分析檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理

張玉穎(哈爾濱日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司)

分析檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理

張玉穎
(哈爾濱日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司)

摘要:對(duì)于檔案部門來講，確保檔案安全是非常重要的。通過重視對(duì)檔案安全應(yīng)急預(yù)案的管理可以有效的保證檔案的安全，同時(shí)還能對(duì)檔案部門的應(yīng)急反應(yīng)能力進(jìn)行訓(xùn)練，加強(qiáng)檔案部門檔案管理體系的構(gòu)建。現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理部門的應(yīng)急預(yù)案管理仍然存在著一些問題，例如，檔案安全應(yīng)急預(yù)案管理體系建設(shè)并不完善，并且其主要內(nèi)容太過形式化，并沒有合理的考核辦法等。

關(guān)鍵詞:檔案;安全;應(yīng)急;預(yù)案;突發(fā)

1　加強(qiáng)檔案部門的應(yīng)急預(yù)案管理有著非常重要的作用

1.1制定應(yīng)急檔案管理預(yù)案是確保檔案安全的重要方式之一

在人類社會(huì)不斷的發(fā)展過程中，眾多的自然災(zāi)害以及人為的破壞對(duì)檔案都造成了極大的損失，并且這種損失與破壞都是一個(gè)不可逆的的過程。所以，為了將這些突發(fā)情況所造成的損失降低到最小，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理應(yīng)急預(yù)案就顯得尤為重要，通過加強(qiáng)檔案應(yīng)急預(yù)案管理可以有效的為應(yīng)對(duì)突發(fā)情況做好充分的準(zhǔn)備。

1.2通過加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案的管理提高檔案管理部門對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力

應(yīng)急預(yù)案是在遇到突發(fā)緊急情況時(shí)的一個(gè)處理方針，可以高效的應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，并且這也是提升檔案部門處理突發(fā)情況能力的一個(gè)重要方式。作為我國(guó)的檔案管理部門來講，應(yīng)該構(gòu)建出完善的應(yīng)急預(yù)案管理體系，并且明確在這一體系中有關(guān)人員的主要職責(zé)，將工作落實(shí)到每一個(gè)人，組建出具有高效應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的管理規(guī)定，對(duì)檔案管理部門的應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行規(guī)范，這樣對(duì)在突發(fā)事件出現(xiàn)時(shí)作出快速的反映有所幫助;通過制定科學(xué)合理的應(yīng)急預(yù)案對(duì)檔案工作人員對(duì)可能發(fā)生的一些突發(fā)事件進(jìn)行了解，同時(shí)掌握一些突發(fā)事件的發(fā)生情況，盡可能的防止突發(fā)事件進(jìn)一步的擴(kuò)大，同時(shí)要也數(shù)值應(yīng)急的救援方式以及范圍，這樣可以提升處理應(yīng)急事件的主動(dòng)權(quán)。也可以在應(yīng)急預(yù)案制定以及管理、培訓(xùn)的過程中，不定時(shí)的進(jìn)行突發(fā)事件處理的模擬演練，有針對(duì)性的幫助檔案管理人員樹立起危險(xiǎn)意識(shí)，同時(shí)也有助于加強(qiáng)應(yīng)急預(yù)案模擬演練的實(shí)效性與科學(xué)性，進(jìn)一步的加強(qiáng)檔案管理部門的處理突發(fā)事件的能力。

2　檔案部門應(yīng)急預(yù)案管理過程中存在的問題

隨著我國(guó)對(duì)檔案管理工作的重視程度不斷提高，我國(guó)檔案管理部門也開始進(jìn)行突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的制定工作，雖然經(jīng)過多年的努力，并且突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的制定工作已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，并且很多檔案館已經(jīng)構(gòu)建了防范以及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的預(yù)案，并且突發(fā)事件處理的應(yīng)急預(yù)案也越來越受到重視。但是在實(shí)際的工作過程中，仍然存在一些問題。2.1制定的應(yīng)急預(yù)案種類少并且相關(guān)的體系并不完善

現(xiàn)階段，檔案部門依然存在著對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的管理工作缺乏重視以及防范意識(shí)，并且應(yīng)急預(yù)案的體系建設(shè)欠缺的情況廣泛存在。并且有極個(gè)別的檔案部門并沒有根據(jù)自身的實(shí)際情況制定出相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。根據(jù)應(yīng)急預(yù)案的分類來講，作為檔案管理部門均以制定預(yù)防自然災(zāi)害類的應(yīng)急預(yù)案為主，而對(duì)人為破壞情況的應(yīng)急預(yù)案制定的較少，這就使得檔案管理應(yīng)急預(yù)案并不全面。

