及時足額收回，資金健康周轉。

（四）成本、收入不實

由于某些目的，一些中小企業會通過調節成本、收入，直接調節企業經營利潤，造成利潤虛增或虛減。常見的情景包括：銷售成本結轉不實、銷售收入與成本不匹配、營業費用不合理、銷售費用失控。從此可見，企業應加強預算管理，重視銷售單據的傳遞和保管，防止發生虛開發票、虛記收入、重復記賬、成本費用失真的情況。

三、中小企業銷售業務的內部控制制度建設

為規范企業銷售行為，避免或減少因管理不善而對企業造成的損失，筆者認為可以從以下幾階段加強銷售業務內部控制：

（一）擬訂合同

企業就不同貨物，針對不同信用等級的客戶和銷售量，給予不同的銷售價格。企業應統一定價標準、信用政策和選擇合適的收款方式。

業務員根據客戶以往交易記錄，參照企業定價標準和信用政策草擬銷售合同。客戶信用等級的確定和信用狀況調查需財務部協作。如合同比較重要，還需咨詢企業的法律顧問或相關專家，由他們共同參與合同洽談過程。

合同草擬后，與客戶談判的底線需經企業主管確認。如客戶提出賒購要求，業務員應嚴格遵守銷售政策，協同財務部對客戶信用狀況進行進一步復核。賒購決定需按企業授權，經審批人批準；如賒購業務涉及金額過大，超過定價標準和信用政策，還需提交管理層會議，進行集體審批決議。

合同簽訂后，財務部應追蹤合同完成情況，對客戶的信用記錄進行動態更新。信用管理人員對老客戶的信用記錄，每半年更新一次；首次交易后，編制新客戶的資信狀況記錄表。

（二）發貨

業務員根據企業、客戶雙方簽訂的合同開出發票，同時通知客戶付款，編制銷貨清單通知倉庫發貨。這個階段的內部控制制度設計包括：

銷貨清單必須標注銷貨發票發票號，保證每次發貨均已開票；

倉庫發貨后需制作出倉單，出倉單需注明銷貨清單號與相應發票號；

倉庫發貨后及時把相關單據傳遞給財務部，由財務部再次核對發貨與客戶要求是否一致；

如企業貨物的運輸有特殊要求，倉庫必須按照特殊要求完成貨物出庫、發運和裝卸的工作流程，確保貨物安全完整到達。

以上內部控制操作可與企業信息化系統結合，根據不同崗位職責設置人員分工權限。銷售清單、出倉單根據系統出具的發票自動生成，避免制單錯誤和傳遞單據不及時。

（三）收款和銷貨退回

因為資金的往來核算程序是否嚴密，直接影響企業的款項收取金額，所以不相容職位不能由同一人擔任。比如客戶信用管理和銷售合同的審核不能是同一人，銷售款的確認收取與銷售人員、稽查人員不能是同一人，壞賬準備的計提審批和壞賬的核銷審批不能是同一人。

中小企業應規范銷售管理，防止以下風險：

銷貨退回按照授權審批，不能越權或私下授權，防止欺詐舞弊的風險；

加強對應收賬款和應收票據的管理，科學準確分析賬齡，久未收到的欠款需進入法律訴訟程序；

對通過轉賬取得的收入，企業應該通過核定賬戶進行入賬，入賬及時，不得設賬外賬或者坐支現金。

（四）結算利潤

財務部員工應對企業內部控制有足夠的重視，定期參加相關培訓，內部控制效果與員工業績掛鉤。審計人員設置獨立崗位，企業設立風險識別機制，主動預防錯記、漏記風險。

綜上所述，中小企業不能忽略潛在風險，而應著眼長遠利益、長期發展，明確內部指引，把企業管理與內部控制相結合，提高企業管理效率。

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