外貿出口業務流程實例分析及流程優化

應天職業技術學院 謝海燕江蘇貝雅特實業有限公司 陶倫

外貿出口業務流程實例分析及流程優化

應天職業技術學院 謝海燕
江蘇貝雅特實業有限公司 陶倫

摘 要：外貿出口業務流程主要分為尋找客源、交易磋商、合同簽訂、下單打樣、批量生產、訂單跟進、驗貨、商檢、租船訂艙、貨物發運、提單確認、收匯等，每個環節緊緊相連，一個環節出現問題都會影響后面的作業進度的實施。各作業環節的優化，也是外貿能否“運籌帷幄之中，決勝千里之外”的關鍵。本文以江蘇貝雅特公司為例，對公司外貿流程做整體分析，同時指出各作業環節中應注意的問題，并提出通過ERP系統軟件進行外貿流程的有效管理和優化。

關鍵詞：外貿 出口 業務流程 優化

1 企業簡介

江蘇貝雅特實業有限公司，主要生產：“貝雅特”“鑫惠隆”“蘇泰”“欣宇”等丁基膠系列內胎，公司的產品除了內銷，也銷往東南亞、非洲、南美、中東等國家。

作為生產型外貿企業，其外貿出口業務流程分為尋找客源、交易磋商、合同簽訂、下單打樣、批量生產、訂單跟進、驗貨、商檢、租船訂艙、貨物發運、提單確認、收匯等。

下面就以貝雅特公司出口丁基膠內胎的貿易實務案例說明整個貿易的業務流程。

2 外貿出口業務流程實例分析及應注意的問題

2.1 尋找客源

貝雅特公司尋找客源主要通過兩種市場調研方式。一是參加境外展會，另一個是商務考察。其主要形式是參展。每年國外都會舉辦行業內比較熱門的展會，比如阿爾及利亞兩輪車展、墨西哥國際摩托車及零配件展、坦桑尼亞汽摩配件展等，通過展會可以展示其不同種類的產品，也是打開國際市場的重要途徑；商務考察，就是到一些自行車、摩托車內胎需求量大的國家進行市場開拓，了解市場供需關系，來確定最優營銷方案，包括需求產品的種類、材質、物理性能等，為客戶提供更優質更客制化的產品方案。

市場調研在尋找客源環節中是必須的。比如貝雅特公司在非洲的市場需求比例大，但非洲的大環境使收匯具有一定的風險，有時候提單沒放，貨都有可能被提走，所以從某種角度去說，市場調研勢在必行。這樣可以更大地開發國外市場，同時也降低了貿易風險。

2.2 交易磋商

貝雅特公司通過阿里巴巴、中國制造網的B2B平臺在網上發布產品信息，并實時對產品進行更新及后臺維護；通過Google國外搜索軟件，進行客戶信息搜索；通過Facebook、Twitter、Link-in等社交平臺對站內相關同行業國外客戶進行定位。設立專人分區域進行市場開發、客戶跟進。分別通過郵件以及電話來完成交易磋商的整個過程。

在交易磋商過程中，需要注重業務人員的職業素養以及專業水平。業務人員應懂得相應的禮儀規范，具有耐心的服務態度；需要具備較強的溝通能力，能夠妥善處理客戶提出的常見問題。需要對產品熟悉，對客戶提出的問題，能夠對答如流。在每次的展會后，需要將客戶的資料整理，最大程度滿足客戶需要。比如說，客戶有意來工廠參觀，業務人員需要聯系時間，訂取機票帶客戶來廠參觀；客戶需要的樣品，參展后回到工廠后就要準備并且以最快的速度寄出去；最重要的盡可能展會當天就通過郵件及時把客戶所需要的型號及價格報給客戶，這也會促成有意向的客戶第二天繼續來展會洽談相關事宜；展會上人來人往，很容易忘記和遺漏客戶，可以通過與客戶拍照并在展會交流表上記錄拍照時間，有利于后期分辨客戶、搜集客戶資料和客戶進一步交流。

2.3 合同的簽訂

合同的簽訂，意味著訂單的形成。一方面需要準備相應的材料、檢查原材料的庫存，確保生產丁基膠內胎的原料供應充足；另一方面需要做好計劃安排，何時能夠交貨。確定好之后，在合同的明細條款上面，通過與客戶的協商結果，進行合同的簽訂。簽訂之后，將產品交期、包裝方式下生產單到廠里，進行排產。后期廠里會根據需要進行原材料的采購或者直接生產。

