技校教學(xué)檔案的科學(xué)管理與利用

□農(nóng)青杰

一、技校教學(xué)檔案的特點

(一)教學(xué)檔案具有周期性。技校教學(xué)工作的展開本身具有周期性，有正常教學(xué)期和假期，學(xué)制一般是二到三年，在教學(xué)期間需要制定一系列教學(xué)計劃，包括制定教學(xué)目標(biāo)、安排教學(xué)進(jìn)度、學(xué)生學(xué)籍管理、教師教案存儲、實踐活動安排、學(xué)習(xí)結(jié)果審核等所有工作都需歸檔保存，每個學(xué)期，每屆學(xué)生都需要進(jìn)行有層次的分類，方便使用時查詢。

(二)教學(xué)檔案具有系統(tǒng)性。技校從注冊開始一步步發(fā)展起來，教學(xué)規(guī)模越來越大，所招收的學(xué)生和教師的數(shù)量也越來越多，檔案數(shù)量越來越多，檔案管理工作也越來越繁重，不管是制定專業(yè)課還是實踐課的教學(xué)計劃、教學(xué)目標(biāo)，還是學(xué)習(xí)效果檢驗的工作都是一個逐步完善、循環(huán)漸進(jìn)的過程，從前到后的資料具有連續(xù)性的，是一個整體工程。

(三)教學(xué)檔案具有通用性。同類型的技校之間的檔案雖然教學(xué)課程和教學(xué)目標(biāo)可能有所不同，但是教學(xué)活動、教學(xué)方式還是有一定的共性，一般來說技校的學(xué)習(xí)時間都是二到三年，前期比較注重理論知識，后期注重實踐能力的培養(yǎng)。技校的招生在同一地區(qū)或是相近地區(qū)展開，教學(xué)課程更是具有相似性，對技校教學(xué)實踐進(jìn)行記錄的檔案全面反映了技校的教學(xué)過程，體現(xiàn)了其中的優(yōu)勢與不足，同類型的技校可以通過相互比較和學(xué)習(xí)，更好地改進(jìn)本校的教學(xué)實踐。

二、技校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

近幾年技校發(fā)展?fàn)顩r良好，學(xué)生和教師數(shù)量逐年增多，技校中的教學(xué)檔案也日益增多，教學(xué)檔案的存儲和維護(hù)對技校的管理工作也造成了巨大的挑戰(zhàn)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，全國技校檔案管理主要呈現(xiàn)以下幾個特點:

(一)技校管理教學(xué)檔案的工作量大。由于技校的獨特工作性質(zhì)，傳統(tǒng)專業(yè)不斷改進(jìn)，新型專業(yè)不斷增加，學(xué)生人數(shù)逐年增多，管理難度越來越大，管理方式不斷更新，專業(yè)課程種類和數(shù)量也在增加，每年的教學(xué)檔案都需要進(jìn)行篩選、不斷更新、變動頻繁，極大地增加了工作量。

(二)技校教學(xué)檔案信息化程度較低。傳統(tǒng)的檔案管理方式依然是采用紙質(zhì)材料分類存儲，這種方式容易毀壞，保存難度大，整理查找不方便快捷，消耗大量的人力物力。信息技術(shù)已經(jīng)走進(jìn)校園，運用到多媒體教學(xué)等多個領(lǐng)域，同樣信息技術(shù)也應(yīng)該運用到檔案管理中，進(jìn)行有效的分類、整理、查找、儲存，在檔案管理和運用方面發(fā)揮新科技的優(yōu)勢。

(三)技校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。一是大多數(shù)技校沒有嚴(yán)格的檔案管理模式和統(tǒng)一的制度要求，檔案分散不集中，搜集和保存不完整，沒有明確的責(zé)任人，材料有可能由于各方面的原因遺失，也可能發(fā)生人為的損壞，沒有成熟的管理計劃，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。二是多個技校之間缺乏互動合作，往往只是注重設(shè)立符合自身發(fā)展?fàn)顩r的檔案管理制度和規(guī)范，適用于本校工作需要時查找利用，完全沒有考慮到同類型學(xué)校之間的彼此借鑒，導(dǎo)致同區(qū)域各技校的檔案管理工作存在較大的差異，甚至少數(shù)技校之間的檔案管理制度完全相悖，這就造成技校之間無法互通學(xué)習(xí)，不利于管理工作的改革，管理技術(shù)發(fā)展緩慢。

(四)技校電子檔案缺乏完整性。有相當(dāng)一部分技校已經(jīng)采用了電子檔案管理模式，但是由于相關(guān)技術(shù)的限制，也由于實施時間的短暫，各方面的配合還不是很完善，管理人員運用信息技術(shù)管理檔案的技能不夠成熟，很多技校雖然采用了信息技術(shù)管理教學(xué)檔案，但是運用的程度極低，只是停留在表層，單純運用查找、檢索等基本功能，很多技校最后部分資料存檔的都依然是紙質(zhì)材料，由于紙質(zhì)材料的損壞和遺失，都會導(dǎo)致教學(xué)檔案不完整。技術(shù)運用不夠成熟，安全等級不夠，可能造成電子資料被盜，學(xué)生信息泄露等問題。