2.2應(yīng)急預(yù)案的形式過于形式化

通過調(diào)研分析后可以發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)的檔案管理部門所制定的應(yīng)急預(yù)案都過于形式化，并且很多應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容很空，沒有實(shí)際的內(nèi)容，并且所制定的預(yù)案與實(shí)際具有較大的差距，在實(shí)際的操作過程中受到較大的限制。同時(shí)，檔案部門在進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案編制的過程中，大都是互相抄襲，只是為了應(yīng)對(duì)相關(guān)部門的檢查，并沒有結(jié)合自身的實(shí)際情況進(jìn)行制定。正常來講，應(yīng)急預(yù)案的落實(shí)機(jī)制是否完善也在一定程度上影響著，應(yīng)急預(yù)案的可操作性。應(yīng)急預(yù)案通常都具有較強(qiáng)的緊迫性以及實(shí)效性，并且都是將檔案的搶救工作作為是重點(diǎn)、核心，這就要求在制定預(yù)防機(jī)制的過程中要將責(zé)任進(jìn)行分級(jí)落實(shí)，落實(shí)到人。就現(xiàn)階段我國(guó)的檔案應(yīng)急預(yù)案來講，不是健全，缺少健全的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)評(píng)估系統(tǒng)，并且在進(jìn)行檔案存放的過程中將貴重的檔案進(jìn)行集中存放的情況并不多。這種情況也對(duì)應(yīng)對(duì)突發(fā)情況造成了一定的影響，一旦有突發(fā)情況發(fā)生，會(huì)造成不能及時(shí)的將珍貴的檔案進(jìn)行集中搶救或是在搶救的過程中不能很好的分清主次。造成搶救效果的不理想。

2.3應(yīng)急演練不充分，缺少必要的應(yīng)急聯(lián)動(dòng)

在檔案管理部門制定出應(yīng)急預(yù)案后，需要不定期的進(jìn)行應(yīng)急演練工作，例如，在事先沒有任何通知的情況下，進(jìn)行突發(fā)性火災(zāi)的應(yīng)急演練，對(duì)檔案管理部門處理突發(fā)性火災(zāi)的能力進(jìn)行檢查，可以有效的評(píng)估出應(yīng)急演練預(yù)案的有效性。現(xiàn)在很多檔案館都非常重視對(duì)應(yīng)急預(yù)案的演練，但是仍然存在著提前通知，用很長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備的情況，在突發(fā)情況發(fā)生時(shí)，并沒有過多的準(zhǔn)備時(shí)間，并且仍然存在著一些檔案管理部門所制定的應(yīng)急預(yù)案基本上屬于是上交材料，沒有任何實(shí)用性。

2.4要重視對(duì)應(yīng)急預(yù)案的制定與完善工作，確保應(yīng)急預(yù)案的實(shí)效性

對(duì)于應(yīng)急預(yù)案來講，并不應(yīng)該是千篇一律一成不變的。為了確保應(yīng)急預(yù)案的指導(dǎo)性，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身的情況對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂與完善，從而確保應(yīng)急預(yù)案的實(shí)效性。

為此，檔案部門應(yīng)該把握好以下兩種情況下的檔案應(yīng)急預(yù)案修訂與完善工作:一是在模擬演練或應(yīng)急處置結(jié)束后，針對(duì)檔案應(yīng)急預(yù)案的啟動(dòng)和實(shí)施過程中所暴露出的問題和不合實(shí)際之處，檔案應(yīng)急預(yù)案編制小組要高度重視，認(rèn)真抓好應(yīng)急預(yù)案的修訂完善工作，對(duì)預(yù)案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充與完善，對(duì)預(yù)案版本進(jìn)行升級(jí)，建立健全符合檔案部門實(shí)際、科學(xué)高效、操作性強(qiáng)的應(yīng)急預(yù)案;二是隨著環(huán)境的變化，編制出來的應(yīng)急預(yù)案也需要定期加以修訂與完善。檔案部門必須根據(jù)實(shí)際情況，根據(jù)應(yīng)急管理法律法規(guī)的出臺(tái)進(jìn)一步修訂與完善應(yīng)急預(yù)案。檔案部門在開展應(yīng)急預(yù)案修訂完善工作過程中，需要明確分工，責(zé)任到人，明確預(yù)案的修訂范圍與要求，將預(yù)案中暴露出的不科學(xué)或錯(cuò)誤的條款予以調(diào)整或更正，將新的內(nèi)容、新的要求補(bǔ)充到應(yīng)急預(yù)案中去，使應(yīng)急預(yù)案更加符合新形勢(shì)下檔案部門應(yīng)急管理工作實(shí)際，更加科學(xué)合理，切實(shí)可行。

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收稿日期:2014－12－18

中圖分類號(hào):U492

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:C

文章編號(hào):1008－3383(2015)05－0187－01