電子檔案風險管理分析

劉桂菊(黑龍江省公路勘察設計院)

電子檔案風險管理分析

劉桂菊
(黑龍江省公路勘察設計院)

摘要:在信息時代這個大的背景下，政治、經濟、文化、教育等諸多領域的運行與發展都已經離不開信息網絡系統。網絡是一個無中心控制機構的社會環境，其主要的工作職責就是作為信息的載體對信息進行傳送，并且具有無國界、無主管等特性。網絡的特性在為人們帶來了利益以及方便的同時，也為人們的日常生活帶來了一定的風險，甚至是毀滅性的風險。

關鍵詞:電子檔案;管理;風險;領域

中圖分類號:F283

文獻標識碼:??: C

文章編號:??:1008－3383(2015)03－0181－01

收稿日期:2014－12－28

1　電子檔案傳統的安全管理

1．1電子檔案相關概念及重要特性

在闡述電子檔案的概念前，首先需要對另一個概念進行介紹，這個概念就是我們所說的電子文件。在電子檔案中可以將電子文檔當作是電子文件的一個最終歸宿，也就是交由檔案管理部門進行管理的那部門電子文件，這兩者之間具有同源的屬性。

1．2電子檔案的重要性

(1)電子檔案具有動態性與實體的虛擬化性

電子檔案的主要是以電子的形式保存在存儲介質中，這就使得其擁有動態性的特性，同時電子檔案還是一種虛擬的文件，其所擁有的邏輯構造以及物理關系是獨立分存的，這兩種屬性只有在用戶進行搜索或是檢索的時候才會有機的結合在一起。通常情況下來講，電子檔案都是儲存在計算機或是網絡中的，因此，對于某一單一的文稿來講，電子檔案的實體是一種無形的存在，是我們不能看見也不能摸到的。由于電子檔案具有信息量巨大的特點，所以在未來進行電子檔案的存儲只可能是分布式進行的，并不是在一個固定的地方進行存儲，當用戶需要調用電子檔案中的資源的時候，可以在任何有網絡的地方進行，不再受到地域的局限。

(2)電子檔案的操作方式是數字化、網絡化以及多媒體化的

傳統的檔案操作幾乎都是純手工的操作方式，而對于電子檔案來講，從進行文件的收集、整理、加工一直到檔案的歸檔，主要都是通過計算機與網絡完成的。電子檔案的操作主要是依靠網絡進行收集信息，對已經收集到的信息等進行信息化的處理，最后利用計算機進行數字化的傳送。

(3)電子檔案可以提供利用交互性以及個性化

在電子檔案的工作方式下，檔案文件的提供者以及檔案文件的使用者都被緊密的聯系在一起，這樣可以使得用戶與用戶之間進行很好的溝通交流，并且在特定的情況下角色會發生一定的轉變，具有提供利用的交互性。同時，電子的檔案的存在形式是一種實時的以及網絡化的，一些檔案文件可以完全不用進行現場的工作而之間在網絡上完成。

1．3對電子檔案安全管理的常規方案

就電子檔案的管理內容來講，對電子檔案的傳統安全管理主要就是確保處于計算機系統各物理位置、邏輯區域、存儲或是傳輸介質中的電子內容，無論在動態的情況下還是靜態的情況下都可以確保具有一定的真實性、完整性以及可用性。但是想要做到以上這幾點，就必將會涉及到電子檔案與人、網絡等諸多部分有關的技術安全或是管理安全等部分，同時這些部分又是相互依賴相互補充的存在。

就電子檔案的管理范圍來看，電子檔案的傳統安全管理涉及到很多的部分，例如硬件安全管理、軟件安全管理以及文件、數據安全管理等等。這些組成部分之間是相互支持、依賴的，無論其中的哪一個環節出現問題，都會對電子檔案的安全性能的造成威脅。

就電子檔案的管理階段來看，傳統的電子檔案安全管理在電子檔案的建立的初期一直到維護期都起到重要的作用，并且涉及到電子檔案的形成、收集直到保管以及利用的全過程，在每一個階段的安全管理均是相輔相成的，并且前一階段檔案安全的工作質量對下一個階段檔案安全的工作質量有著很大程度的影響。

2　電子檔案與風險管理

2．1不確定性

所有對于風險的定義中無一例外地都提到了不確定性的問題。當風險存在的時候，就會存在兩種或者是兩種以上的結果，但是在我們面對風險的時候卻不知道出現的是哪一種。

2．2損失

通常情況下來講，后果中至少有一種是不能讓人們所滿意的。說到風險，人們都會潛意識的認為個人以及組織的資產受到損失，也可能是得到了要比預期的少。

3　對電子檔案進行風險管理需要遵守的原則

3．1電子檔案風險管理的前端控制原則

通常情況下來講，前端控制是現代檔案管理理念中的重要原則，其主要是以生命周期的理論作為基礎，在這一原則中將文件的形成直到永久保存或是銷毀的不同過程作為一個完整的過程。從電子文件形成之時甚至形成之前就對文件從形成一直到歸檔整個過程給予通盤規劃，把可能預先設定的管理功能納入系統之中，并對文件形成和維護進行監督。前端控制是對整個電子文件管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。

3．2全程管理原則

全程管理是一種全面的管理，涉及文件的流程、管理規則、管理方法以及質量要求，從而建立一個涵蓋文件全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。全程管理就是指整個電子文件的形成、積累和管理機制檔案化并且在管理的前端，即從文件生成開始就對電子檔案的整個生命周期進行控制，實施全程檔案化管理。全程管理是一種過程管理，是通過過程控制實現結果控制。

4　結語

在對電子檔案進行管理的過程中，一些不確定的因素給電子檔案的價值帶來了非常大的風險，而在電子檔案管理的過程中引入風險管理，使得信息安全得到了一定的保證，同時也給電子檔案的安全工作帶來了新的希望。現階段從風險管理的角度來考慮電子檔案管理已經成為檔案從業人員的一種重要思路。

參考文獻:

［1］科飛管理咨詢公司著．信息安全管理概論［M］．北京:機械工業出版社，2002: 21－43.

［2］國家檔案局外事辦公室組譯．永久保護真實電子文件(國際學術報告會報告集)［M］．北京:中國檔案出版社，2003: 98－136.

［3］安小米，焦紅艷．文件管理國際標準: ISO15489的內容及特點［J］．中國檔案，2002，(12) : 37－38.