會計分崗位綜合模擬實訓在ERP環境下的教學組織與實施

劉蕾

會計分崗位綜合模擬實訓在ERP環境下的教學組織與實施

劉蕾

一、課程的組織形式和主要特點

會計分崗位綜合模擬實訓有別于普通的會計綜合實訓，教學采用“角色扮演、崗位仿真”的實驗教學模式。在模擬實訓中，每個小組5位成員組成一個模擬企業，其中4位成員組成企業的財務部門具體包括：會計主管、成本費用會計、應收應付會計和出納；其他所有職能部門統稱為業務部門，由1位成員擔任業務員負責相應工作。同時還設立一個模擬銀行：協助模擬企業完成收付結算，提供給企業相應收支業務的單據，并提供銀行對賬單。

同時，在電算化實訓的這一側面，本實訓課程也有非常鮮明的特點。隨著經濟的發展，會計人員不僅需要掌握主流會計軟件的操作，包括日常業務的處理、期末轉賬、記賬與結賬和UFO報表等，也需要掌握內控管理要求不高的小企業電算化系統的實施，幫助小企業從手工賬轉為電腦賬。有效的實施ERP，不僅需要實施設計人員具有較高的ERP操作技能，還需要實施設計人員了解企業的經營管理和內部控制制度。因此，我們將企業核算體系的建立即ERP系統的實施作為教學的重點和難點。

二、實訓模擬企業ERP實施的總體方案

1.企業調研：企業各個部門的業務流程初步了解，能收集到各個部門業務流的所有單據，了解企業的管理需求。

2.流程擬定：將企業的業務流程結合ERP系統擬定出一個符合企業需求的業務流程，能在系統中得到合理的體現。

3.編碼原則：制定企業應用ERP的基本原則，其中包括物料的編碼原則、供應商、客戶的編碼原則等。

4.資料收集：主要的目的是企業的人員在熟悉了各項編碼原則的基礎上，收集企業應用ERP管理所需要的基本資料，包括物料資料、供應商、客戶、部門、人員等收集。

5.期初導入：主要的目的是搜集ERP系統上線的期初數據，錄入ERP系統。

在模擬實訓中，我們將上述五個步驟進行了整理歸納，講上述5部分成兩大步驟：第一步：收集整理企業的主要管理目標和業務流程，即步驟1、2。第二步；企業核算系統的建立，或者叫ERP系統初始化，即步驟3、4、5。以下對這兩大步驟的具體做法進行詳細闡述。

三、模擬企業在ERP實施中的主要管理目標和業務流程

為了更好的讓學生通過實訓理解軟件功能，在制定ERP具體實施方案時，我們對某些內控要求作出原則上的約定，而對于其他對管理和核算影響較小的方面給予一定的自由度，鼓勵每組成員制定出個性化的方案，有利于相互比較和學習。

主要約定和業務流程如下：

（一）啟用模塊

開啟的主要模塊包括總賬、應收應付、UFO報表。啟用的管理模塊需要滿足企業的需求，和企業目前前期資料的準備情況。考慮到職工薪酬和固定資產在模擬實訓（賬期一個月）中遇到的業務少，而模塊由于期初建賬涉及到的原始資料太多，錄入時間較長，為縮短建賬時間所以沒有開啟。薪資和固定資產業務可以通過EXCEL表格輔助完成。

（二）為操作員賦權

為操作員賦權是企業內控管理的一個重要的落腳點。大中型企業業務多，控制嚴格，崗位分工細致，這種情況下，企業可以選擇三級控制方式，即功能級權限、數據級權限、金額級權限配合使用，發揮ERP-U8精細管理的強大功能；小型企業業務少，崗位分工不細，這種情況下，只需進行功能級權限設置即可滿足管理需要，沒有必要再進行詳細的數據權限、金額權限設置。

為操作員所賦權限必須符合實訓中模擬企業的內控要求，保證各崗位順利完成其工作。

（三）主要業務流程

企業管理和內部控制的是通過業務操作流程實現的。生產企業比較核心的業務是采購、生產和銷售。由于沒有開啟成本核算及供應鏈模塊，所以我們僅對對模擬企業的銷售業務操作流程和采購業務操作流程這兩類重點業務進行了約定。以銷售收款業務為例，我們做了如下操作流程規定：

以發貨開票收款為例，描述銷售與收款業務的線上線下操作：（1）按照訂單出庫，業務人員辦理相關出庫手續（以完成出庫單相關人員簽字代替）；（2）業務人員申請開具增值稅專用發票：會計主管根據出庫單開具發票，將發票抵扣聯和發票聯交業務人員；（3）出庫單財務聯和發票記賬聯交應收應付會計，應收應付會計審查無誤后，在ERP應收管理系統中錄入專用發票，并審核制單；（4）銷售人員將收取的該筆業務的轉賬支票交出納，出納審查后手工填寫銀行進賬單連同支票交送銀行托收；（5）出納將銀行轉來的收賬通知交應收應付會計；（6）應收應付會計在ERP應收管理系統中錄入收款單，并審核制單；（7）應收應付會計將專用發票與收款單核銷；（8）出庫單傳成本會計進行銷售成本核算。