在合同的簽訂過程中，一定要注意客戶的要求，尤其是客戶所需要的包裝、型號、咀型、胎身印字。因為在后期跟單的過程中，會發生咀型用錯，胎身印字字體不對，內容不對，包裝材料的內容和方式不對等諸如此類的問題，所以在合同簽訂的過程中，一定要與客戶確認清楚，一旦發生錯誤，公司將不承擔任何責任。

2.4 合同的履行

目前，公司的出口交易大多采用FOB貿易術語，較多憑電匯(T/T)方式收款。履行這類合同時的環節較多，主要做好以下工作：準備符合合同規定的貨物，對貨物的生產進行跟進，辦理貨運、報關、投保手續，做好制單結匯工作，但每一個環節的失誤都會給公司帶來巨大的損失。因此，一定要對各個環節中容易出現的問題進行預防和注意。

2.4.1 下單打樣

對于打樣，貝雅特公司需要做的是胎身印字的皮板，客戶會看印字是否清楚，是否達到要求，對于客戶需要的特殊咀型，還需要重新采購氣門咀回來才能打樣給客戶。

樣品，是產品的身份銘牌，樣品的好壞直接關系到訂單量的大小以及合作期的長短。打樣階段，我們更加要注重品質，樣品的作用是不可估量的。對于老客戶來說，產品不需要樣品的審核以及來廠參觀；對于全新的客戶，在不了解產品性能、規格型號的前提下，會需要業務員寄一些樣品過去或者在開始批量生產前來廠參觀。

2.4.2 收取預付款

如果客戶認同工廠所生產的樣品的質量、包裝等要素后，即會安排預付定金，以便我們安排生產。公司會第一時間收到銀行收匯信息后并核對客戶信息無誤后，即可安排批量生產。

2.4.3 批量生產

產品經過打樣之后，在批量生產的過程中，如果符合客戶的要求就直接批量生產；如果客戶對于樣品有整改意見，貝雅特公司就會根據它的實際需求進行重新打樣，最終將確認后的樣品進行批量生產。

在批量生產的過程中，工人的技術水平，制作丁基膠的設備都是貝雅特高度重視的部分，這直接關系到成品的質量以及抽檢合格率。同時，自動化生產成為企業具有核心競爭力的硬件保障。在此，注意發揮ERP操作系統優勢。確認批量生產后，將每一筆訂單的產品名稱、型號、包裝方式，包裝材料以及客戶信息等內容，通過ERP系統搭成BOM，做到相同的訂單ERP系統中就有齊全的資料，不需要再向客戶詢問這筆訂單的具體內容，方便日后直接在ERP系統中下訂單。既有利于生產部排產不發生錯誤，做錯產品，也避免了公司人員更替導致的資料丟失。

2.4.4 訂單跟進

訂單跟進過程是對客戶以及工廠進行有效的銜接。產品生產的進度如何、產品的質量怎樣、是否有返工或者不良品，這是客戶所關心的，也是跟單人員對產品進行實時了解的重要來源。如果由于跟單不當，造成客戶進行索賠或者企業的任何損失，都是沒有必要和得不償失的。作為跟單人員最重要的就是跟得住單以及實時跟單，這樣無論什么問題，都可以在最短的時間內降低最大的損失，也能合理有效的采取適當的方案同客戶協商解決。企業采用ERP系統，也有利于對訂單處理的跟蹤。

2.4.5 驗貨

當內胎生產完成以后，在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)，客戶也可能要自己或指定驗貨人員來工廠驗貨或指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨。對于貝雅特公司主要是看貨物的胎身、印字是否清楚，包裝材料是否出錯，包裝方式是否正確，一旦檢驗合格后那么這批貨物就可以準備訂艙出貨；如果檢驗不過關，就要重新做或者返工。

在客戶驗貨之前要對產品質量進行自檢是必須的，這樣可以提前發現問題，避免客戶驗貨不合格和海關查驗等問題。曾發生海關檢驗出品牌混裝而遭到客戶投訴的案例，后來費盡周折找對方商家提供了海關需要提交的混裝品牌的商標注冊證，并且寫了該公司的中英文證明函，才避免被海關罰款3000美金的問題。

2.4.6 商檢

屬于國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。并在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。除法檢貨物外，特殊的進口國，對于商檢的要求亦不同，其中也門、塞拉利昂、埃塞俄比亞、埃及、伊朗和蘇丹需實施裝運前檢驗制度，也要提前報檢(自2015年6月1日，埃及取消裝運前檢驗制度)。

例如，貝雅特公司非洲市場占較大比例，對于出口蘇丹的貨物，我們國家實行裝運前檢驗制度，前期要提前向國檢局報檢，在裝箱的當日，國檢局會派人監裝、抽樣檢測、拍照然后封箱并加封國檢局CIQ封識，符合要求后，國檢局會出具裝運前檢驗證書。

