淺析檔案管理現(xiàn)代化

淺析檔案管理現(xiàn)代化

李林，曲金玲

（煙臺職業(yè)學(xué)院，山東煙臺264670）

摘要：在任何企業(yè)或組織中都存在著對檔案的管理，所以檔案管理的模式是如今社會比較重視的，由于社會的不斷發(fā)展，對檔案管理模式的要求也越來越高，而檔案管理現(xiàn)代化也逐漸成為了社會現(xiàn)代化發(fā)展的重要組成部分，對當(dāng)今檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，也代表了檔案事業(yè)日后發(fā)展的方向。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；模式

由于現(xiàn)代化這個詞本身就代表了一個不斷發(fā)展的含義，屬于比較前進(jìn)性的詞匯。而國外的一些學(xué)者則認(rèn)為現(xiàn)代化具有一定的方向性，是隨著時代發(fā)展不斷革新的一個過程。由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變和知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，讓檔案管理工作不能滿足于市場經(jīng)濟(jì)、信息化社會發(fā)展的需求，更不能達(dá)到知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。并且由于社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，一些新的科學(xué)技術(shù)被運(yùn)用到檔案管理模式中，逐漸體現(xiàn)出了以往檔案管理模式的落后性，無論是在管理方式上，還是在科技含量上，都不能滿足于日益發(fā)展的檔案事業(yè)。所以，針對這些狀況的出現(xiàn)和檔案事業(yè)在當(dāng)今社會中發(fā)展的狀況，總結(jié)出檔案管理模式的建立需要滿足于當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢，即檔案管理現(xiàn)代化，并且這一模式也代表了當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展的成果。

檔案管理現(xiàn)代化代表了當(dāng)今檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)，也體現(xiàn)出了檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的整體性，在一定程度上表明了檔案管理發(fā)展的方向，而這一模式的實(shí)現(xiàn)是以對人才的培育為基礎(chǔ)的，從而能夠更好的為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化形成了社會現(xiàn)代化的發(fā)展，體現(xiàn)了檔案事業(yè)與當(dāng)今高新技術(shù)結(jié)合的軌跡，在一定程度上推動了傳統(tǒng)檔案管理模式的革新。

一、檔案管理是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢

（一）檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然選擇

檔案管理現(xiàn)代化與社會現(xiàn)代化是緊密相聯(lián)的，也是共同存在的。從客觀的角度來說，檔案管理現(xiàn)代化是以社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化、教育、科技等為基礎(chǔ)條件來發(fā)展的，只有在滿足這些基本的條件之后才能成功的建設(shè)好檔案管理現(xiàn)代化；從宏觀的角度來說，檔案管理現(xiàn)代化形成了社會現(xiàn)代化的發(fā)展，也是現(xiàn)代化發(fā)展的奠基石，建設(shè)規(guī)范化、整體化的檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)了社會現(xiàn)代化發(fā)展的狀況。所以，面對當(dāng)今社會的發(fā)展，要制定出合理的方案來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化這一目標(biāo)，核心任務(wù)就是要大力加強(qiáng)對檔案干部隊(duì)伍整體素質(zhì)的培養(yǎng)，形成利用科學(xué)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的模式，提高對人才的培育力度，以此來推動檔案管理現(xiàn)代化與我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的共同發(fā)展。

（二）檔案管理現(xiàn)代化是其自身發(fā)展的必然趨勢

由于我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，增強(qiáng)了我國的綜合實(shí)力，從而帶動了我國檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。在近些年來，多種檔案管理機(jī)構(gòu)對自身檔案事業(yè)的發(fā)展制訂了相關(guān)的目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)可以加強(qiáng)對檔案管理的整體性，可以將檔案科教作為指導(dǎo)性規(guī)定，根據(jù)檔案科研、教育的發(fā)展，把培育人才作為檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，利用現(xiàn)代化管理模式來實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)所制定的目標(biāo)。打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極創(chuàng)新管理模式，在一定條件下可以借鑒其他國家的檔案管理模式，結(jié)合我國的實(shí)際情況來實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，這樣不但可以保證我國檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的合理性，還可以提高檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，增加檔案管理工作的效率，從而促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。而且，隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，人員素質(zhì)的教育也不斷得到提高，檔案干部隊(duì)伍觀念也在發(fā)生著變化，對檔案管理的方式也有所改進(jìn)，以及檔案管理?xiàng)l件的改善，均體現(xiàn)了檔案事業(yè)自身的發(fā)展。

