淺談高校儀器設備檔案建設工作

馮蓉

（武夷學院 綜合檔案室，福建 武夷山 354300）

淺談高校儀器設備檔案建設工作

馮蓉

（武夷學院 綜合檔案室，福建 武夷山 354300）

摘要：儀器設備檔案與高校實驗教學、科學研究息息相關，各高校都應該引起高度重視。要轉變檔案意識，明確歸檔內容，把握好檔案的形成、積累，組卷、移交的整個流程；注重檔案管理現代化，服務形式多樣化和檔案編研專業化的檔案開發和利用，從而加強儀器設備檔案建設工作。

關鍵詞：儀器設備檔案；檔案意識；歸檔流程

高校儀器設備檔案是學校儀器、設備管理工作的組成部分和重要環節，它擔負著對設備技術資料進行收集、記錄、填寫、積累、整理、鑒定、歸檔、統計及為設備使用者提供有用信息的任務，它直接關系到高校實驗教學、科學研究的正常進行，關系到高校大量高新技術儀器設備的使用壽命，為使高校儀器設備的正常運轉和儀器設備的科學管理，適應數字化校園的發展需要，建立健全儀器設備檔案，加強儀器設備檔案信息化管理，搞好儀器設備檔案建設工作是高等學校的一項重要工作。

一、高校儀器設備檔案管理工作現狀

（一）缺乏儀器設備的歸檔意識

在各高校，大多數實驗室檔案管理人員由實驗技術人員兼任，檔案專業知識缺乏，有的存在著短期行為思想、缺乏長遠的檔案管理意識，有的儀器設備材料搜集不上來或搜集不全，上報學校及有關部門的計劃、規劃、總結、具體數據等沒有存檔，有的有活動無記錄，或記錄簡單，缺少時間、地點或活動人員，有的有措施無書面文件和資料存檔……使得不少有價值的檔案缺失，影響對實驗教學的服務。

（二）缺乏儀器設備歸檔內容、要求和歸檔流程的規范性

浴話說:“不以規矩就不成方圓”，必要的歸檔內容和規范要求是儀器設備檔案管理的依據。但多數高校沒有制定規范的校、系兩級儀器設備檔案管理制度，沒有制定詳細的歸檔內容和規范要求，導致儀器設備檔案管理工作無章可循。

一座漂亮樓房的建成離不開施工設計-準備材料-基礎工程建筑-主體工程建筑-樓房裝修-竣工驗收等流程，同樣，儀器設備的歸檔流程，除了制定規范的規章制度、歸檔內容和要求外，離不開儀器設備材料的形成與積累，離不開科學合理的整理組卷，離不開嚴格的歸檔驗收流程。但多數高校檔案管理人員對儀器檔案檔案管理的流程不了解，甚至有的程序簡化或省略，使儀器設備檔案的質量大打折扣。

（三）缺乏對儀器設備檔案的開發和利用

高校儀器設備少則幾萬，多則幾十萬，但在傳統的教育管理體制下，檔案部門人員少而館藏量大，缺少懂專業技術、有現代化管理水平的復合型檔案管理人才，使得儀器設備檔案的開發和利用不容樂觀，功能不能有效利用，導致儀器設備使用率低,效益得不到很好的發揮。

不少高校儀器檔案設備檔案服務領域狹窄，存在“看門守攤”和“你來我借”的被動服務方式，儀器設備檔案資料不能為學校提供決策性服務，儀器設備檔案的編研工作還是一片空白。

二、高校儀器設備檔案建設措施

（一）轉變觀念，提高儀器設備管理人員檔案意識

針對各高校管理人員儀器設備檔案意識薄弱的現象，各高校應轉變觀念，提高認識，對癥下藥，采取有效措施。

1、領導從思想上高度重視

各高校領導要轉變觀念，提高儀器設備檔案意識，用正確的管理思想指導行動，在人力、物力、財力上給予大力支持，使檔案人員配套、設備、用房、經費等工作條件得到改善，創造良好的工作條件，把儀器設備檔案管理工作列入學校工作日程。各高校領導要牽頭建立健全本單位設備文件材料的保管制度，并狠抓落實情況，監督各部門執行，使儀器設備檔案工作走向制度化。

各單位領導要督促、制定學校檔案工作檢查、考評制度，組織專業人員定期對各單位檔案工作進行檢查、評估，監督設備工作人員對設備使用、維修、檢修工作是否堅持做到嚴格、真實、準確、規范、全面的記錄、是否及時填寫上報、分析整理及歸檔保存等，還要定期檢查檔案保管情況，對重要檔案要督促管理人員加工成電子檔案保管。發現問題，及時給予指導并解決各種問題，對成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，作為年終考核的依據，使儀器設備檔案管理工作順利進行。