在制作報檢單據的時候一定要仔細核對貨物和紙質單據是否相符。如果報檢人員在制作報檢資料的時候出于疏忽申報品名的英文名稱和實際貨物包裝上描述的不一致，會被監裝人員判定為不合格。

2.4.7 租船訂艙與報關

FOB術語下由買方支付運費，保險費，但一般仍由賣方代為租船訂艙。確認實際交貨周期后，在產品無不良品的情況下，貝雅特公司要向貨代訂艙，發訂艙委托書，里面標明收發貨人、商品數量、種類、產品HS code、重量、體積、擬定提貨日期等信息。船公司根據托書安排艙位。在這之前要讓貨代提供具體的報價、船期航次等，確認比較匹配的航次、價格等。艙位確定后，要將單證資料寄至報關行，包括申報要素、箱單、發票、報關單、代理報關委托書供其出口報關用。后期相應的根據客戶需要去商檢局或者貿促會做原產地證，為出運產品投保等。單證的齊全，內容的準確，是產品順利通關的前提條件。要求單證員對單證的含義、內容的填寫、每個時間段的把握十分熟悉。通常是出運前一到兩周訂艙，提前一周寄報關資料。船開前進行提單確認。

2.4.8 貨物發運

艙位確認后，貨代會發進倉通知給貝雅特公司，根據進倉通知的具體內容，跟進人員將和工廠物流部門進行溝通，如提貨日期、貨柜信息、船名航次等。公司的物流部門只負責調度，根據貨物數量，發貨地址聯系物流，貝雅特有常合作的物流公司，例如：安捷物流、致遠物流。遇到偏遠地區的，公司有一個付費的軟件“天下通”，可以將信息發布出去，這樣會有物流來聯系公司，便于發貨。提箱由貨代操作，貨物完成以后，會提前一周訂艙，當裝箱的時候，裝箱司機會將箱單等單據帶到公司，而裝箱由本公司倉庫安排人員。工廠物流部根據包裝以及裝貨時間、人員的安排。做到出運前信息的流通以及有效銜接。在裝柜前還要對貨柜進行嘜頭黏貼、包裝的再次檢查等作業。注意對于配箱也要盡可能做到準確，否則會導致虧箱。比如，操作人員在安排裝箱的時候沒有仔細計算集裝箱的實際尺寸和裝箱體積(20GP：5.69*2.13*2.18；40GP：11.8*2.13*2.18；40HQ：11.8*2.13*2.72)對應的實際計算體積還是以箱子的實際體積來計算，以20GP為列，我們在計算貨物體積的時候，會把貨物的體積擴大到28方左右，而操作人員業務不熟，會循規地將其按照26方計算，這將導致裝箱到最后的時候，箱子虧空很大，故裝箱的體積一定要與貨物體積核算準備，這樣避免箱子的體積浪費。

接下來可以安排提箱、裝箱。以上海港為例，需在確定船期后，在船公司規定的截關時間內提前報關進港，不同的船公司對進港的要求也不一樣，所以要提前把箱子從碼頭提出(一般7天免箱使)，然后運到工廠進行裝柜，與此同時，國檢局會到廠監裝并施封。

貨物發運是產品最后工序中十分重要的環節，它決定著客戶收到產品質量的好壞。因為在運輸途中，比如因為過度潮濕或者干燥或者海水浸泡導致的產品物理性能改變，都將會引起后期的索賠或者款項拒付。公司的包裝作業要由專人負責，做到工作職責明確，不得跨崗位作業，避免因為不專業造成運輸過程中的質量隱患。在最后的環節中做到嚴格把關。包裝不合格的箱體進行重改后再發出。

2.4.9 提單的確認

貨物離港后，貨代會于出運后三日內提供提單正本。在出運前提單確認及報關單內容信息確認很重要。在確認提單的時候一定要核對仔細，否則就要重新簽發提單，這樣公司不僅僅要額外支付改單費用，還要承擔貨物延期的責任。因為重新出單時間較長，一般需要提供相應的文件，如擔保函、證明函等等說明內容錯誤的原因。這種案例比較多。如操作人員在貨代提供提單確認件的時候沒有仔細核對收貨人一欄，導致提單簽出正本后將掃描件提供給客戶的時候，客戶發現他們的名稱有個單詞輸入錯誤，導致歧義，要求需重新簽發提單，而由此產生的改單費，則由出口公司自己承擔。

