對提升青海供電企業工程財務管理信息化應用水平的思考

耿靜

摘要：在市場經濟中，供電企業的資金運動和財務管理具有較大的綜合性。它全面、系統地反映著企業經營和管理的主要過程和主要方面，體現著從電力購入到電力銷售所形成的經濟關系。本文以青海供電企業的財務管理為研究對象，探討了如何提升供電企業財務管理信息化的應用水平。

關鍵詞：供電企業 工程財務管理信息化 應用水平

2008年以來，青海電網企業全面推進SG-ERP企業經營管理系統建設，經過多年的信息化建設和持續創新，各供電企業財務信息系統從部門級發展到企業級，實現財務管理向營銷、生產、基建等核心業務前端的延伸，初步實現財務與業務信息共享，解決了長期以來“信息孤島”的問題。但是，對于工程基建財務信息化而言，仍然存在一些管理瓶頸和“信息孤島”的問題，需要深入思考和研究提出解決方案，解決工程財務管理中統計分析、財務決算編制、項目轉資等核心問題，必須通過信息化手段，才能降低項目管理成本，提高工作效率，提升財務管理水平。

一、工程財務信息化現狀

青海省各供電公司隸屬于青海電網企業，作為分公司管理，實行收支兩條線的財務管理模式。隨著省級電網企業全面推進SG-ERP企業經營管理系統的建設步伐，各供電公司的財務信息化管理也邁上了新臺階。供電公司財務信息系統從部門級發展到企業級，實現了財務管理向營銷、生產、基建等核心業務前端的延伸，初步實現財務與業務信息共享，解決了長期以來“信息孤島”的問題。

雖然，供電公司財務信息化建設和應用達到歷史最好水平，但工程項目財務管理信息化應用水平卻仍然處于一個相對落后的階段，手工處理方式和“信息孤島”的現象依然存在，業務與財務集成和系統功能缺失問題始終困擾著供電公司工程財務管理水平的提升。問題主要表現在以下幾方面：

（一）財務與業務系統集成性不強

目前，供電公司工程項目管理分別通過基建管控、財務管控、SAP及手工處理等方式進行管理。在工程項目管理過程中，項目概算、項目成本、在建狀態、工程進度、投資進度、資金支付、竣工結算、竣工決算等業務數據發生或存放在不同的業務系統中，還有一部分數據依賴手工整理，部分業務數據和業務流程無法實現關聯，使得供電公司工程項目整體流程和業務數據處于分散和散布管理狀態。例如：編制一個《在建工程統計報表》，業務人員必須從SAP系統、財務管控系統以及其他業務單據中逐個項目地抽掉統計，頻繁地切換系統進行查詢，才能完成一個工程項目數據統計。可想而知，統計100個項目，甚至更多項目需要的手工勞動和時間，這給財務人員帶來了大量額外的工作負擔。同時，數據統計的準確性也不高。這就是目前現有信息系統集成性不強、數據共享度不高帶來的弊端。

（二）財務與業務信息反映不完整

工程項目管理的三個系統及手工處理的部分流程，只是獨立反映各管理部門需要或關心的業務信息，而是沒有從公司管理角度來考慮業務，造成現有信息系統各模塊孤島運行，項目信息反映不完整、不全面。由于三個系統的開發商和技術架構不一樣，短時期內無法實現業務流程和數據信息集成融合，因此，造成系統功能缺失，信息反映不完整。如：投資計劃管理、進度里程碑計劃管理、竣工決算編制管理、竣工決算流程審批管理、資金支付實時查詢管理等，這些具體的業務信息只能通過財務信息系統、業務信息系統或手工的方式來處理，數據信息很難實時采集。由于功能缺失、信息不完整，造成統計一個工程項目的概算、投資、進度、資金、成本等數據信息時，仍然擺脫不了手工補充統計的方式，也無法實現業務預警管理，發揮不了工程財務管控作用。

（三）系統功能設計與應用需求偏差大

目前，現有的管理信息系統還不能完全滿足工程財務管理的應用需求，系統功能與業務需求偏差大，造成財務人員仍不能擺脫繁瑣的手工操作。主要的功能缺陷有：項目數據集成、項目綜合查詢、項目統計分析、報表編制、項目稽核評價、項目決算編制、項目轉資等等，這些功能不能說完全沒有，但始終與實際工作需求差異較大，不能給財務人員帶來方便。究其原因，核心還是功能設計有缺陷、有弊端，不能充分發揮信息化的核心作用。

（四）工程竣工決算管理職能不到位

由于現有系統竣工決算管理的功能設計有缺陷，系統界面不友好，操作過于復雜，造成財務人員短時期內很難掌握。加之，供電公司財務工程管理人員短缺，財務人員無法直接參與到工程決算的編制和管理工作中，所以只能依賴外部中介機構來完成，造成財務決算管理不到位。比如：根據業務現狀，手工編制一個項目的竣工決算需要十天/人，供電公司目前僅有一名工程財務管理人員，因此大部分工作精力只能放在日常會計核算方面，工程竣工決算編制和管理不得不依賴于中介機構來協助完成。長期以來，隨著新業務人員的接手和崗位的調整，業務人員對中介機構的依賴性越來越強，不僅對工程竣工決算的業務邏輯處理和過程處理不夠了解，更無能力對工程財務決算報告的準確性進行評價。因此，在工程項目管理中，留下了很多財務隱患，而且管理成本也很高。

