高校檔案信息化建設探析

陳 敏

（瀘州醫(yī)學院 檔案館，四川 瀘州 646000）

檔案信息化指的是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術。高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理、基建等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是高校發(fā)展過程中所創(chuàng)造的物質(zhì)財富和精神財富的總和。高校檔案信息化對高校的發(fā)展有著重要的意義。

1 高校檔案信息化是時代發(fā)展的必然趨勢

1.1 是信息化社會的發(fā)展要求

信息化社會是社會發(fā)展的必然趨勢，2010年國家教育部制定的《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020年)》中，提出要加快教育信息化進程。2011年，第十一屆全國人大第四次會議通過了《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十二個五年規(guī)劃綱要》，在教育發(fā)展的重點工程中也強調(diào)了教育信息化建設。

1.2 是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

隨著國家教育行業(yè)信息化建設的推進，檔案管理的網(wǎng)絡化、數(shù)字化已逐漸成為管理檔案的主要手段。利用網(wǎng)絡系統(tǒng)就可以高效地實現(xiàn)檔案材料的收集、保管、傳遞以及查閱等日常工作，甚至可以通過網(wǎng)絡授權，實現(xiàn)檔案的在線瀏覽等協(xié)同化辦公需要。

1.3 是高校各項事業(yè)發(fā)展的需要

隨著社會信息化的日益發(fā)展，科學技術手段以及服務方式的轉(zhuǎn)變都為高校信息化建設提供了便利。很多高校的管理部門都已轉(zhuǎn)變工作方式，各種網(wǎng)絡管理系統(tǒng)代替了傳統(tǒng)的工作套路，使得各項工作在質(zhì)量、效率上有明顯提高。高校檔案管理工作相對其他工作發(fā)展滯后，更需要加快信息化建設，以順應時代發(fā)展的需求。

2 高校檔案信息化建設還較落后

2.1 標準規(guī)范體系不夠健全

現(xiàn)有的針對高校檔案管理出臺的一些信息化管理標準更新時間周期較長，不能滿足高校檔案信息化建設發(fā)展的需要。在高校信息化管理體系、高校檔案信息系統(tǒng)、高校檔案信息安全等方面缺乏有針對性的相關規(guī)范標準來指導高校的檔案信息化建設工作。

2.2 經(jīng)費投入力度不夠

目前，很多高校對檔案管理信息化不夠重視，導致軟件硬件設施建設落后，相應的隊伍配備、基礎設施與維護、信息資源的充實等等都顯得不充足。高校更重視教學和科研工作，無暇顧及檔案軟硬件的配置及更新，嚴重制約了檔案信息化建設的速度?；A設施跟得上的高校，也由于經(jīng)費的問題，使館藏數(shù)字化建設進程緩慢。

2.3 高校檔案管理人員亟需培訓進修

檔案信息化建設是一項專業(yè)性強的工作，對檔案管理人員提出了新的要求，除專業(yè)素質(zhì)外，還要求其具備一定的計算機、現(xiàn)代化信息管理等知識和技術。但當前，高校檔案管理隊伍中普遍存在著管理人員不足、人員整體素質(zhì)不高等問題，主要表現(xiàn)為現(xiàn)代網(wǎng)絡辦公能力不高和檔案學專業(yè)知識和技能欠佳。

3 高校檔案信息化建設路徑

3.1 健全標準規(guī)范體系

高校檔案部門應該順應時代發(fā)展的需要，在高校信息化管理體系、高校檔案信息系統(tǒng)、高校檔案管理軟件、高校檔案信息安全等工作方面出臺相關標準。檔案信息化建設離不開檔案管理部門相關規(guī)章制度的建立，只有制定出符合檔案信息化建設發(fā)展規(guī)律的具體措施和辦法，明確檔案信息化建設的任務和重點，指導高校檔案管理規(guī)范的建設、運行、管理及維護工作，才能使高校檔案信息化建設有規(guī)可守，有章可循，保障高校檔案信息化建設朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設的相關制度有：網(wǎng)絡安全管理制度、保密制度、操作管理制度、查閱利用制度、以及具體工作人員的崗位責任制等。

3.2 加大經(jīng)費投入力度

首先，增加檔案信息化建設的經(jīng)費投入，加強軟硬件基礎設施，購買業(yè)務正常運行需要的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)、計算機、服務器、掃描儀、復印機等設備；同時，要留出部分資金作為數(shù)字化檔案管理軟件設備的后期維護和升級之需。其次，館藏檔案信息化是一個工作量大、耗時長的工作，如果要完成這些館藏的信息化，光靠高校檔案部門的力量，5年都難以完成。有了大量資金的投入，就可以在做好檔案安全的前提下，將此項任務艱巨的工作外包給專業(yè)的檔案信息化公司，加快高校檔案信息化進程。

3.3 提高檔案工作人員素質(zhì)

針對高校檔案信息化建設的性質(zhì)與特點，開展現(xiàn)代信息技術培訓，使檔案管理人員掌握必需的信息技術和知識，才能更好地利用現(xiàn)代技術和設備，對檔案進行信息化管理。還要不斷提升檔案管理人員的業(yè)務能力和知識結構，開展有針對性的培訓。同時，增加與同行之間舉辦交流活動的次數(shù)，通過交流經(jīng)驗取長補短，促進學習效率，并且設法使學習和培訓真正成為一種制度化、規(guī)范化的管理手段。

總之，在網(wǎng)絡技術日益完善、信息高速發(fā)展的今天，檔案管理模式將逐漸從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這種轉(zhuǎn)變是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地加大投資力度，采用現(xiàn)代信息技術裝備檔案部門，建立完善、齊全、高效的檔案平臺，整合教學、科研、人事等各類高校檔案，才能更好地為高校的教學科研等各項工作保駕護航。

［1］閉線林.新時期高校檔案信息化建設探析［J］.山西檔案,2014(5):69-71.

［2］李建英.高校檔案信息化建設研究［J］.長沙鐵道學院學報,2014(8):338-339.