企業綜合辦公室管理工作的問題與對策研究

李琴+張曉莉

摘 要：辦公室作為綜合辦事機構和企業管理的重要組成部分，主要擔負著“辦事”、“當參謀”的職能，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的樞紐，位置特殊，任務繁重。加強辦公室管理在提高企業工作效率與質量方面具有十分重要的意義，只有客觀分析辦公室管理中普遍存在的問題，探索加強企業綜合辦公室管理的有效途徑，建立健全辦公室管理新機制，才能使辦公室的職能作用在企業改革發展過程中得到充分發揮。

關鍵詞：企業;辦公室管理;對策研究

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A

隨著我國社會主義市場經濟和企業內部的不斷改革發展，辦公室工作面臨更多的困難與壓力，做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應該思考和探索的問題。當前，辦公室工作要緊密結合企業實際，堅持固本強基，充分發揮職能，促進企業內部各項工作全面高效開展。

一、綜合辦公室管理概述

全面深入地認識辦公室的職能、作用、特點，是做好辦公室工作的基礎與前提，也是對辦公室工作人員的基本要求。

（一）綜合辦公室的基本職能

根據辦公室的工作性質及其所處位置，其主要職能可以概括為“辦文”、“辦會”、“辦事”。“辦文”主要是圍繞文書、文件、文字材料開展工作;“辦會”是對各類會議的籌備、組織、服務、管理等工作;“辦事”主要是信息工作、技術工作、日常行政事務和臨時交辦的工作[2]。

（二）綜合辦公室在機關工作中的重要作用

辦公室作用是辦公室通過其職能發揮在組織運轉中所起的作用，包括以下五個方面。

1、參謀助手。主要表現在辦公室必須準確理解上級精神，了解和掌握本單位的實際情況，對各方面信息進行處理，同時還要做好決策的督促、檢查和執行。

2、中心樞紐。假如把單位比作一個人，辦公室就是連接大小動、靜脈血管的心臟，所以對于一個組織來說，辦公室是不可或缺的部門。

3、協調關系。辦公室要協調各方關系，如要協調領導與領導之間的關系、協調領導與群眾的關系、協調本單位與上級相關部門的關系等。通過加強內外協調、互通信息、理順環節、統一認識、確保和諧。

4、窗口形象。辦公室是組織對外展示形象的窗口，一個組織的精神風貌、政策水平、工作作風、辦事效率都可以通過辦公室這個窗口反映出來，

（三）綜合辦公室工作的特點

辦公室工作雖然千頭萬緒，瑣碎而繁雜，但也具有一定的特點，主要體現在[1]：一是從屬性。辦公室的工作要始終遵循為領導服務、為基層服務、為員工服務的基本指導思想。二是政治性。辦公室的工作是體現、執行、貫徹領導意圖的工作，具有很強的政治性和政策性。三是事務性。辦公室的工作大多很具體，電話、文件、會議、接待等等，事務盡管瑣碎，卻非常重要。四是中樞性。辦公室是承上啟下、溝通內外、聯系左右、協調四方的橋梁，是名副其實的中樞機構。五是臨時性。辦公室工作最大的規律就是“沒有規律”，經常會接到領導緊急交辦的任務，工作臨時性、突發性特點比較突出。六是保密性。辦公室是領導的手腳與喉舌，得知組織信息更多更早，對于不能公開或者一定范圍內不能公開的信息就必須做好保密工作。

二、長慶油田油氣銷售分公司綜合辦公室管理現狀

該公司辦公室現有員工7人，其中科級干部2人，一般員工5人。主要負責該公司黨、政、工、團、督察督辦、企業文化、宣傳、信訪、保密、電子公文、檔案、計生、維穩、企地關系、精神文明建設等十五路工作。近年來，該室認真貫徹長慶油田戰略、工作目標和銷售公司黨委、銷售公司的各項決策和部署，依靠辦公室全體人員的智慧和力量，扎實推進各項工作，突出綜合協調和參謀助手作用，解放思想，勇于創新，在主動溝通、真誠服務中樹立了形象，該室各項工作均取得了顯著成效，黨、政、工、團等各路工作分別獲得長慶油田、地方政府、銷售公司各級各類榮譽20余項，部門30余人次先后被長慶油田評為先進個人，該室榮獲長慶油田辦公室系統先進集體榮譽稱號。