銷售業務僅指對企業存貨的銷售，固定資產等資產出售操作流程另作約定。

（四）其他管理要求

管理費用進行部門考核。

四、按照企業管理和會計核算需要建立企業核算體系

教師引導學生了解了企業的管理和內控要求后，接下來指導學生收集企業基礎信息，建立企業核算體系，即完成ERP的初始化。

在通常的ERP教材及實訓教材中，都詳細列出了會計核算體系建立的步驟，并且所需要的所有信息都以表格的方式詳細羅列出來，包括編碼。學生在實訓過程中，不需要進行應用分析，只需要把信息在對應的系統模塊中錄入即可，成為一名“錄入員”。《會計分崗位綜合模擬》教材中，并未列出ERP建賬的步驟，相關的財務資料也僅僅以普通的手工賬實訓教材的樣式給出。學生需要在老師的引領下，把企業的財務信息重新整合，收集在系統設置、基礎設置、總賬系統初始化以及應收應付管理系統初始化中所需要的相關數據和資料，在ERP中完成初始化。在初始化的各個階段，根據難易程度，教師針對學生的能力和實訓目標，給學生獨立判斷、教師提示、教師指導三個層次進行。

（一）系統設置

系統設置通常包括兩個部分，一個是建立賬套，一個是操作員設置。在進行操作員設置和權限設置時，通常學生會遇到如下問題：業務人員是否需要增加為ERP的操作員？會計主管是否就是賬套主管等？教師可引導學生根據模擬企業的會計各崗位工作內容以及相應的管理要求，對4位會計人員進行角色和權限的劃分。在此基礎上，對操作員權限更精細的劃分可由學生自由決定。

（二）基礎設置與總賬系統初始化

基礎設置往往由企業的管理需要決定的。基礎設置也說是與所啟用的模塊功能、輔助核算等密切相關，倒推出應設置哪些基礎檔案。

1.與輔助核算相關的基礎檔案設置。在基礎設置時是否要進行人員分類，是否添加人員檔案呢？我們在實訓中并未給出硬性要求。教師可在此環節提示學生增加人員檔案的目的是什么，由學生自行判斷是否需要添加。與此類似的基礎檔案設置方法通常可以用于其他一些常見的項目。

2.開啟應收應付管理系統需要增加的基礎檔案設置。正確順利的錄入存貨檔案需要事先做幾個準備工作，包括存貨是否分類、計量單位組及計量單位的錄入等，教師可以進行適當的提示。是否對存貨進行分類？如何分類？錄入存貨檔案時，還需要使用存貨的計量單位，如何設置計量單位組與計量單位呢？教師可以提示學生在模擬企業的會計資料中查找相關的依據。

3.實現出納管理所需要增加的基礎檔案設置。根據模擬企業出納的崗位工作內容以及業務流程要求，出納需完成出納簽字、登記支票領用登記簿以及銀行對賬等工作，要在ERP系統中實現上述功能，需要進行怎樣的設置呢？教師并未給出直接答案，而是引導學生進行設置。

（三）應收款應付款管理系統初始化

1.參數設置。教師提示學生根據模擬企業應收應付款管理要求進行設置。例如壞賬計提方法，預警期間等。

2.會計科目設置。會計科目設置正確與否直接影響到會計核算是否正確，此時教師進行引導學生考慮設置會計科目與會計憑證之間的關系，如何利用U8的精細化管理，將會會計科目設置得科學合理，使用時便利快捷。例如應收系統的銷售收入科目，可進入產品科目設置按照企業的庫存商品品種進行設置；應付系統的采購科目，按照企業核算外購材料和低值易耗品采用計劃成本核算，而包裝物采用實際成本法核算的要求，應進入產品科目設置按存貨品種對采購科目進行設置。

3.期初數據錄入。期初數據錄入時，需要正確選擇單據類型和會計科目。此時教師反復提示學生：錄入的單據類型、會計科目等信息與總賬系統的關系，由學生選擇相應的單據和會計科目。

經過上述步驟，基本完成了ERP系統的初始化，企業核算體系建立起來后，即可開始模擬賬期的會計處理。在后續日常業務、期末業務以及UFO報表等操作中，可以對上述初始化工作的正確性進行檢驗。對出現的各種問題，教師可進行引導、提示，必要時進行示范操作。

五、課程未來的發展方向

會計分崗位綜合模擬實訓在用友U8環境下教學已經實施了2個學年，課程貼近實際會計工作環境，將會計崗位實訓與會計電算化實訓有機的結合起來，“倒推式”的電算化實施很好的提升了學生ERP軟件的應用和理解水平，一直受到學生的好評。由于教學設置的原因，實訓中我們并沒有啟用供應鏈，模擬崗位中的“業務人員”角色并沒有參與到ERP的操作中來。課程后續開發中，我們會嘗試將供應鏈與財務會計模塊進行銜接，讓5位小組成員都參與其中，真正全景展現出企業的工作環境，給學生帶來更真實的工作體驗。

（作者單位：浙江經貿職業技術學院）