淺談企業(yè)管理信息化的選擇之道

王建民

摘要：隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)對管理提出了信息化的要求。運用企業(yè)管理信息化，企業(yè)管理水平得到同步提升；穩(wěn)步提升的管理水平，促進了企業(yè)信息化的發(fā)展和進步，在這個相互促進的過程中，企業(yè)管理和信息化形成了不斷進步的良性循環(huán)過程，這是一個企業(yè)健康發(fā)展的標(biāo)志。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；信息化；企業(yè)管理水平；企業(yè)采購管理；信息化產(chǎn)品建設(shè) 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：F275 文章編號：1009-2374（2015）10-0180-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0941

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的企業(yè)管理者認(rèn)識到采購信息化的重要性，認(rèn)識到信息化應(yīng)用帶來的企業(yè)采購管理的提升。然而，企業(yè)采購管理信息化建設(shè)之路并不是坦途，期間遇到了各種各樣的阻礙和問題，似乎還在艱難的摸索階段徘徊。筆者以所在企業(yè)的采購管理信息化應(yīng)用實踐經(jīng)驗，對企業(yè)采購管理和信息化建設(shè)的關(guān)系進行梳理，試圖為如何選擇管理信息化建設(shè)提供參考和經(jīng)驗。

1 企業(yè)采購管理信息化實踐經(jīng)驗分享

2009～2010年，筆者所在的企業(yè)用了兩年的時間規(guī)范企業(yè)物資采購管理制度和流程，逐步形成了全面完善的管理體制。期間，由于公司經(jīng)營方式的轉(zhuǎn)變，經(jīng)營規(guī)模的擴展，物資采購合同數(shù)量逐年增長。雖然有了健全完善的管理體制，但是采取傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)無法進行有效的監(jiān)管物資采購合同。為規(guī)范管理，便于監(jiān)控和統(tǒng)計采購合同信息，2010年我們建設(shè)了一個物資采購合同管理信息系統(tǒng)，要求根據(jù)采購實施單位、采購物資的種類、采購方式生成統(tǒng)一規(guī)則的合同編號，并通過信息系統(tǒng)收集整理物資采購合同原件的掃描件。通過這個信息化的舉措，徹底解決了全公司物資采購合同管理的問題。同時由于有了這個系統(tǒng)，我們發(fā)現(xiàn)了很多物資采購執(zhí)行、合同簽署、合同履行中存在的問題。

2010年，企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)總量持續(xù)上升，企業(yè)的上級主管單位對物資采購管理的要求也越來越嚴(yán)格，企業(yè)物資采購管理壓力陡增，先進的流程管理模式由于缺少信息化工具的支持，其效力和功能無法充分發(fā)揮。因此，我們按照企業(yè)物資采購管理水平，據(jù)此量身定制了一套物資采購管理信息系統(tǒng)，使我們的物資采購管理工作效率得到了大幅度的提升。在信息化手段的支撐下，企業(yè)的物資、采購管理能力得到了很好的發(fā)展。

2 企業(yè)管理信息化的概念及認(rèn)識誤區(qū)

2.1 企業(yè)管理信息化的概念

企業(yè)管理提升的目標(biāo)一定是為了“優(yōu)化和合理地配置人、財、物等企業(yè)資源，獲得最大的利潤回報”。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的飛速發(fā)展，人們越來越普遍地使用計算機和網(wǎng)絡(luò)來處理、交換和分析各種形式的信息，這種信息管理方式因其高效便捷的特點，讓很多企業(yè)選擇并走上了管理信息化之路。然而，信息化并非企業(yè)管理的靈丹妙藥，尤其在國內(nèi)，企業(yè)管理信息化之路絕非坦途，失敗的案例比比皆是，企業(yè)管理盲目地言必談“管理信息化”之后，往往是巨大的浪費和對管理信息化的失望，那么，究竟是什么原因造成這種后果呢？這就需要認(rèn)真地分析企業(yè)管理信息化的認(rèn)識誤區(qū)了。

2.2 企業(yè)管理信息化認(rèn)識誤區(qū)

2.2.1 投資軟件就是企業(yè)管理信息化。有分析指出，企業(yè)管理信息化過程中，通常關(guān)注重點都在管理信息系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)的構(gòu)建和硬件設(shè)備的購置上，其主要原因是：一方面，最早開始探索將信息技術(shù)應(yīng)用于經(jīng)營管理領(lǐng)域的人是計算機從業(yè)人員，他們關(guān)注的重點自然就是如何構(gòu)建能夠應(yīng)用于經(jīng)營管理的信息系統(tǒng)；另一方面，以生產(chǎn)管理軟件為產(chǎn)品的公司，比如SAP、用友和金蝶，它們?yōu)榱四軌蛏?，需要不斷宣傳和尋找客戶，它們關(guān)注的重點同樣是適合于各自產(chǎn)品的硬件環(huán)境。

企業(yè)決策者們選擇管理信息化大多來源于競爭壓力和來自更高管理層的管理提升要求，他們聽到的是信息系統(tǒng)開發(fā)商們對各自產(chǎn)品性能的鼓吹，聽到的是只要企業(yè)愿意重金購置信息系統(tǒng)產(chǎn)品，并為其搭建足夠高端的硬件環(huán)境，“管理信息化”就實現(xiàn)了，企業(yè)管理就提升了。當(dāng)一個管理提升的需求壓力轉(zhuǎn)化為簡單的經(jīng)濟壓力后，決策者們往往會“不惜一切代價”做出投資決策。