二、提升工程財務信息化應用水平的必要性

（一）工程財務管理是供電企業財務管理的核心

青海電網企業實行收支兩條線管理模式以來，供電企業收入資金實現程序化流轉和管控，按日實時上劃省公司集中管理。所以，工程項目財務管理自然成為供電企業財務管理的核心業務，因為工程項目資金將占整個供電企業運營資金的80%以上，主要包括：電網基建、農網改造、技術改造、小型基建、電網大修、房屋及設備維護等資金，而管理費用及工資資金所占比例不足20%。當然，工程項目領域也成為了供電企業資金風險防范和財務成本控制的關鍵環節。因此，當前解決工程財務信息系統功能障礙問題，不僅可以提高工作效率，而且對提升供電企業財務管理水平有著重要的意義。

（二）現有系統功能缺陷制約工程財務管理水平提升

目前，青海供電企業工程項目管理信息系統主要由SAP財務模塊和遠光GRIS財務管控系統構成，SAP財務模塊管理項目成本核算、發票校驗、供應商管理、項目轉資等業務，財務管控系統管理項目資金支付、成本賬務、報表統計等業務。但由于兩套系統集成度不高，無法直接實現工程項目成本集中管理和控制。因此，造成供電企業工程財務信息化應用水平較低，對工程項目信息統計、分析決策、控制管理還采用手工的方式進行處理，造成許多工程項目信息來源滯后、數據質量不高、決策統計分析不完整等問題突出，影響和制約著供電企業財務管理水平提升。

（三）信息化手段是提升工程財務管理水平的必然途徑

隨著國家電網公司SG-ERP信息化的建設和深化應用，青海供電企業已經進入信息化時代，基本實現了以財務為核心的企業經營管理信息系統，實現了人、財、物、銷售、生產、基建等業務數據的共享。但是，由于工程項目管理工作分別在基建管控、財務管控和SAP等三個不同技術架構的系統完成，造成業務人員和財務人員工作量成倍增長，系統操作窗口不統一，數據信息不共享，最終導致工作效率低下，管理成本高，工程財務管理水平提升緩慢。因此，如何優化現有財務信息系統，已成為解決當前工程財務管理問題的重要課題。當然，目前也只能用信息化手段解決工程財務管理中存在的弊端，這樣才能深化應用財務信息系統，才能提升供電企業工程財務管理水平。

三、優化思路與措施

（一）整合工程財務數據資源，實現數據集中管理

通過搭建一個工程財務輔助管理模塊，利用信息化技術手段，將SAP系統中物資成本數據、非物資成本數據、概算數據、財務管控系統中工程資金支付數據以及外圍的投資計劃、資金計劃、工程施工進度節點等數據及時歸集，形成一整套能完整反映工程項目基建狀態的財務數據體系，以便于項目的統籌管理。同時，供電企業基于該數據體系可以展開多維度、組合式或批量式查詢，并可以按業務對象（如：項目、成本類型、供應商等）穿透到其發生明細數據進行查詢，從而達到對各工程項目綜合分析、優化資源配置、強化過程控制的工程全過程財務閉環管理目的，數據整合原理見圖1。

（二）利用信息手段，實現工程財務報表自動生成

利用工程財務輔助管理模塊，可以將系統中形成的工程項目綜合數據信息，按照實際工作需要，依據預設的工程財務基礎管理報表模板，由系統自動進行統計匯總運算，并生成多種工程財務管理基礎報表，如：《在建工程項目統計明細表》、《在建工程成本及資金支付明細表》、《在建工程項目信息統計表》、《投資計劃完成情況統計表》、《在建工程項目稽核評價對比表》等。同時，工程財務管理基礎表的統計工作操作快捷、數據準確，并為年終工程財務決算報表編制工作提供了有力的數據支撐。

（三）資金信息實時采集，提升工程資金支付管控能力

利用工程財務輔助管理模塊，可以有效地從財務管控管理系統中，將上個月關于工程項目的月度資金計劃付款執行情況，通過集成接口自動抓取到工程財務管控模塊中，進行數據質量審核、驗證和分析。在資金支付控制時，系統會將數據與前期導入的工程WBS及工程成本情況相結合，業務人員可以通過在資金支付時的查詢進行及時控制管理。如：在系統中體現如下內容：項目名稱、供應商名稱、本月計劃、已付款、計劃比率（本次+已付）/項目概算等，其中，計劃比率整體小于概算85%，以便于對資金的整體分析和及時管控。