（一）實踐經驗

1、圍繞中心，為企業科學決策做好服務

（1）深入調查研究，為領導決策當好參謀。近年來，圍繞落實長慶油田戰略、工作目標和銷售公司黨委、銷售公司的各項決策和部署，多次組成調研組深入基層，在深入調研、溝通、思考的基礎上，形成了高質量的調研報告，提出了供領導決策的建議和意見，為銷售公司經營業務穩定發展奠定了基礎。

（2）抓好建章立制，為領導決策提供制度保障。為完善公司的決策運行機制，按照長慶油田要求，本著“重復的取消、矛盾的統一、過時的廢止、分散的合并、不全的彌補、不明的核清”思路，及時修訂了《銷售公司黨政領導議事規則》，明確了議事原則、內容和程序;完善《銷售公司會議制度》，明確會議內容，明晰職責及承辦部門，為領導層的高效運行提供了制度保障。在日常工作中，高度重視經理辦公會、黨政領導聯席會等的準備，會前及時將部門匯報、需公司決策的議題印發給班子成員，為公司領導提前謀劃、集中議事、集體討論、民主決策、科學決策創造了條件。

2、圍繞中心，為公司各單位、部門有效運行做好服務

（1）強化公文處理工作。進一步修訂了銷售公司公文管理規定，有效確保了公司各類收文、發文都得到較好的處理。辦理的各類收文均按照公文流轉規定和期限進行了處理，公文的清理、歸檔、退還及時。同時嚴格發文程序，嚴把發文關，做到核稿及時，確保了公文質量。

（2）強化協調服務工作。堅持“無差錯服務理念”，無論是年度工作會等大型會議，還是廠情發布會等中小型會議，從材料組織、會場布置、后勤服務等各個環節都進行認真細致的組織安排，做到會前準備充分、會中服務積極、會后總結落實及時。

（3）強化維穩保密工作。堅持定期開展矛盾糾紛排查活動;堅持開展節假日、重大政治活動等敏感時期專項排查調處活動;實行零報告制度，做到了維護穩定工作萬無一失。同時注重保密工作的規范化、制度化建設，加強了保密教育，嚴格保密管理，落實保密監管措施，確保無失、泄密事件發生。

3、加強學習，轉變作風，服務意識和敬業精神明顯提高

（1）加強學習與教育，提高員工思想認識。該室堅持定期、不定期的思想政治理論、長慶油田及銷售公司各項文件會議的學習，及時傳達有關會議精神，合理部門分工，推行a、b、c崗管理，充分調動全員的積極性。

（2）突出崗位培訓，提高員工的綜合素質。每年通過選送人員參加各級專業培訓、崗位交叉、互動學習及加強日常培訓與定期培訓，提高科室工作效率和管理水平，充分挖掘和調動了員工的積極性和創造力。

（二）當前綜合辦公室管理中存在的普遍問題

以油氣銷售公司為例，近幾年來，該公司綜合辦公室在公司、公司黨委的正確領導下，緊緊圍繞中心，扎實工作，主動作為，較好的發揮了職能作用，但與長慶油田建設西部大慶的新形勢和攀登油氣銷售新高峰的新要求還存在較大差距。歸納起來，主要存在以下幾個方面的問題：

1、對辦公室職能在認識上存在誤區。對上級安排的有些工作，雖然得到領導的重視和支持，但在機關業務部門、基層單位卻沒有真正貫徹落實，認為辦公室工作無技術含量，誰都能做;有的認為辦公室就是后勤部門，就是干雜事的;有的還認為辦公室工作量少，所以經常組織活動、學習給他們添麻煩，種種原因造成辦公室工作難以有效開展，辦公室的職能作用沒有真正發揮。

2、辦公室工作人員素質參差不齊。辦公室各項工作的實施，最終要靠辦公室人員去完成，沒有一支精干高效的辦公室人員隊伍，各項部署措施的落實也就會大打折扣。因此，辦公室工作，人員素質最關鍵。而該公司綜合辦公室中由于人員編制少、工作路數多、個別員工文化水平有限、員工之間崗位職責不明確、團隊理論知識學習缺乏等等，削弱了辦公室職能，在工作作風上，更容易出現“推、拖、拉”等不良現象。

