高校人事檔案管理信息化建設探討

丁靈濛

(華北水利水電大學人事處，河南鄭州450045)

傳統的檔案管理模式一般是以檔案實體為核心。因此，幾乎所有的檔案都是采用紙質書寫的記錄方法，管理的工作量非常龐大，并且查閱檔案信息非常不方便。隨著現代科學技術，尤其是互聯網技術的發展進步，檔案管理的重點逐漸由檔案實體向檔案信息的方向轉變，客觀上對高校人事檔案管理工作提出了更高的要求。因此，加快高校人事檔案管理信息化建設步伐，提高管理與利用效率，已經成為了高校人事檔案管理工作的重要任務之一。

一、高校人事檔案管理信息化建設的重要性

實現信息化是我國社會建設的主要目標之一，是判斷現代化水平的重要指標之一［1］。高校人事檔案管理信息化建設，是指轉變傳統的以檔案實體為核心的管理方法，利用現代互聯網技術，實現資源的優化管理。它是一種具有高度應用價值的新型人事檔案管理方法，有助于提高高校人事檔案管理工作的整體水平。

(一)信息化管理便于檔案的保存與查閱

在信息化管理中，都是采用電子載體作為存儲的方法。這種方法具有保存方便、穩定性好、安全性強、查閱方便等特點，并且比較環保，符合國家所強調的可持續性發展原則。傳統的高校人事檔案一般都是紙質檔案，而紙質檔案在潮濕的環境里容易受到污染，上面的字跡會變得模糊不清，喪失了檔案本身的意義。并且紙質檔案的管理工作量非常龐大，需要占用大量的人力資源與物力資源，同時查閱也比較困難，存在著明顯的局限性，難以滿足高校發展的需求。信息化管理可以最大限度地壓縮檔案所占用的空間，減少工作人員的工作量，方便查閱。

(二)信息化管理便于提高檔案的利用效率

與傳統的文字記載與紙質保存方法不同，高校人事檔案管理信息化的主要實現方法是將相關的資料輸入計算機當中，并儲存在計算機內的相關部件當中，在調閱的時候可以直接查看其數字信號，比較方便。此外，實行信息化管理可以與各大高?；蚴聵I單位之間實現聯網，以網絡為平臺，進行人事檔案信息的共享，提高資源的利用效率。主要的優點包括如下兩點。一是進一步優化人事檔案管理的整體結構。在傳統的高校人事檔案管理工作當中，只是保護式地進行管理，分類工作并不細致。而信息化管理可以將全部的人事檔案資料按照時間順序、重要性、種類等標準進行分類處理，在查閱的時候可以節約查閱時間，提高檔案資源的利用效率。二是拓寬高校人事檔案利用的廣度。信息化管理還可以延長高校人事檔案的使用壽命與保存時間。由于信息化管理采用的都是電子載體，不易受到外界的侵蝕，保存的時間更長，更加符合高校人事檔案管理工作的整體特點。

二、高校人事檔案管理信息化建設的現狀

(一)信息安全意識有待強化

與傳統的高校人事檔案管理方法相比，信息化管理確實具備著多方面的優勢，然而其保密性卻遠遠不如傳統的密封式管理方法。信息化人事檔案管理系統平臺需要與互聯網連接，存在著涉密方面的安全隱患，如果高校的人事檔案管理信息系統遭到入侵，往往會造成嚴重的信息泄露。目前，部分高校由于信息安全意識較為薄弱，只重視信息管理平臺的建設，而忽略了信息保密方面的工作，嚴重損害了檔案填寫人的隱私安全。

(二)高校人事檔案信息化管理人員的水平有待提高

信息化管理只是提高高校人事檔案利用效率的手段與方法，管理人員才是其中的主導者。管理人員的專業管理水平的高低，直接決定著高校人事檔案管理信息化進程的發展，其主觀能動性的重要性不言而喻。然而，當前我國的部分高校，尤其是社會知名度較低的高校，其人事檔案信息管理人員的水平難以滿足實際的工作需求，信息化管理形同虛設。此外，部分高校的高層管理人員，普遍認為人事檔案信息管理崗位是一個閑職，因此往往安排兼職人員擔任管理人員。這些兼職人員缺乏必要的專業知識，無法正確操作計算機，導致高校人事檔案管理信息化的發展進程停滯不前。

