高校教學(xué)教務(wù)管理流程分析及優(yōu)化研究

楊海波

（廣州工商學(xué)院，廣州 510850）

一直以來，教育都是我國重點(diǎn)發(fā)展的事業(yè)之一，每個人都對其持高度關(guān)注的態(tài)度，它直接影響著人們的文化生活，并且受教育程度在某一方面也反映了個人的道德素質(zhì)修養(yǎng)。改革開放之后，高等教育的進(jìn)度大幅度加快，逐漸呈現(xiàn)國際化、個性化的鮮明特點(diǎn)［1］，教學(xué)制度逐漸采用學(xué)分制的方法。在新形勢下，其教務(wù)管理工作難度越來越大，如何對教務(wù)管理工作注入更加新鮮的血液，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理的創(chuàng)新，是每個高校都應(yīng)該加強(qiáng)的工作［2］。流程管理是一種先進(jìn)的管理理念，在高校教學(xué)教務(wù)管理體系中起著重要的積極作用。再加上先進(jìn)科學(xué)設(shè)備的支持，使得教務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)有序指日可待。

1 高校教學(xué)教務(wù)管理的現(xiàn)狀

1.1 管理理念太過狹隘

高校教學(xué)教務(wù)管理是一項(xiàng)綜合性質(zhì)極高的工作，它是各項(xiàng)工作之和。除了對學(xué)生的考試成績、學(xué)籍等進(jìn)行管理外，還包括對教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)質(zhì)量等多項(xiàng)具體內(nèi)容進(jìn)行管理［3］。在傳統(tǒng)管理理念中，對該工作的認(rèn)識具有一定的局限性，認(rèn)為其只是簡單的上下級管理制度，把各分塊工作做好就可以了，這就直接導(dǎo)致管理工作過于呆板。隨著各類水平的提高，各高校的規(guī)模越來越大，教務(wù)管理人員不斷精簡，使得管理工作越來越復(fù)雜，壓力越來越大。在管理理念中，極易出現(xiàn)“為管理而管理”的現(xiàn)象，太過機(jī)械，缺失了人文理念，人們對其的信任及滿意度大大下降，加劇了管理工作的困境。

1.2 管理模式不合理，整體性不高

在很多高校之中，對于教務(wù)管理設(shè)置了很多部門，形成了金字塔式結(jié)構(gòu)，職能性質(zhì)極強(qiáng)。管理模式出現(xiàn)嚴(yán)重的分散現(xiàn)象，使得教務(wù)管理的整體性大大弱化。此外，在各個機(jī)構(gòu)之間，出現(xiàn)職能重復(fù)的情況，一方面提高了管理成本，另一方面對管理工作的有序進(jìn)行造成了嚴(yán)重阻礙。另外，在管理信息流通上，出現(xiàn)了信息重復(fù)、遲緩等各種現(xiàn)象。學(xué)校管理系統(tǒng)和各院系之間出現(xiàn)了嚴(yán)重的分工不合理現(xiàn)象，校級管理系統(tǒng)空置，而院級管理工作過于繁重，使得職責(zé)和權(quán)利之間存在很大的不平衡。信息在傳遞過程中極易出現(xiàn)錯誤，造成整個管理體系的失誤，并且在兩級管理之中，監(jiān)督力量薄弱，管理流程極不規(guī)范。

1.3 管理信息化發(fā)展緩慢，信息化建設(shè)不強(qiáng)

近幾年來，各高校都不斷進(jìn)行擴(kuò)招，學(xué)生資源日益豐富起來。教務(wù)管理在對學(xué)生信息儲備和檢查時(shí)，面臨著很大的壓力。在實(shí)現(xiàn)信息化管理上，各高校都面臨很多的實(shí)際問題，如常見的有經(jīng)費(fèi)不足、硬件設(shè)施不完善等。對于購買的管理軟件，學(xué)校與供應(yīng)商之間存在較大的溝通矛盾。在硬性技術(shù)上，管理軟件能表現(xiàn)出極佳的輔助功能，而在個性化上，卻存在很大的不足。每個學(xué)校的實(shí)際情況不盡相同，管理軟件無法做到針對性管理，從而導(dǎo)致軟件閑置、資源浪費(fèi)。在信息化建設(shè)上，存在較大的技術(shù)困難，發(fā)展緩慢，對于信息設(shè)備，無法做到真正意義上的全面掌握。

