人事檔案管理模式改革的思考

□賴線珠

人事檔案管理是人事管理中的重要組成部分，不管是在事業單位還是企業單位，科學合理的人事檔案管理為人員的選聘、檔案的整理、管理、保存和調運提供了便利。但是實際中的人事檔案管理還存在一些問題，如:檔案管理制度仍然產生于政治身份、社會身份和單位系統內資源分配等級體系;檔案管理工作沒有受到管理人員在內的相關人員的重視，因此其管理制度和模式的更新就無從說起;檔案的管理和建設缺少一個系統完整的業務規范指導體系，管理理論不健全，不完善;管理人員的專業素質有待提高，檔案管理的復合型人才較少等等。這些因素阻礙著檔案管理模式的創新和改革，因此根據現行管理制度的弊端進行制度的改革，對癥下藥，使得人事檔案管理真正符合社會發展的要求才是題中之義。

一、檔案管理模式改革

信息化發展和應用水平在一定程度上成為衡量一個國家或地區現代化程度的重要標志。我國的人事檔案管理從信息化入手，引入計算機為載體的信息化管理機制，有效促進了國家信息化建設和檔案管理的發展。檔案的信息化管理利用信息化帶動策略，建立一個完善的信息管理系統。檔案所有者將居民身份證作為人事檔案管理系統的檢索號碼，由個人自愿選擇契約委托關系的對象，將銀行、保險相關部門的個人信息資料納入其中，利用計算機在管理內部實現對各種數據資料的整理、更新和保存，建立以學業、業績和信用為主要內容的人事檔案，這是在個人與社會相互作用的基礎上形成的基本信息資料，是個人一生相對完整的公開記錄。

建立以檔案部門為中心的管理模式，堅持“集中統一，分級管理”的工作原則，由各級檔案館對人事檔案進行信息化管理，在全國范圍內建立通用的和標準的信息庫，努力使人的管理從過去的單位管理向社會化管理邁進，使用人單位和各部門在任何地方都可以查到任何人的檔案記錄。檔案的信息化建設和管理實施已有十年之久，作為近期全國檔案事業發展的一個具體規劃，勢必為整個檔案管理事業帶來一股清新之風。

二、檔案管理模式改革的意義

檔案管理涉及到諸多方面，它的改革勢必為社會的發展、檔案管理制度的革新、檔案管理工作的改善和管理人員專業水平的提高帶來積極的影響。

(一)有利于推動檔案管理的發展。人事檔案的信息化建設和管理可以避免重復建檔、偽造檔案等不良現象的發生。它為檔案管理的發展提供了一條可行的途徑，使得檔案的管理更加科學合理，增強抵御風險和解決意外事件的能力，在一定程度上促進了檔案管理信息化程度的提高。同時檔案管理的信息化建設是國家現代化建設的一部分，更好地滿足社會發展的需要。通過檔案的信息化管理，合理地處理個人、組織和國家之間的關系，實現國家和社會對個人、企業和事業單位的監督以及后者對國家的負責，有利于社會的和諧。

(二)有利于各部門進行人事制度的改革。國家人事制度的改革要求用人制度的“聘用制”代替“終身制”，一個直接的后果就是人才的頻繁流動。人事檔案的信息化管理打破了地域和時間的限制，各個單位的聘用和解聘都不涉及檔案的轉遞，只需通過網絡將個人的基本信息下載下來作為參考，根據相對直觀和全面的信息圖表對人員作出客觀的評價從而進行科學決策，避免選聘工作中的種種不便。檔案信息化管理支持各用人單位對所需人才的選拔和管理，更好地實現“聘用制”的用人制度。另外，員工工作期間的表現同樣可以用數據的形式記錄到電子檔案中，不斷豐富和健全檔案資料，在加強對聘用人員監督的同時使工作人員有更好的表現。

(三)有利于對紙質檔案的保護。人事檔案作為最基本、最客觀的個人信息資料，其重要性是不言而喻的。在實際的工作中，人事檔案資料的利用率也是很高的。據統計，平均每份檔案資料每年要翻閱2 ～3 次，遇到人事爭議的時候翻閱的次數更多。但是紙質檔案經過反復拆裝、觸摸往往會出現字跡模糊、紙張折損、老舊和丟失的情況，這對于檔案的保存和管理是不利的。檔案信息化管理之后，人員的各種信息從紙質版的檔案中復制到電腦里，隨時查看，避免了工作人員與原始資料的過多觸碰，可以保證紙質檔案的完好。

(四)有利于提高管理人員工作效率。傳統的人事檔案管理要求管理人員對紙質檔案進行收集、整理、編碼、管理和保存。工作量大，效率不高還浪費了大量的人力，同時檔案管理人員還要承擔檔案破損、丟失的風險，破壞了管理人員工作的積極性。檔案的信息化管理充分實現了檔案管理的自動化、實時化和網絡化。只需將個人信息錄入就可進行多次利用。個人使用身份證號碼登錄，進行信息的增減和改動，實現檔案信息的及時改動和準確性，大大縮短了查找檔案的時間，為管理人員節省了大量的精力，提高其工作效率。

(五)有利于提高管理人員的專業化水平。人事檔案的信息化管理要求相關管理人員具備一定的信息理論基礎和熟練的計算機操作能力，這是新時期新階段對檔案管理人員提出的新要求。檔案的信息化管理將管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，為管理人員的進修和學習提供了充足的時間。在閑散的時間或者在檔案部門專門安排的管理培訓中，管理人員進一步學習有關檔案管理的專業理論知識、不斷總結實際工作中出現的問題，和同行進行業務探討進而不斷開拓創新，提高檔案管理水平和專業化程度，在職業生涯中不斷進步。

(六)為個人提供便利。人事檔案的信息化管理堅持“以人為本”的價值取向，為個人檔案的管理和保存提供了一個服務的平臺，保障了每一位公民對自己檔案的基本權利。無論是個人的應聘、崗位調動還是離職，保證檔案信息的完整性和準確性，為公平公正地評價每一個個體提供了依據。另外，人事檔案的信息化管理作為人力資源管理的一部分，在一定程度上發揮了人力資源的積極性、主動性和創造性，有效實現人力資源的合理配置，更好地將我國人口資源的數量優勢轉化為人才優勢，增強國家競爭力。

三、結語

人事檔案管理的改革是應時代發展的要求產生的。人事檔案的信息化管理只是探索改革中的一種嘗試和創新。它在一定程度上克服了傳統檔案管理的弊端，為實際的檔案管理工作提供了便利。但是應該注意到信息化管理的新形式也存在一些問題，這需要管理人員結合理論知識對實踐進行改善。今后隨著實踐的不斷變化，還會有更多的嘗試來完善人事檔案的管理。不管是什么樣的嘗試，都應該始終堅持以“維護公共利益”為邏輯出發點，切實保證個體信息的完整、及時更新和安全。

［1］武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑［J］.中國行政管理，2013，6

［2］包太敏.人才交流中心對干部人事檔案信息化的對策［J］.黑龍江史志，2014，3

［3］林曉云.關于人事檔案管理創新的幾點建議［J］.北京檔案，2011，7

［4］李麗.淺談高校人事檔案管理創新［J］.青春歲月，2013，5［5］康靜.人事檔案管理創新及信息技術應用［J］.科技展望，2015，14

［6］聶楠.對醫院人事檔案信息化中“三性”的思考［J］.辦公室業務，2013，11