2、加強設備檔案宣傳力度

為使設備儀器檔案管理人員改變陳舊落后的思想觀念，各高校要利用一切時機對儀器設備檔案工作、《檔案法》和《高等學校檔案管理方法》進行宣傳教育，使儀器檔案管理人員對檔案管理工作在設備管理中的重要性有清醒的認識，高度重視設備檔案管理工作。

各高校可以采取板報、大型展覽、問卷調查、面對面交流經驗的方式來宣傳；可以采取辦講座、培訓的方式—用由于不重視檔案工作而造成科研、教學、經濟損失的典型事例來教育大家，使大家通過學習和充電保持先進的思想，有創新和改革的精神；還可以利用大眾傳媒具有傳播速度快、公信力強、受眾面廣、影響力大的優勢，加強與大眾傳媒的合作，利用電視、網絡、微博、QQ、飛信等，在檔案網站設立信箱等形式擴大檔案宣傳的廣度；還可以利用檔案標語喚醒大家的檔案意識：如，“設備檔案是財富，人人要愛護；儀器檔案中有他人的智慧，用起來可以照亮自己，儀器檔案中有自己的心血，傳下去可以滋養他人”等。另外，開展檔案法制宣傳咨詢服務活動也是儀器設備檔案宣傳互動的有效形式[1]。

（二）明確儀器設備的歸檔內容和要求

儀器設備的歸檔原則要求：文件材料必須反映設備管理和儀器設備項目從申購到改造的全過程；歸檔的設備文件材料必須遵循其自然形成規律,保持其有機聯系,必須與實物一致并有成套性；作為學校固定資產的各種國產,進口的高、精、尖、新、稀的儀器設備,均須歸檔。各高校應結合這些原則和國家的標準規范，根據實際情況，有針對性地制定本校的設備儀器的歸檔范圍，便于各設備使用單位收集文件材料。

檔案部門應把歸檔范圍掛到網站上，并打印成文，逐級下發，分發到各儀器負責人和有關人手中，定期檢查執行情況。

（三）把握好儀器設備的歸檔流程

1、注重儀器設備歸檔材料的形成和積累

（1）設備管理部門的職責

高校設備文件材料的形成積累來自設備管理部門，各級設備使用單位的負責人，要認真抓好設備文件材料的形成、積累、管理工作，組織制定設備文件材料的規范：如設備文件材料要圖樣清晰，字跡工整，嚴禁用圓珠筆、水彩筆；設備文件材料一般歸檔一份，重要和經常使用的應加副本等。

從申購設備到驗收完畢過程中的技術性文件和管理性文件，應該由設備管理部門負責收集、積累，過程完成后移交學校綜合檔案館。學校的設備計劃、采購供應使用單位的專（兼）職檔案員肩負著設備文件的收集、積累、管理工作，肩負著設備隨機文件材料以及設備開箱、調試驗收、使用記錄等文件材料的收集、積累并及時整理登記的工作，他們應該履行做好設備文件材料的積累、整理分類、編目、裝訂、保管，并按要求向校檔案館移交案卷目錄和檔案材料的職責。

（2）學校綜合檔案人員職責

學校綜合檔案管人員肩負著設備檔案的接收、整理、保管、組織鑒定、統計和利用等業務工作。但除此之外，作為學校綜合檔案管人員，應隨時了解、督促、指導設備管理人員對其所屬使用部門設備文件材料的積累工作，隨時審查所搜集檔案的準確、系統和完整性，做到事前有指導、事中有監督、事后有總結。協助他們做好設備文件材料的形成、整理歸檔工作和交接工作[2]。對于重大設備的開箱驗收必須有校檔案館人員參加，予以監督、檢查、蓋章。對于技術文件和文字材料、圖片、圖紙、設備價格等不全的情況，有權拒絕簽字并通知財務部門暫緩結算，待設備定購部門讓廠家備齊后，方可辦理相應手續，為儀器設備歸檔材料的形成和積累排除隱患，打好基礎。

2、做好儀器設備材料的整理組卷工作

設備文件材料要由設備文件材料形成部門立卷，并將形成積累的全部文件材料按要求整理組卷，如何根據文件材料的內容、價值、數量和形式等實際情況，使組成的卷保持文件之間有機聯系和便于利用查找，是一門學問，各高校要把一些相關要領做好培訓工作，如：