1.4 對管理人員的重視度不高

作為教務(wù)管理工作中的重要實(shí)施者，管理人員在整個教務(wù)管理流程中占據(jù)重要地位，而各大高校卻普遍存在對管理人員重視度不高的現(xiàn)象，把該項(xiàng)管理簡單地認(rèn)為成事務(wù)性管理，以致在培訓(xùn)力度和薪資方面都極低，很大程度上降低了管理人員的積極性，使得管理工作效率不高。在整個管理隊(duì)伍的選撥上，要求并不嚴(yán)格，使得管理人員的能力參差不齊，綜合能力不高，出現(xiàn)嚴(yán)重的能力不均衡、工作不穩(wěn)定的情況，對教務(wù)管理形成了很大的負(fù)面影響。

2 高校教學(xué)教務(wù)管理流程的優(yōu)化措施

流程管理（BPM）是一種全新的系統(tǒng)性方法，它通過對整個流程進(jìn)行分析和定義，不斷進(jìn)行多種優(yōu)化措施，從而達(dá)到管理效果優(yōu)化。該方法可以把復(fù)雜的過程簡單化，大大加快了工作效率。在高校教務(wù)過程中，有效應(yīng)用這一方法，不僅可以降低管理成本，還能使整個管理工作更加規(guī)范、有序。應(yīng)用這一思想，可以對管理流程進(jìn)行一些列的優(yōu)化措施。

2.1 確定核心流程

高校教務(wù)管理首先要明確核心思想，應(yīng)該把“讓學(xué)生學(xué)到足夠的知識”定位成流程的主旨目的。制訂詳細(xì)科學(xué)的核心流程，使每個環(huán)節(jié)之間相互關(guān)聯(lián)，井然有序。一般來說，學(xué)生在進(jìn)校之前，都要辦好注冊手續(xù)，然后獲得相應(yīng)學(xué)校的學(xué)籍，再正式接受高校專業(yè)教育，一學(xué)期完成之后，要對所學(xué)知識進(jìn)行相應(yīng)的考核，具體分為考察和考試兩種。對于每位學(xué)生的成績，要進(jìn)行不同的分析、整理、管理。借助學(xué)籍管理?xiàng)l例，對學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)籍處理。如若成績滿足條例要求，則讓學(xué)生進(jìn)入到下一階段的學(xué)習(xí)中去，若沒有達(dá)到要求，則要采取必要的管理措施監(jiān)督學(xué)生補(bǔ)考。確定核心流程，強(qiáng)化了學(xué)生學(xué)習(xí)的每一個環(huán)節(jié)，有力保證了他們能夠有序地展開學(xué)習(xí)任務(wù)，對于每個環(huán)節(jié)都做到了約束和指導(dǎo)，確保了學(xué)生學(xué)習(xí)的高效性。高校的各個教務(wù)部門都應(yīng)該努力履行好自身的監(jiān)督義務(wù)，對流程做到嚴(yán)格化監(jiān)督、科學(xué)性管理，從而為提高整個管理流程效率奠定良好的基礎(chǔ)。有關(guān)核心流程的詳細(xì)內(nèi)容，如圖1所示。

圖1 核心流程

2.2 對管理流程進(jìn)行梳理

在核心流程的基礎(chǔ)上，明確管理流程的每一項(xiàng)任務(wù)，做好梳理工作，了解每個流程所處的具體部門，使每個流程任務(wù)都更加直觀清楚。對于流程的內(nèi)容，要做到全方位的設(shè)置，具體包括管理范圍、管理原則和管理手法［4］。把每一項(xiàng)管理任務(wù)落實(shí)到具體的部門責(zé)任之中，使工作細(xì)化開來。對于信息種類和數(shù)量多的部門，要做到著重管理，增派更多的管理人員，進(jìn)行多次檢查和確認(rèn)，使信息更加準(zhǔn)確。

2.3 加強(qiáng)對管理組織的管理，完善部門結(jié)構(gòu)