三、完善企業綜合辦公室管理的對策

（一）領導重視是做好綜合辦公室工作的前提

領導重視辦公室工作，不把辦公室單純的當作后勤單位，而是重視其參謀、助手作用，將素質高、業務精、能力強的員工配屬到辦公室工作，有關重要的工作都要求辦公室人員參與，多給辦公室人員外出學習調研的機會，生活上多關心、多支持，必然會激發辦公室人員的積極性，辦公室工作就會迸發出新的生機和活力，用工作實績贏得領導和其它部門的支持與配合。

（二）發揮好辦公室主任的作用

辦公室整體作用能否有效發揮，關鍵在于辦公室主任。在辦公室內部，辦公室主任是一室之長，對辦公室全面工作負有領導之責，對辦公室人員的精神狀態、工作水平、工作效能、工作作風起著極為重要的作用;對于領導，他是“服務員、大秘書、參謀”;對于同級階層的領導工作也有著直接影響。因此，一個稱職的辦公室主任必須是一個“全能”的辦公室主任，要具有杰出的辦事能力、突出的管理能力、超強的應變能力、非凡的溝通能力，還要具備一定的知識能力，才能駕馭著辦公室各項工作有序開展。

（三）全面加強辦公室隊伍建設

辦公室工作要實現科學化、規范化和精細化，必須有一支在政治上堅定、業務上高效、作風上過硬的人員隊伍，才能提升辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優質、運轉靈活、管理有序，更好地為領導、為基層、為員工服務。

（四）不斷提升專項工作水平

辦公室要為領導決策提供服務，當好參謀助手，這就要求我們把調研工作作為一個重要任務來抓。必須在充分調查研究的基礎上制定各項實施方案和意見，為領導決策提供最準確、真實的依據。

（五）健全完善各項管理制度

行之有效的管理制度是推動企業綜合辦公室工作正常運行、提高工作效率和保證工作質量的基礎。建立健全崗位責任制，明確辦公室每位工作人員的職責范圍，劃分崗位權責，使員工各負其責、各盡其能，高效率、高質量的完成各自的工作;完善考核激勵機制，激發辦公室人員的工作積極性與主動性，提高工作效率，促進部門內部團結與和諧;嚴明辦公室各項工作紀律，強化團隊意識，提升辦公室凝聚力;完善ABC崗制度，避免因個別員工外出培訓、休假等造成的工作停滯現象;建立個人主動匯報制，即變被動工作為主動，待事情辦結后，個人及時向辦公室主任匯報工作情況、反饋辦理結果，使辦公室各項工作有始有終，避免工作差錯與失誤。

（六）樹立良好形象

辦公室是每個單位的“窗口”，辦公室的工作質量、效率不但直接反映整個機關的精神風貌，一定程度上也影響到領導在群眾中的威信和形象。因此，辦公室工作人員必須始終保持較高的政治覺悟，樹立正確的人生觀、價值觀、利益觀，處理好各方關系，注意自身的言行，杜絕不良工作作風，扎扎實實做好本職工作，帶頭發揮作用，做好表率，努力樹立良好形象。

四、結語

企業綜合辦公室工作雖然是千頭萬緒，任務繁雜的，但也是一個創業興業、煉石成鋼的部門，只要辦公室全體人員凝心聚力，緊緊依靠企業行政黨委，在思想上高度重視，在行動上積極作為，不斷加強辦公室基礎管理，持續推進管理創新，使辦公室各項工作的流程更加優化、崗責更加明晰、考核更加科學、制度更加嚴密，就必然會在企業改革發展過程中做出突出的貢獻。

參考文獻：

[1]著作：李學珍、王淑文.新編辦公室管理實務[M].水利水電出版社.2011年7月

[2]著作：孫榮.現代辦公室管理[M].復旦大學出版社.2012年2月

[3]學位論文：侯婧;企業辦公室和諧管理研究[D].山西財經大學;2010年

作者簡介：李琴，長慶油田油氣銷售分公司，政工師。