2.4.10 費用的確認與貨物跟蹤

在提單確認完畢后，貨代會出具費用確認通知書至發貨人，核對此票貨物的實際發生項目，發貨人亦可對不明的費用提出質疑或者拒付。費用付款完畢后，貨代則會無條件接受發貨人的指令，寄出正本提單或電放提單。

發貨人可以通過船公司的網站根據提單號查詢此票貨物的實際離港時間和預計到港時間，方便跟蹤貨物并及時收款。此處提出要密切關注到港時間，注意及時跟蹤貨物，否則可能會導致收款周期變長。因為出口貨物，遠洋航線較多，突發情況多，航行時間有時并不確定，疏于跟蹤，可能會導致箱子到了，沒人接收滯留目的港的情況，不僅產生額外費用，還會影響收款時間。所以，在我們費用確認與貨物跟蹤的過程中我們一定要跟進，否則就會產生額外的費用及帶來不必要的麻煩。

2.4.11 收匯

收匯一般是指出口企業在出口貨物或提供服務等而產生的應收貨款, 從境外匯入的外幣到境內指定收匯銀行的外幣賬戶上的過程。貝雅特公司較多采用電匯T/T，客人先給30%定金，另外70%是客人見提單(B/L)復印件付清余款。當然也有一些是40%定金，60%見提單。一般只要當貨物發出以后，就會通知客戶，貨物到港以后，通知客戶付剩余貨款，一旦收到貨款以后，我們就會把提單交給客戶，客戶才會憑提單去提貨。

這里要注意的是，電匯屬于商業信用，貨物裝船后，賣方將單據的副本(通常提單)傳真給客戶，客戶收到后即匯錢給賣方，但是如果客戶不匯款，會使賣方既收不到貨款還要支付對外運費，因此，該方式只適應客戶資信好、成交額不大或規格質量統一的商品和庫存積壓商品，對于專為客戶生產的制品，數量又大的商品，嚴禁使用。其次，外匯的去向以及金額的多少，是外匯管理局監管的重點，務必做到金額及來源相一致。有時候會遇到一種問題，客戶會由于寫錯發貨方公司名，造成貨款掛賬進不來。這時需要提供銀行一份擔保函說明事由及金額以及客戶的信息，必要時提供雙方簽訂的合同，已示證明其合法來源。

3 建立科學的流程優化管理系統

對于生產型外貿企業，需要控制生產、銷售、外貿整個過程。在當前信息化普及的大環境下，任何企業的發展擴大都必須依賴一系列的信息化管理系統來協助企業的管理和信息存儲。因此借助外貿ERP管理軟件可以進行有效管理和優化。

ERP外貿軟件，它涵蓋了從詢價接單到收款完成整個流程，即在訂單下發之前分別對客戶及產品進行管理，客戶管理：建立客戶資料、客戶信息搜集與整理；產品管理：了解產品工藝，對產品價格熟悉。根據這兩方面進行報價以及訂單的形成。形成訂單之后，下生產單到工廠，經審核后，產生物料需求BOM表，根據物料情況排定生產計劃。在原材料充足的情況下，做排產安排，ERP協助進行生產工序管理，領料并生產。還包括對生產過程的監管及品質檢驗，合格的產品入倉庫，不合格的重新返工或者產品召回。在物料不充足的情況下，需要原材料的采購。原材料的采購即需要對供應商進行管理。先請購、后采購，收到原材料后進行材料的檢驗，合格的入庫備用，不合格的退回至供應商。供應商提供貨物后會開具發票，即產生應付款。產品檢驗合格入庫后要做產品發貨管理，安排物流進行發貨。后面開具發票做收款催款作業。這種供應鏈式的管理軟件極大的方便了每個環節的有效進行。從客戶管理、訂單管理、生產計劃管理、采購管理、庫存管理、財務管理、發貨管理、物流管理、出口作業管理及單證管理、產品管理以及郵件管理，所有的作業模塊都必須經過上級主管以上人員審核方可進行下面環節的作業，這樣從根本上限制了員工的權限，也杜絕了資源浪費的現象。每個人分工明確，責任落實到個人。其次，通過管理軟件可以清楚地看到公司和客戶的一個基本聯絡狀態，可以根據不同客戶不同市場的具體情況，及時調整公司的外貿策略。

通過ERP軟件管理與控制，使企業的管理更為有效，流程更為優化，使其準時交貨率平均提高50%，誤期率平均降低30%，公司的信譽將大大提高。同時通過精益化管理也會使庫存費用、采購費用、勞動力成本下降，公司的經濟效益將得以提高。

參考文獻

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中圖分類號：F752.62

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)05(a)-104-04