民辦高等院校固定資產檔案管理對策探索

□ 孫克巍 薛東紅 張力洲 宋慶寶

隨著我國民辦高等院校的不斷發展壯大，學校中的資產管理工作也進入了高速發展時期，近年來，伴隨著招生規模的不斷擴大，各校需要不斷購置大量的教學儀器設備、辦公用品等來滿足辦學規模增長的需求，有時會涉及陳舊設備維修、維護、改造、報廢的情況，因此，在民辦高等院校的固定資產管理環節中，檔案管理工作是非常重要的一環，是原始憑證的留存和記錄的關鍵環節，也是民辦高等院校迎接各類評估、檢查等工作重要指標的出處，更是民辦高等院校發展歷史的重要見證。

一、民辦高等院校固定資產檔案管理中存在的問題

固定資產檔案是固定資產采購、日常管理使用及處置活動的第一手資料，隨著固定資產管理工作的發展，固定資產檔案已不止傳統的文字、圖表、卡片等，還應包括相關的聲音、圖像等載體。值得肯定的是目前民辦高等院校固定資產檔案管理工作已經日趨規范化，大部分高校都能以資產卡片的形式對固定資產建立檔案，并嚴格管理，促進固定資產的增值保值，但是不可否認的是民辦高等院校檔案管理工作還普遍存在以下幾個問題:

(一)設備儀器類固定資產檔案收集存在不夠齊全現象。一般來說高校固定資產管理工作中提到的設備儀器主要為教學儀器設備。民辦高等院校資產管理普遍采用校院兩級管理制度，部分教學儀器設備采購回來之后，使用單位沒有注意原始購置資料的收集與保存，使用過程中也沒有注意使用、維護記錄的保存，給教學儀器設備的管護及維修工作帶來一定的困難。

(二)固定資產檔案管理工作統籌性不強。高校是一個規模龐大的組織，民辦高等院校亦然。而且，資產設備管理部門與各使用單位之間在校園內是平行單位的關系，即使是與固定資產管理工作相關的事務也無權調動使用單位的人力、物力，綜合協調力顯得薄弱，需報請主管的校級領導協調，當領導事務繁忙的時候則很難及時做好歸檔、存檔等系列管理工作。

(三)聲像檔案管理工作需提升高度。目前民辦高等院校固定資產檔案管理普遍還未將聲像檔案提升至與傳統檔案同樣的高度上對待。有的高校將聲像檔案交給宣傳部門歸檔，而宣傳部門又未能清楚認識到這些檔案的重要性，而且聲像檔案不具有補救的條件，如果發生突發事件導致滅失的情況，損失將是無法彌補的。

二、民辦高等院校固定資產檔案管理中存在問題的成因

(一)對固定資產檔案的重視程度不夠。領導重視不夠，部分民辦高等院校存在檔案歸檔意識不高、制度不健全現象，檔案管理部門(人員)積極性不高，甚至忽視檔案管理工作。

(二)對固定資產檔案工作的監督、考核力度不夠。多數民辦高等院校的資產管理歸口部門只有完成工作的義務，卻沒有對使用單位固定資產檔案管理工作進行監督、考核的權力。這種管理與使用之間的脫節現象，導致了民辦高等院校固定資產檔案管理工作的不到位，這與加強民辦高等院校固定資產檔案管理的初衷背道而馳。

(三)片面追求節約辦公成本，忽視有關工作程序的需求。在民辦高等院校涉及固定資產采購、使用、維護和管理等實際工作中，往往存在著部分負責人為了節約辦公經費或是圖省事，而人為忽視、漠視了必要的工作程序，該辦的手續不辦，需要的辦公資料遲遲不能到位，這種脫節現象直接影響到了固定資產檔案的管理工作。

(四)片面追求歸檔率，忽視歸檔的質量。有的民辦高等院校在固定資產檔案歸檔過程中不分青紅皂白將所有相關文件交給檔案管理部門，泥沙俱下，給檔案管理部門帶來了不必要的工作難度。

(五)民辦高等院校資產管理人員隊伍不專。民辦高等院校資產管理人員不專現象十分普遍，形成這一現象的原因主要為各校在建校初期或高薪外聘或直接從母體聘用監管固定資產管理人員;待獨立或辦學規模擴大后原有人手不能滿足日益增長的業務量的需求，遂招聘或內部調劑新的資產管理人員，不可避免地新老人員間存在認識差距及“磨合期”。專業培訓和業務主管部門指導的缺乏，都會或多或少導致固定資產檔案的遺漏和滅失。

(六)民辦高等院校用人原則上以“精兵簡政”為主。我國的民辦高等院校辦學歷史大部分相對時間較短，人員精干，工作強度與公辦院校相比相對稍大，固定資產檔案管理工作通常不會設專人管理、專人負責。這就給固定資產檔案管理工作提出了難題，如何找到檔案管理工作與其他工作間的平衡點也需要深入探討。

三、提升民辦高等院校固定資產檔案管理水平的建議

(一)民辦高等院校領導要重視固定資產檔案管理工作。民辦高等院校由于其特殊的體制，領導的重視程度是一個關鍵因素。領導認識不到位，工作就難落實。所以進一步提高固定資產檔案管理水平，領導是否意識到固定資產檔案管理工作的重要性是關鍵。

(二)建立健全相關制度。不以規矩，不成方圓。各級固定資產管理、使用單位必須嚴格按照固定資產管理制度，強化檔案管理。固定資產按類分項進行編號，統一建立檔案、落實責任、及時歸檔。在這個過程中，要以摸著石頭過河的精神不斷對工作程序進行適當的調整，以滿足民辦高等院校的需求。

(三)加強監督與考核工作。監督與考核工作是固定資產檔案管理工作能否落到實處的重要環節。引入監督考核制度，對固定資產使用部門的檔案管理工作進行適度獎懲，有利于強化固定資產檔案管理工作。

(四)固定資產檔案管理要與學校檔案室(檔案館)結合起來。無論是檔案的存放環境，還是檔案管理人員的業務知識水平，學校檔案室(檔案館)都是最高水平的，重要的固定資產檔案應由資產設備處收集整理后復制一份交由學校檔案室存檔。

民辦高等院校固定資產檔案管理的目的是確保固定資產檔案的價值能夠完整、準確、系統地體現。但是固定資產檔案管理工作是一個比較復雜的過程，涉及范圍比較廣，信息量巨大，系統性較強，這就需要探討一個適合民辦高等院校特點的固定資產檔案管理方式，以固定資產檔案管理促進民辦高等院校提高固定資產的利用價值和利用率，這也是固定資產檔案管理工作的主要目的和價值體現。

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