但是，企業(yè)無論大小，管理的提升都需要從建設(shè)先進的制度和流程、優(yōu)秀的企業(yè)文化入手，信息系統(tǒng)依賴于標(biāo)準(zhǔn)的流程，任何復(fù)雜的、需要隨時調(diào)整流程的企業(yè)管理模式，都無法匹配標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)。即便是投入巨資量身定制一個信息系統(tǒng)，也不可能有足夠靈活的、萬能的解決方案適應(yīng)這種企業(yè)管理。更何況，隨著企業(yè)的發(fā)展，用不了多久，定制的信息系統(tǒng)就需要根據(jù)企業(yè)的改變做出調(diào)整了，企業(yè)面臨的就是廢棄前期巨資打造的具有自身特色的信息系統(tǒng)，從頭再來。

因此，考慮投資應(yīng)用信息化產(chǎn)品前，應(yīng)首先考慮形成合適的管理體制。

2.2.2 選用高質(zhì)量信息系統(tǒng)快速提升企業(yè)管理。那么能不能反其道而行之呢？用信息系統(tǒng)的先進的管理流程改造企業(yè)現(xiàn)有的管理模式，用信息化推動企業(yè)的管理改革？答案同樣是否定的。

首先，很多企業(yè)的管理現(xiàn)狀是：基礎(chǔ)管理薄弱、部門職責(zé)崗位職責(zé)不清、業(yè)務(wù)流程不順、缺乏有效的內(nèi)部控制；各個部門系統(tǒng)間封閉管理，信息交流不暢，信息孤島比比皆是。這些積年累月的管理沉疴需要企業(yè)通過長期制度建設(shè)才能逐步解決的問題，指望通過一個標(biāo)準(zhǔn)通用的信息化系統(tǒng)，削足適履，一夜之間全部解決，是絕無可能的。

其次，管理信息化需要改變企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式，將企業(yè)原有的自上而下的金字塔型的管理系統(tǒng)扁平化、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化，就意味著要重新設(shè)計和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程，拆除傳統(tǒng)的層級間、系統(tǒng)間的管理隔膜，這絕對不是一朝一夕能夠做到的。管理信息化還需要徹底改變傳統(tǒng)管理的思維方式，從企業(yè)組織結(jié)構(gòu)開始，重建每個崗位、每道工序的數(shù)字化基礎(chǔ)，以達(dá)到信息化所需要的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，同樣也不是一蹴而就的。

因此，不要指望只要用了好的信息化產(chǎn)品，就可以使企業(yè)的管理有質(zhì)的飛躍。

3 企業(yè)管理信息化的選擇之道

3.1 企業(yè)管理的信息化必須“應(yīng)時而生”

現(xiàn)在有很多從國外引進的各種企業(yè)管理信息系統(tǒng)，都是在國外大中型企業(yè)有過成功應(yīng)用案例的先進的信息化產(chǎn)品，但是在國內(nèi)企業(yè)的應(yīng)用非常艱難，究其原因，國外企業(yè)的管理理念、思路先進，企業(yè)管理實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，這些信息化產(chǎn)品正是順應(yīng)他們的需要，應(yīng)時（管理需要）而生。而國內(nèi)的企業(yè)管理水平與這些信息化產(chǎn)品的先進水平無法匹配，因此，很難互相結(jié)合，形成統(tǒng)一的管理平臺。

因此，企業(yè)管理的信息化，應(yīng)該是在企業(yè)管理達(dá)到一定水平，在發(fā)生傳統(tǒng)管理模式無法處理的問題的情況下，需要使用信息化的手段來解決的時候應(yīng)時而生的過程。以筆者所在企業(yè)的物資采購管理信息化的經(jīng)歷，恰恰說明了這個道理，在企業(yè)管理提升到一定程度，按需引進匹配的信息化產(chǎn)品，必定是企業(yè)管理水平和信息化水平雙贏的、皆大歡喜的結(jié)果。

3.2 企業(yè)管理的信息化是一個穩(wěn)步推進不斷發(fā)展的過程

企業(yè)管理和信息化的結(jié)合，應(yīng)該是一個水漲船高的穩(wěn)步推進、不斷發(fā)展健全的過程。

在信息化產(chǎn)品建設(shè)實施過程中，我們會發(fā)現(xiàn)很多傳統(tǒng)管理模式實施過程中無法發(fā)現(xiàn)的管理漏洞需要去調(diào)整和彌補。匹配管理水平的信息化系統(tǒng)一旦得到應(yīng)用，企業(yè)和企業(yè)的管理者在擺脫傳統(tǒng)管理模式，得到更多的時間去思考企業(yè)管理方式方法的時候，還會發(fā)現(xiàn)越來越多的管理短板需要通過進一步健全管理制度，優(yōu)化管理流程來改進和消除。這樣，企業(yè)管理水平在信息化建設(shè)和應(yīng)用過程中得到了有效的提升。

同樣，隨著企業(yè)管理水平的提升，對信息化產(chǎn)品的要求和需求也進一步增加，在精細(xì)化管理成為可能的同時，促進了企業(yè)管理信息化的升級和成長。

伴隨著企業(yè)信息化的穩(wěn)步推進，企業(yè)管理水平得到同步提升；穩(wěn)步提升的管理水平，促進了企業(yè)信息化的發(fā)展和進步，這種在相互扶持中，企業(yè)管理和信息化不斷進步的良性循環(huán)過程，才是一個企業(yè)管理信息化建設(shè)健康發(fā)展的選擇之道。

參考文獻(xiàn)

[1] 梁亞玲.淺析管理者和管理信息化的關(guān)系[J].中國管理信息化，2010，（24）.

（責(zé)任編輯：王 波）