二、檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)

（一）檔案資源信息化

由于社會的不斷發(fā)展，信息化事業(yè)的發(fā)展也越來越受到各界行業(yè)的關(guān)注，逐漸成為了現(xiàn)代社會發(fā)展的主導(dǎo)力量，在一定程度上推動了檔案資源信息化的發(fā)展。檔案資源信息化是利用信息技術(shù)在檔案管理模式中的應(yīng)用而形成的，是經(jīng)過實(shí)踐而得出的有效方式，利用這種模式可以快速的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的傳遞，使檔案中的一些資料、文件得到有效的保障。利用科學(xué)技術(shù)中的計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案資源和管理過程以信息傳輸?shù)姆绞缴蟼鞯骄W(wǎng)絡(luò)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的整理、規(guī)劃形成檔案資源的有序管理，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，這樣就可以為檔案信息資源的閱覽提供很大的方便，也給信息資源化的開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。信息化的發(fā)展是當(dāng)今社會檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的中心任務(wù)，其主要包含了以下內(nèi)容：（1）明確的指出了檔案信息資源建設(shè)的具體內(nèi)容和建立方式，在檔案信息資源的建設(shè)中可以利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)方式，形成檔案信息資源建設(shè)的規(guī)范化、整體化、共享化，可以根據(jù)這些技術(shù)手段來建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，這樣可以有效的對檔案進(jìn)行分類放置，能夠充分體現(xiàn)出檔案管理模式的有序性；（2）檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，在這一建設(shè)模式中主要包含了對檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的建設(shè)以及對檔案信息資源管理體系的開發(fā)，創(chuàng)建檔案信息資源共享平臺能夠體現(xiàn)檔案管理的透

明度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的方便性，體現(xiàn)了檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化與檔案信息資源管理緊密性。

（二）檔案管理的無紙化、虛擬化

由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理事業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，也逐漸替代檔案管理中的傳統(tǒng)記錄方式，不斷向無紙化、虛擬化的檔案管理記錄方式發(fā)展，在一定程度上促進(jìn)了檔案管理的科技化發(fā)展。當(dāng)今社會中出現(xiàn)的無紙化、虛擬化檔案管理模式與傳統(tǒng)的手工管理模式有很大的區(qū)別，比較突出的不同之處就是對檔案管理對象上實(shí)施不同的管理方式，傳統(tǒng)的管理模式是利用手工紙張的記載來完成對檔案的管理，是將獲得的信息用手寫在紙上來表達(dá)的一種形式，占據(jù)了紙張檔案存放的一定空間，加大了檔案管理的成本與時間；而檔案管理現(xiàn)代化則是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化來實(shí)現(xiàn)對檔案的管理，其主要管理的對象大多數(shù)是針對數(shù)據(jù)來進(jìn)行的，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的網(wǎng)絡(luò)化來實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享、可變、動態(tài)、操控等，極大的方便了對檔案的管理，在一定程度上提高了檔案查閱的效率，而且避免了檔案存儲空間不足現(xiàn)象的出現(xiàn)，有效的節(jié)約了檔案管理的時間和成本。其次是檔案管理的操作上很大的不同之處，在傳統(tǒng)的檔案管理操作方式是利用手工操作，主要是針對檔案的收集、整理、鑒定、編寫、排架、統(tǒng)計(jì)和提供使用等，這些都是依靠于管理人員用手工操作的方式來執(zhí)行的，這樣就需要耗費(fèi)大量的人力資源，還會增加檔案管理人員的工作力度，但工作效率并不高，而使用無紙化、虛擬化的方式來管理檔案，其主要是利用智能化計(jì)算機(jī)的操作方式，將所有的工作流程通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，這樣的操作方式不但能夠節(jié)約人力、物力，還能夠節(jié)約時間，在很大程度上提高檔案管理的工作效率。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

建立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的基礎(chǔ)條件。所以在實(shí)施檔案管理前，需要對檔案管理設(shè)置一定的標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能將檔案管理中的壓力轉(zhuǎn)變?yōu)閯恿Γ饾u向制定的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展。而現(xiàn)在的檔案管理是將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展的基石，利用科學(xué)技術(shù)手段來滿足現(xiàn)代社會對檔案管理事業(yè)的需求。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，所以，即使利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，也要對科學(xué)技術(shù)中的檔案信息共享和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案事業(yè)的發(fā)展，尤其要重視對檔案中數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的輸送、檔案資料的共享等，不能忽視對這些因素的規(guī)范，只有這樣才能逐漸完善檔案管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化，從而才能保障檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。若是在檔案管理模式中沒有建立標(biāo)準(zhǔn)化方案，那么所謂的檔案管理現(xiàn)代化也只能是紙上談兵，沒有實(shí)際的意義。