在職能型結(jié)構(gòu)的模式上，加以改進(jìn)和完善，使管理模式逐漸形成“流程性”為主。部門結(jié)構(gòu)設(shè)置得更加合理協(xié)調(diào)，使其在工作中能夠做到相互制約、相互幫助。對于每一個流程部門，都要選定好一名負(fù)責(zé)人，對其對應(yīng)部門起到監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)作用。各負(fù)責(zé)人要選擇好流程管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)雙重管理。流程管理團(tuán)隊(duì)中的成員不僅需要具備良好的專業(yè)管理能力，還要具備較高的道德素質(zhì)，具有較強(qiáng)的責(zé)任感，能為集體出謀劃策。每個部門在運(yùn)作時(shí)要有效結(jié)合信息化，及時(shí)提高技術(shù)能力，有效節(jié)省人力、物力資源。每個部門要加強(qiáng)彼此之間的交流和競爭，使得在管理工作中能做到默契配合，又能達(dá)到共同進(jìn)步。對于流程管理中的每一個成員，都必須擁有“為師生服務(wù)”的工作理念，實(shí)現(xiàn)高效工作，提高師生對教務(wù)管理工作的評價(jià)。

2.4 強(qiáng)化管理理念，確定優(yōu)化目標(biāo)

在傳統(tǒng)的管理理念上，要做到及時(shí)的思想更新，與新時(shí)代教育理念有機(jī)地結(jié)合起來。對于管理過程中存在的問題，要做到全面分析，并尋找有效的解決對策，對不合規(guī)格的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行重組。有效借鑒國外的優(yōu)秀管理案例，取其精華、去其糟粕，完善管理流程。堅(jiān)持“以人為本”的理念，時(shí)刻牢記老師和學(xué)生的主體性，從他們的角度分析問題，確定管理制度。對于管理團(tuán)隊(duì)中的人員，要加強(qiáng)培訓(xùn)工作，培養(yǎng)他們的管理意識，提高他們的管理能力，使管理操作能夠更加規(guī)范有條理。對于一些補(bǔ)考制度、畢業(yè)制度要制訂嚴(yán)格的要求，不能馬虎了事。樹立教務(wù)管理系統(tǒng)的權(quán)威性，加強(qiáng)學(xué)生的法律意識。增設(shè)獎懲制度，使管理人員能夠形成競爭意識，爭當(dāng)先進(jìn)個體，做到更加全身心地投入到管理工作中來。對于一些管理軟件，不僅要加大資金的投入量，還要做好維修保養(yǎng)作用，有效延長其使用壽命。聘用更高端的人才進(jìn)行操作，使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的資源利用率可以達(dá)到100%。從思想上、技術(shù)上做到全面改進(jìn)，堅(jiān)定管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理流程系統(tǒng)化的終極目標(biāo)，為學(xué)校的其他工作奠定管理基礎(chǔ)。

圖2 流程型組織機(jī)構(gòu)

3 結(jié)束語

在各大高校中，教務(wù)管理工作是各工作內(nèi)容的重要組成部分，它是其他工作實(shí)現(xiàn)高效快捷的基礎(chǔ)。通過分析我們不難得出，只有將理論和實(shí)踐有效統(tǒng)一起來，才有可能實(shí)現(xiàn)全面優(yōu)化。這不僅要求管理者和決策者做好相應(yīng)的流程管理工作，更需要學(xué)校內(nèi)部所有師生的共同努力，從思想上做好改變，再把每一項(xiàng)改變落實(shí)到每一處實(shí)踐細(xì)節(jié)上，達(dá)到優(yōu)化效果。從而促進(jìn)每個高校事業(yè)的共同發(fā)展，提高我國的整體教育水平。

［1］ 張俊芝，周耀林，李姍姍.價(jià)值流與業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制在能源企業(yè)固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用研究［J］.中國城市經(jīng)濟(jì)，2011（9）.

［2］ 程振鋒，王國成.政府業(yè)務(wù)流程再造——構(gòu)建服務(wù)型政府的必由之路［J］.大連干部學(xué)刊，2005（10）.

［3］ 梅勇.面向企業(yè)內(nèi)部市場鏈的長液公司業(yè)務(wù)流程再造及實(shí)施研究［D］.重慶：重慶大學(xué)，2004.

［4］ 高志民.基于業(yè)務(wù)流程的信息安全風(fēng)險(xiǎn)度量方法研究［D］.北京：北京交通大學(xué)，2012.