企業檔案信息化管理存在的問題及對策

張 敏

（銅陵有色金屬集團銅冠礦山建設股份有限公司，安徽 銅陵 244000）

企業檔案信息化管理存在的問題及對策

張 敏

（銅陵有色金屬集團銅冠礦山建設股份有限公司，安徽 銅陵 244000）

由于檔案在企業的發展過程中發揮著極為重要的作用，所以檔案管理是企業的基礎性工作之一。在信息時代背景下，企業的檔案信息化管理建設已是勢在必行。本文在概述我國企業檔案信息化管理的基礎上，總結了檔案信息化管理現狀和存在問題，進而提出相應的對策，對于我國企業信息化管理工作有一定的參考價值。

企業檔案；信息化管理

1　企業檔案信息化管理及其意義

檔案作為一種有效的信息資源，其憑證價值對于人們的日常生活重要性不言而喻。企業檔案作為企業的重要組成部分，是企業日常活動的資料庫，可以真實記錄企業的生產、科研、經營等活動，是企業發展的無形資產，并且可以防止企業商業秘密的泄露以及有效提高企業工作效率，在企業的各項管理工作中都發揮著不可忽視的作用。

2　我國企業檔案信息化管理中存在的問題

2.1網絡安全性較差

如今隨著信息技術的不斷普及，網絡通常處于不設置防護狀態，開放性導致網絡的安全性降低，很容易出現漏洞，網絡具備的風險較大。同時，網絡分布的廣域性和信息資源的共享性等都增加了系統信息資源受到竊取和篡改的可能性。

2.2檔案信息利用效率較低

由于目前企業檔案管理人員的觀念和思想未適應當前社會發展需要，不能處理好檔案信息的開放性與機密性之間關系，導致相關的服務質量難以保障，加上配套設施的不完善和查閱環境差，最終導致檔案信息的利用效率不高，對檔案信息系統的開發和管理都帶來了限制。

2.3企業檔案信息化建設缺乏整體規劃

若把企業信息化建設視為一個系統，檔案信息化建設則是包含在此系統內的一個子系統。系統與子系統之間的關系是相互依存與發展。但很多企業在發展檔案信息化這個子系統時，忽略了其余系統之間的關系，這種獨立性將會使檔案信息化系統沒有集成于企業信息化系統中，自身的拓展受到限制，同時由于缺少與其他子系統之間的接口和交互，會導致檔案信息子系統不能在企業信息化系統中實現全面流轉，不利于企業的整體信息化建設。

2.4缺乏相關高水平檔案管理人才

當今，我國企業檔案信息化管理人才隊伍與實際要求還有一定差距。主要表現在:一是參與企業檔案信息化管理的人員絕大多數是計算機專業人才而非檔案管理相關專業的人才，工作創新能力不足；二是缺乏企業必要的對于人才培養的資金和設備等資源；三是企業檔案信息化管理隊伍年齡嚴重老化，很多都是由即將退休的人員參與相關工作；四是相關人才供需矛盾突出，高素質的專業人才流失嚴重，管理隊伍的整體素質普遍不高。

3　企業檔案信息化管理對策分析

3.1建立企業檔案信息化安全保障體系

目前，隨著信息化技術的不斷發展和普及，企業檔案的安全性受到了一定沖擊，這對于企業的檔案信息安全保障非常不利。因此，企業應結合自身特點，建立檔案信息化安全保障體系，從根本上保障檔案信息系統安全；第二，企業檔案信息網絡要安裝防火墻和殺毒軟件，避免系統遭到入侵；第三，采取級別控制手段，設置不同級別用戶的檔案信息訪問權限。此外，企業要加強管理人員的檔案信息安全意識和相關規章制度的教育培訓，確保企業檔案信息化安全保障有力，加快企業檔案信息化管理的步伐。

3.2提高企業檔案信息化管理效率

企業應當通過各種方式轉變企業檔案管理人員的觀念，提高檔案信息管理水平，提高高質量的檔案信息服務。例如，企業應積極開展企業檔案的利用活動，不斷完善企業檔案資源的數據庫，提供檔案信息化管理水平，為自身提供高質量的檔案信息。同時，企業檔案管理部門要積極引進其他企業的檔案信息管理成果，在檔案編排過程中采用國家統一標準，使得檔案的信息化管理與企業管理相適應，便于企業的開發利用。

3.3提高企業領導對檔案信息化管理工作的重視度

檔案管理是企業管理的重要組成部分，檔案信息技術是實現檔案管理精細化和高效化的重要途徑。因此，企業領導人應當從自身做起，明確檔案管理和信息化技術在企業發展過程中的重要性，加大相關人力、物力和財力的投入，將檔案信息化管理工作列入重要議事日程或企業工作計劃中去，及時了解有關檔案管理的最新技術和知識，不斷完善檔案信息管理系統的建設工作，形成長效機制，培養管理員工的檔案意識和信息意識，使企業從上至下形成良好的檔案信息化建設氛圍。

3.4增強相關管理人員隊伍素質

企業要加強相關管理人員的技術水平和管理水平，加大相關培訓和教育工作力度，幫助檔案管理人員掌握檔案信息管理系統的原理和方法，提升管理隊伍人員的技術水平和專業素質。同時，企業可以引進相關具有檔案管理經驗和信息技術的高水平人員作為企業檔案信息化建設的負責人，在人員編制上適當年輕化，增強企業人員的創新意識，適當提高檔案管理人員的待遇，從各方面輔助管理隊伍整體素質的提升。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0144

G271

A

1673-0194（2015）04-0200-01

2015-01-12