三、加快檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的策略

（一）及時革新檔案管理的觀念

俗話說“世上沒有做不到的事，只有想不到的事”，所以，在人們做某一件事之前都是事先考慮好的才去做，只有在思想中形成正確的觀念，才能把事情做好。而對于檔案管理來說也是一樣的，檔案管理的觀念體現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，若是沒有形成一定的檔案管理觀念的現(xiàn)代化，只會造成檔案管理模式上的混亂，即使在檔案管理模式上存在有很強(qiáng)的保護(hù)措施，也不能有效的處理檔案管理觀念上存在的落后性，容易阻礙檔案管理的發(fā)展，這樣的檔案管理模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足于當(dāng)今社會對檔案事業(yè)的需求。所以，及時的革新檔案管理觀念是非常重要的，對于更新檔案管理觀念的方式來說，第一，要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思維觀念和對目前檔案管理的看法，及時增加檔案管理的新知識，時刻關(guān)注檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢，跟上時代發(fā)展的腳步；第二，檔案管理人員要不斷的對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，努力探索最佳的檔案管理方式，結(jié)合時代發(fā)展的新特點(diǎn)，制定出與現(xiàn)代社會相符合的管理方式；第三，檔案管理人員要敢于利用自身的優(yōu)勢，大膽進(jìn)行實(shí)踐與創(chuàng)新，及時總結(jié)以往對檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，以此來完善檔案管理模式。

（二）構(gòu)建與現(xiàn)代化相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理體系

若是想要全面的促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，就需要及時更新檔案管理體系，以此來滿足檔案管理的連續(xù)性、整體性發(fā)展。從不同的角度來說，需要建設(shè)者跟上時代發(fā)展的腳步，提高對檔案管理現(xiàn)代化模式的發(fā)展，而檔案工作是以整體的工作作為發(fā)展基礎(chǔ)的，在日后的發(fā)展中時刻面臨著與時代發(fā)展相適應(yīng)的問題。但由于科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，檔案管理事業(yè)的發(fā)展又面臨著一些新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，而由于科學(xué)技術(shù)的推動，使檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化模式邁進(jìn)，尤其是各個行業(yè)中對檔案的管理大力應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，在辦公條件上實(shí)現(xiàn)了無紙化、虛擬化，在一定程度上促進(jìn)了檔案管理設(shè)備上的先進(jìn)行，使檔案信息的獲取、輸送、處理、存儲、管理等實(shí)現(xiàn)了最大程度生的精確性，也形成了檔案管理現(xiàn)代化和自動化。而對于檔案管理中的工作人員來說，需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷的創(chuàng)新管理模式，只有這樣才能更好的抓住機(jī)遇，有效的面對挑戰(zhàn)，同時還需要加強(qiáng)自身對檔案管理事業(yè)的責(zé)任感，提高服務(wù)意識，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

（三）提高檔案工作人員的工作素質(zhì)，打造科技化檔案人才

培育檔案管理人才是建設(shè)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)條件。因?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化信息的傳遞是依靠于檔案工作人員的專業(yè)知識來實(shí)現(xiàn)的，從某種角度來說就是檔案管理者的知識性勞動，而檔案現(xiàn)代化管理對人才的要求也越來越嚴(yán)格，所以只有具備現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)科學(xué)管理方法的人才才能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需求。但僅僅掌握現(xiàn)代化技術(shù)還不能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，這就要求檔案管理人員具有良好的素質(zhì)教養(yǎng)，以及能吃苦耐勞、愿意奉獻(xiàn)的精神，還要擁有良好的智力與知識結(jié)構(gòu)及檔案管理現(xiàn)代化形成有效的結(jié)合，從而體現(xiàn)出檔案管理工作者的管理能力。

四、小結(jié)

根據(jù)以上對檔案管理現(xiàn)代化的分析研究可知，檔案現(xiàn)代化的發(fā)展是以科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為基礎(chǔ)的，是以信息化、網(wǎng)絡(luò)化、知識化為主的管理模式。

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