設備檔案以套為單位整理立卷，按文字、圖紙、聲像等不同載體材料分別組卷，儀器設備文書類檔案以件為單位進行整理；項目檔案以卷為單位進行整理，一卷一盒。一般在立卷中，排序、編號、折疊形式、裝訂、非紙質載體材料存放、案卷目錄、卷內目錄、備考表的填寫應特別注意，要按規則去做。如：儀器設備圖件按卷盒規格應疊成手風琴式，幅面尺寸規格同A4復印紙規格，底圖一律平放或卷放，嚴禁折疊。又如：設備文件材料中的非紙質載體材料，除密不可分者外，應放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標明參見號等。

3、把好歸檔移交審核關

各高校綜合檔案室（館），要把好儀器設備檔案材料歸檔移交審核關，確保儀器設備檔案材料的準確性、完整性、系統性，科學性，這給儀器設備檔案的移交提出了很高的要求，具體應做到以下幾點：

（1）及時歸檔

有些儀器設備檔案材料往往因為歸檔不及時等原因導致部分儀器設備文件散失，漏缺不全，各高校必須要求儀器設備各分管單位在規定時間內及時歸檔，歸檔時間為，設備驗收完畢投入使用后二個月，引進設備為索賠期滿后二個月，其他為次年三月份以前，設備類檔案的管理性文件材料于次年五月底以前歸檔。

（2）移交案卷目錄及明細單

案卷目錄揭示卷內文件的來源、內容等，統計卷內單份文件數量，固定卷內文件順序，是檔案館（室）基本和必備的檢索工具，而儀器設備檔案明細單是設備管理部門和檔案部門雙方交接時的憑證。設備管理部門的專（兼）職檔案員，在交紙質檔案時，應附上檔案案卷目錄一份,檔案移交明細單一式兩份。移交清單內容包括：設備文件材料名稱、份數、移交時間等，必須用碳素筆或藍黑鋼筆書寫。儀器設備檔案經檔案館檢查驗收合格后，雙方履行清點蓋章手續，無誤后，歸檔時雙方簽字，各持一份備查。

（3）檢查驗收檔案

為了提高儀器設備類檔案的質量和管理成效，移交儀器設備檔案時，交接雙方必須當面檢查：卷內目錄填寫是否字跡工整、清晰、整潔；文件材料是否分類清楚、組卷科學、齊全完整、排列條理，頁號準確；保管期是否限劃分準確；標題是否準確；裝訂是否符合要求，是否去掉了金屬針；文件底稿是否有鉛筆、圓珠筆字跡；破損文件是否裱糊加固；備考表填寫是否完整，凡不符合規定要求的，接收人可暫不接收，并要求移交人改正，補交。

（4）移交補充材料

為達到十全十美的歸檔效果，儀器設備檔案部門如果需要移交補充材料，除了按要求檢查補充材料，還要檢查補充清單是否規范，是否跟補充材料內容一致。若需要對綜合檔案館(室)已歸檔的文件材料進行修改，必須填寫“修改申請表”，經所在部門主管領導的批準后才可修改，然后連同修改的文件材料一并歸檔上交，使歸入檔案館（室）的儀器設備檔案真實、準確、全面。

（四）抓好儀器設備檔案的開發和利用

檔案管理人員要充分發揮學校設備潛力，發揮檔案人員熟悉和掌握學校設備分布情況和技術狀態的優勢，想方設法提高儀器設備檔案的開發和利用率，讓這些不會說話的儀器檔案發揮作用，為科研、教學牽線搭橋，創造經濟效益。

1、檔案管理現代化

結合學校管理現代化的進程，檔案部門人員要盡量創造條件，使用計算機對檔案信息進行檢索、編目、統計，提高工作效率和檔案信息開發效益[3]。為達到數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享的目的，各高校檔案館要施行電子文件歸檔、檔案數字化、數據庫建設、檔案網站管理、加強計算機輔助檔案信息系統的安全防范措施、提高縮微和光盤的使用技術等舉措開發檔案信息儀器設備，把儀器設備檔案信息資源開發納入規范化、科學化軌道，從而為開發利用設備檔案打好基礎。