（四）開發工程財務決算編制功能，實現工程財務決算自助編制

財務人員利用工程財務輔助管理模塊，可以有效地將前期系統中導入的各項成本業務數據，如：施工成本業務數據、服務成本業務數據、財務憑證業務數據、物資成本數據等，按照建筑工程、安裝工程、待攤基建支出、設備基座、不需轉資的設備等工程竣工轉資清單進行成本歸集。同時，按照工程竣工決算的要求，針對工程竣工轉資清單的資產明細，將待攤基建支出費用按多種分攤計算規則（如：按資產數量分攤、按資產價值比例分攤、按指定比例分攤等）進行設置，如：將待攤支出——法人管理費分攤到相應的建筑工程上，將安裝工程發生成本轉資成為竣工設備等等。如此，系統在后期操作中，按照竣工決算規則的參數設定，自動進行竣工決算處理，生成總部要求的16張財務竣工決算報表和相應的資產卡片信息，從而完成工程財務決算自助化操作。

（五）運用工程財務決策分析工具，實現智能化分析

通過工程財務輔助管理模塊，可以對項目數據進行深入挖掘和優化分析，并以各種圖形對工程信息進行全面的分析和展示。此外，該系統還具備“一鍵式報告”自動生成功能，可以按照預設的統計報告模板，按月進行統計匯總，自動生成工程項目統計報告的管理功能，其業務架構體系見圖2。

四、預期成效

（一）系統功能增強，工作效率明顯提升

通過工程輔助管理模塊，實現對工程財務管理自動化管理，工程項目查詢和統計分析、統計報表的編制等管理效率和工作質量得到明顯提升。筆者以編制《在建工程統計明細表》為例：由于現有系統中，只能對單項工程項目進行工程成本查詢，無法同時對多個項目成本明細進行綜合查詢，也無法針對工程項目資金付款明細進行查詢，業務人員只能采取傳統的手工的方式進行工程成本和資金支付的綜合統計工作，工作量非常繁重。對于完成《在建工程項目統計表》編制工作，一個業務專責需要4-5天時間，在多個系統間大量的切換，逐個項目地進行手工匯總統計才能完成，由于數據量較大，統計的數據質量也難以保證。如果想進一步查詢統計并在附表中體現某項在建工程中項目法人管理費、生產準備費、前期費、成本列支明細及實際資金支付明細時，則對于一個工程項目，需要一天的時間才能完成，對于每年300個工程項目的某供電企業，這種工作效率顯然是難以接受的。在應用該系統后，用戶只需輕點統計按鈕，“一鍵式”即可完成所有項目的財務數據統計工作，而且還可以按項目穿透到費用及成本明細進行單項工程財務數據的查詢匯總。整個《在建工程項目統計明細表》數據質量準確可靠，大大提升了工作效率。

（二）管理成本降低，經濟效益明顯提升

通過工程輔助管理模塊，實現工程財務管理智能化、精細化，財務人員對工程業務處理的能力和素質得到明顯提高，有效降低了工程日常管理成本，提升了經濟效益。例如：某供電公司在應用該系統前，手工編制一個項目的竣工決算，通常依賴中介機構2-3名專業人員花費10天左右的時間才能完成，而該公司每年的工程項目大致在300個左右，這種工作效率顯然難以達到公司的管理需求。此外，這種方式的管理成本也非常高，中介機構通常收取的決算編制服務費用比例比較高，許多工程項目收費比例甚至達到了6-7‰，這已遠遠超過了總部工程竣工決算2.5-4‰的標準比例。就該公司而言，每年編制工程竣工決算支付的服務費用達200多萬元。現在，通過系統操作，財務人員用2天左右的時間，就可單獨完成竣工決算編制工作，不僅大大提升了工程竣工財務決算編制的及時性和準確性，而且還節省了大量的人力和財力資源。

（三）加強過程管控，工作質量明顯提升

通過工程輔助管理模塊，數據的有效采集并儲存系統中，并形成能完整反映整個工程業務狀態的一體化數據，從而有效加強了工程財務全過程的管控，財務人員的工作質量明顯提高。例如：利用該模塊前，編制一個《在建工程統計報表》，業務人員必須從SAP系統、財務管控系統以及其他業務單據中逐個項目地抽掉統計，頻繁地切換系統進行查詢，才能完成一個工程項目數據統計。由此可想而知，統計100個項目、甚至更多項目需要的手工勞動和時間，這給財務人員帶來了大量額外的工作負擔。現在，通過系統操作，財務人員可以按業務需要，輕松從數據體系中提取完整準確的數據，編制各類報表，分析各類報告。

（四）實現工程竣工決算自助編制

通過系統應用，業務人員可以輕松地自主完成工程竣工決算的編制工作，整個業務流程操作簡單，清晰準確。經過簡單培訓，財務人員可以輕松掌握和了解整個工程竣工決算的編制過程，擺脫了長期對中介機構的依賴性，同時業務能力得到大大提升。此外，由于竣工決算的整個業務步驟和分攤過程全部記錄在系統中，竣工決算過程也將更加透明、清晰、有效，也為日后項目的審計、評價、分析提供了良好的基礎。

（作者單位：國網青海省電力公司）