各技校在教學(xué)檔案的管理工作中都存在或多或少的問題，增強(qiáng)電子檔案的運用技能有望解決這些問題。

三、技校運用電子檔案的好處

(一)電子檔案提高管理和運用資料的效率。電子信息技術(shù)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，可以大幅度提高技校管理教學(xué)檔案的效率。技校的招生規(guī)模逐年增加，需要管理的教學(xué)檔案的數(shù)量增多，同時管理難度也增大，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要大量的工作人員進(jìn)行統(tǒng)計和分類，費時費力，在查找提取時也十分困難，容易出現(xiàn)錯誤，效率不高，無法配合發(fā)展迅速的教學(xué)水平。為了解決這些問題，教學(xué)檔案的管理應(yīng)該引入信息化技術(shù)，提高處理檔案的工作效率。

(二)電子檔案方便技校之間資源共享。電子檔案存儲、傳輸、下載方便快捷，可以實現(xiàn)各個技校之間教學(xué)檔案相互交流學(xué)習(xí)。紙質(zhì)的檔案存儲時間有限，查詢繁瑣，相互調(diào)閱工作量大，程序復(fù)雜，對比困難，可能會造成文件丟失，利用率較低，但是電子檔案不存在這類問題，通過電子文檔處理系統(tǒng)，可以方便快捷地查找和篩選，快速準(zhǔn)確找到需要的資料，也方便學(xué)校之間進(jìn)行資料傳輸，時間短、準(zhǔn)確性高，整體提升了檔案的利用率。

(三)電子檔案存儲條件低。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更容易保存。紙質(zhì)檔案的存儲形式受環(huán)境因素的影響大，保存環(huán)境不合理可能造成教學(xué)檔案的損壞，修復(fù)難度較大，而且大量的紙質(zhì)文件需要的存儲空間大，也造成資源浪費。

(四)電子檔案能提高文檔的安全性和時效性。電子檔案可以設(shè)計相應(yīng)的讀取密碼等安全措施，保正文件只有相關(guān)人員能夠進(jìn)行查詢，存儲和傳輸速度快，運用及時。

四、電子教學(xué)檔案存在的風(fēng)險

檔案保護(hù)的安全等級不夠，由于電子檔案是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸和儲存，互聯(lián)網(wǎng)載體也有保存壽命，會受到硬盤、使用不規(guī)范等問題的干擾，使文檔損壞，影響數(shù)據(jù)的讀取和使用，除此之外，最嚴(yán)重的是電子檔案的安全等級不夠，存在被無關(guān)人員盜取利用的風(fēng)險，使學(xué)生身份資料以及一些教學(xué)內(nèi)部資料流失。

五、解決電子教學(xué)檔案風(fēng)險的對策

(一)保護(hù)存儲載體。電子檔案進(jìn)行分級儲存，及時進(jìn)行備份，規(guī)范使用方式，采用統(tǒng)一的讀寫規(guī)范，避免損壞文件;同時加大電子檔案的保護(hù)力度，采用較高的防護(hù)系統(tǒng)，建立電子檔案科學(xué)的管理方法、嚴(yán)格的管理技術(shù)，加強(qiáng)檔案在各個環(huán)節(jié)的安全性、保密性。

(二)建立標(biāo)準(zhǔn)操作體系。規(guī)范檔案管理工作人員的使用方式，使專業(yè)人員掌握現(xiàn)代知識和技能，嚴(yán)格按照各項流程進(jìn)行，為保證使用壽命使用多種媒介進(jìn)行存儲，限制工作人員職權(quán)，防止對檔案進(jìn)行無意刪減。

(三)網(wǎng)絡(luò)使用。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，使檔案真正實現(xiàn)數(shù)字化，建立學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫，做到信息同步接受、同步歸檔，保證電子檔案與數(shù)字信息完整歸檔，保證信息資源傳遞和信息查詢的有效性，以便實現(xiàn)檢索自動化。

六、結(jié)語

在信息不斷發(fā)展的當(dāng)今社會，技校教學(xué)檔案采用信息技術(shù)管理和利用的優(yōu)勢越來越明顯，檔案的管理正逐步變得規(guī)范化、系統(tǒng)化，這就要求相關(guān)管理人員不斷學(xué)習(xí)，嚴(yán)格遵守制度，并且強(qiáng)化自己的責(zé)任感，使電子檔案管理工作更好發(fā)展。

［1］王占可.高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新模式探究［J］.山西檔案，2014，2

［2］張銳.新形勢下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新［J］.文學(xué)教育，2013，9