2、服務方式多樣化

高校檔案部門應利用豐富的館藏儀器設備檔案資料，根據不同需要，為學校和社會制定政策、做出決策提供服務，拓展檔案服務領域，創新多種服務方式。

首先，高校檔案部門要開展有關儀器設備檔案價值、作用及利用效果的宣傳。采取編印館藏、文件目錄、專題、實例、舉辦展覽等多種形式，公布檔案內容，使廣大教師和管理人員了解館藏儀器檔案信息，引導更多的人利用檔案、有針對性的用好、用活檔案；還可以提供對儀器設備檔案利用的面對面咨詢、指導服務；開展網上利用服務，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務；開展在線服務，檔案部門可以利用電話、QQ、電子郵箱、在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢等服務方式，讓利用者與檔案館（室）進行快速通訊，進行信息交流，提供查詢和資信服務[4]。

3、檔案編研專業化

檔案編研工作是一項專業性、技術性和知識性較強的工作，高校檔案部門要通過更專業的編研工作，發掘儀器設備檔案資源的最佳信息，積極為利用者提供服務，為單位領導決策和工作查考發揮參謀助手作用。這就要求：

（1）提高素質

檔案編研人員要努力提高自己的政治、業務素質，提高電子技術和信息處理技術為代表的現代辦公技術，加強學習，注重實踐。

（2）分工協作

各高校可以成立儀器設備檔案編研室，負責起草編研室的規章制度、工作計劃、報告、總結，負責組織檔案編研研究工作，了解和掌握本單位設備和技術狀態，定期編制設備檔案目錄和編輯參考資料。還可以聘請其它部門的專門人才協助，取長補短，形成檔案編研工作的合力，共同合作完成提出的編研課題，完成編研任務，提高編研質量。

（3）準備編研材料

為適應儀器設備檔案編研工作的需要，檔案編研人員除了搜集正常儀器設備資料收集和整理以外，還應注重收集與本單位儀器設備有關的各種文獻資料，不斷豐富編研工作的素材，還要將社會上和個人手中散存的重要文獻、資料收回，并妥善保管，避免在文獻編研和檔案利用過程中，出現“存時嫌多，用時嫌少”的局面[5]。

（4）突出重點

各高校必須突破“自我服務”的傳統編研方式，根據本校教學、科研儀器設備的需要，開展檔案編研工作，要把編研工作重點放在“精、管、用”的基礎之上。通過編研工作，把館藏儀器設備檔案中重點的、具有特色、并且富于利用價值的檔案資料按專題集中編排起來，裝訂成冊，為學校發展提供多層次全方位的檔案編研信息，供領導和有關部門參考利用。

如，從武夷學院儀器設備檔案信息、學籍檔案信息中學生人數和招收的專業，可以看到，2004年機電工程學院購建的51系列單片機仿真機，套數已經不能滿足日益增長的學生人數的需要；原來是三菱PLC，已不能社會發展的需要，需要改進為西門子系里PLC實驗設備，學院檔案部門可以從中積極主動地編研儀器設備相關信息，報送相關部門參考，以便更新儀器設備，為學校加強管理、科學發展提供準確可靠的全面信息。

三、結語

各高校要結合本校實際，在提高儀器設備檔案管理人員歸檔意識上、在規范歸檔內容，要求，流程上、在儀器設備檔案的開發，利用等各方面下大功夫，積極探索新路子、新方法，與時俱進，使檔案儀器設備建設工作更好為學校教科研服務，達到資源共享的目的。

參考文獻：

[1]王鳳秋.入世后要增強社會檔案意識的思考[A].檔案工作應對入世挑戰學術研討會文集[C],2002.

[2]楊燕.再談高校儀器設備檔案的管理[J].廣東檔案，2008(1): 40-41.

[3]劉瑾.高校設備檔案的計算機化管理[J].檔案管理，2002(1).

[4]李北辰，寧道雙.試論新時期的檔案編研工作[J].黑龍江檔案，2007(05).

[5]郗韶華.檔案編研工作的新思路[J].機電兵船檔案,2010(02): 55-58.

中圖分類號：G647.62

文獻標識碼：A

文章編號：1674-2109(2015)04-0057-05

收稿日期：2014-12-14

作者簡介：馮蓉（1968-），女，漢族，檔案館員，主要研究方向：檔案管理。

On the Construction Work of Instrument and Equipment Archives

FENG Rong

（Archive Office，Wuyi University,Wuyishan，Fujian 354300）

Abstract：In colleges and universities,the instrument and equipment archives and the experiment teaching,scientific research are closely related.All the colleges and universities should attach great importance to it.They should change the consciousness of archives, define file contents,they should have a good grasp of the whole process on the file formation,accumulation,test paper and transfer.On the development and use of files,In order to strengthen the construction of archives work equipment,they should focus on the modernization of archives management,diversified service and the archives compilation specialized.

Key words:instrument and equipment archives;the consciousness of archives;archiving process