(三)高校人事檔案信息化管理的方式有待改進

僅就目前而言，部分高校的人事檔案管理理念尚停留在傳統檔案管理的理念當中，無法徹底擺脫其影響［3］。人們對于高校人事檔案管理的定義往往存在著較大的局限性。在信息化平臺的基礎上對人事檔案進行檢索，一般采用的都是手工檢索的方法，并未采取更加高效的軟件檢索方法，信息管理的意識較為薄弱，管理的方式也過于單一，亟待改進。如信息共享的渠道過于狹窄，尚無法實現快捷共享，降低了高校人事檔案資源的查閱速度與利用效率，阻礙著高校人事檔案信息化的發展進程。

三、提高高校人事檔案管理信息化建設水平的措施

(一)提高管理人員的專業水平

人是高校人事檔案管理信息化建設的核心要素，管理人員的水平直接影響著信息化建設的整體質量?；诖耍仨毺岣吖芾砣藛T的專業水平，具體措施如下。第一，加強對現有的人事檔案管理人員的培訓力度。主要轉變其對人事檔案管理工作的理念，使其充分認識到高校人事檔案管理信息化建設的重要性，培養其工作責任心。同時，提高其操作計算機的專業技能，豐富其信息化知識，使其了解高校人事檔案管理信息化工作的基本流程，并且培養其自主學習的熱情。第二，高校是培養人才的圣地，因此可以從校內吸收計算機專業的畢業生投入到人事檔案管理信息化建設工作當中，利用其豐富的計算機與網絡知識，對其進行短暫的培訓之后，便可投入到管理與建設的實際工作當中。與社會上其他企業的人事檔案管理信息化建設工作相比，這是高校得天獨厚的條件之一。

(二)完善高校人事檔案網絡化管理系統

準確的原始資料是高校人事檔案管理信息化的重要前提之一，具有無可替代性［5］。完善高校人事檔案網絡化管理體系是實現現代化建設的基礎條件之一，而完善高校人事檔案網絡化管理體系則需要依靠科學的資源整合手段。以位于廣東省的中山大學為例，1999年至2004年的5年期間，中山大學人事檔案管理室聯合本校計算機應用專業，研發了一套完整的人事檔案網絡化管理系統。該系統以Windows9X系統為主要運行平臺，具有良好的兼容性，在WindowsNT系統下，同樣可以照常運行。以各個客戶端作為連接節點，多個服務器共同運行，集人事檔案保存、調閱、共享為一體，具有高度的智能化。

(三)落實信息化管理軟件的開發工作

自2000年以來，我國的高校人事檔案管理出現了許多改革與發展的良機，為人事檔案保存、調閱、共享三位一體的實現提供了很大的可能性。隨著社會主義經濟的發展，國家越來越重視教育事業，對高校的物力與財力投入都達到了從前未有的力度。自上世紀90年代啟動“211工程”與“985工程”以來，各大高校都已經開始大力推進信息化管理軟件的開發工作。我國的許多著名高校，如中山大學、清華大學、北京大學、上海交通大學等，在人事檔案管理軟件的開發方面都取得了斐然的成就，數字化系統、OA系統等都得到了廣泛的應用。軟件的開發與應用同樣需要硬件的支持，各大高校的計算機硬件設施都得到了及時的更新，為高校人事檔案管理信息建設提供了理想的大環境。

綜上所述，當今社會是信息化社會，轉變高校的人事檔案管理方法與理念，實行信息化建設，對于促進高校適應時代發展的客觀需求，革新人事管理制度有著重要的現實意義，同時也有助于促進我國高等教育事業的發展，提高整體的教育水平。

［1］吳杰．高校人事檔案管理信息化建設初探［J］．蘭州教育學院學報，2013(1)．

［2］張洪婷．對普通高校人事檔案管理信息化的思考［J］．紅河學院學報，2008(2)．

［3］劉佳寧．人事檔案管理信息化建設的策略探討［J］．辦公室業務，2012(11)．

［4］郝小紅．新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］．辦公室業務，2012(15)．

［5］史麗波，于連美，趙迎東．淺談高校人事檔案管理信息化［J］．中國管理信息化，2011(15)．