我國干部人事檔案管理優化策略

□文/林穎君

（西安鐵路職業技術學院陜西·西安）

干部人事檔案記載的是干部職工的個人經歷、政治思想、工作實效等內容，它是組織人事等部門對干部職工進行選拔和任用的重要依據。當前我國干部人事檔案管理工作中還存在許多問題，需要找出措施對其優化。

一、我國干部人事檔案管理工作中存在的問題

隨著我國人事制度的不斷改革，干部人事檔案的管理工作也在隨之不斷發展變化。目前，我國干部人事檔案管理工作的突出問題表現在以下幾個方面：

（一）管理制度不完善。干部人事檔案管理工作的有效開展需要健全的制度做保障，完善的規章制度可以確保干部人事檔案管理工作的規范化、科學化。目前，我國的干部人事檔案管理制度還不健全，檔案轉入轉出的審批手續不完善，缺乏相應的工作制度和借閱制度。有些部門雖有制度，但是管理人員并不按照制度開展工作，把現有制度當作擺設，在進行檔案管理時隨心所欲。檔案管理制度的不健全不完善，會直接導致檔案管理工作無章可循，缺乏依據。

（二）缺乏檔案意識。檔案管理人員、干部職工和相關職能部門只有在工作中相互配合、在思想上提高對檔案管理的認識，才能做好干部人事檔案管理工作。就現階段我國干部人事檔案管理現狀來看，還存在許多不和諧的現象：部分部門有關人員晉升、晉職的報表不能及時提交到干部人事檔案管理部門；檔案管理人員不能及時把資料接收整理，造成資料遺失；部分干部職工不重視自己的檔案資料，把其作為自己的私有財產，不及時上交到檔案管理部門等等，這些都對實現干部人事檔案的有效管理起到了抑制作用。

（三）檔案材料缺乏完整性。干部人事檔案材料是選拔任用干部的重要依據，它需要對干部的情況和歷史全面的反映。但目前我國干部人事檔案資料完整性的缺乏主要體現在：第一，檔案材料內容不完整。主要體現在檔案材料缺乏干部職工提升、晉職、參加培訓、進修的相關記載，入黨相關材料的缺失，工作調離的材料不完整等等；第二，檔案材料手續不完備。干部職工的檔案材料具有相對獨立性，每份材料的內容都由幾部分組成，可在干部職工的人事檔案中普遍缺乏不同類型的手續。

（四）檔案材料缺乏真實性。干部人事檔案具有原始性、唯一性和真實性等特點，是對干部職工最原始的記錄。干部人事檔案的核心是材料的真實性，它是干部人事檔案賴以生存的前提條件，政府機關部門在選拔、任用干部時，只有保障材料的真實可靠，才能為干部隊伍建設提供優質的服務。材料的真實可靠是指干部職工的檔案材料在時間上要具有連續性，前后內容相一致，不能出現矛盾的現象。但是目前干部人事檔案的實際情況是檔案材料嚴重缺乏真實性，出生日期、工作時間、入黨入團時間隨便填寫，各個表中體現的內容不一致，并且還出現了工齡越填越早，學歷越填越高的現象，這些都嚴重背離了檔案材料真實性的原則。

（五）檔案材料缺乏規范性和嚴肅性。干部人事檔案材料關系到每個干部和職工的切身利益，它是相關部門進行人事決策的重要依據，這就要求檔案材料的規范性和嚴肅性。但我國現階段的干部人事檔案材料在規范性和嚴肅性上出現了許多問題：首先，檔案材料用紙不規范。檔案材料用紙缺乏統一性，各類型的紙張都有，并且裝訂規格也不一樣，材料看起來雜亂無章；其次，內容書寫不規范。對檔案材料進行書寫時，各種類型的筆都有，不能按照規定使用統一的碳素筆，并且年號的填寫也普遍采用縮寫；再次，檔案材料填寫不嚴肅。部分干部職工表格內容的填寫很隨意，用字不規范；最后，材料轉進不嚴肅。干部職工的材料遞交過程中，存在由他人代交的現象，并且材料缺乏嚴密包封，缺少相關單位的公章或密封簽。

二、我國干部人事檔案管理工作優化策略

面對我國干部人事檔案管理工作存在的眾多問題，須找出科學合理的解決對策，從根本上做好干部人事檔案管理工作。

（一）高度重視，提高檔案管理水平。干部人事檔案是組織提升選拔干部的重要依據，只有確保它的重要地位，才能有效做好干部人事檔案的管理工作。檔案管理水平的提高，必須要使領導重視檔案管理工作，這就要求干部人事檔案管理部門保持向領導匯報檔案管理情況的經常性，使其切實了解檔案管理工作中存在的問題，幫助檔案管理工作人員提高管理水平。

（二）加大宣傳力度，強化檔案管理意識。干部人事檔案管理水平的提升，不僅需要檔案管理人員技能水平的提升，還需要廣大干部職工從根本上提高自身的檔案意識，要不斷把干部人事檔案的重要性向全體干部職工進行灌輸，使其充分掌握干部人事檔案管理的有關常識，避免檔案材料填寫時出現弄虛作假、偷工減料的現象。通過提高干部職工的檔案思想，才能保證檔案材料按要求提交給檔案管理部門，同時檔案管理的工作人員才會按照規章制度妥善管理好干部職工的檔案材料。檔案管理規章制度的宣傳要通過多種形式、多種媒介，提高干部職工的學習積極性，最終達到干部職工檔案管理意識的強化。

（三）完善檔案管理制度，規范檔案管理程序。干部人事檔案管理工作的前提是制度的建立與完善。檔案管理是一項冗雜的工作，只有建立完善相關的管理制度，才能從根本上保證檔案管理工作有條不紊地進行。相應管理制度的建立主要要做到：第一，建立并完善檔案管理的各項規章制度，檔案管理人員的日常工作必須嚴格按照規章制度科學合理的開展；第二，嚴厲處罰檔案材料遞交不及時、亂涂亂改、虛假填寫的行為；第三，檔案材料的用紙用筆必須嚴格統一，填寫要規范，禁止使用諧音字、同音字、簡化字。

（四）做好檔案材料收集工作，對檔案材料進行嚴格把關。檔案材料能夠反映干部職工的全貌，只有對干部人事檔案材料進行完整、全面的收集，才能達到“檔即其人”的良好效果。檔案材料的完整收集是干部人事檔案管理的基礎工作和重要環節，保證檔案材料的完整性、真實性和嚴肅性，需要對檔案材料及時、全面、準備的收集。檔案管理人員必須嚴格按照工作要求把檔案材料收集全，為下一步的檔案管理工作打好基礎。同一人的檔案材料要收集到一起，及時裝入到個人檔案之中。對有疑問的材料，檔案管理人員要認真審查，通過干部職工的確認修改之后才可歸檔。同時檔案管理人員還需嚴格按照檔案鑒別歸檔要求，幫助干部職工把檔案材料填寫詳實、手續準備充分。

（五）提高檔案管理人員綜合素質，保證檔案管理質量。干部人事檔案管理工作的根本保證是工作人員強烈的責任感和較高的思想政治素質。檔案管理是一項復雜繁重的工作，工作人員長時間的與文字、表格相處，難免會感到寂寞、枯燥，這就需要檔案管理人員具有無私奉獻的精神，工作認真嚴謹。由于干部人事檔案資料是對干部職工選拔、提升的重要依據，關系到每一個干部職工的切身利益，這就需要檔案管理人員樹立正確的人生觀、世界觀、價值觀，對自己工作的重要性具有深刻的認識，做到淡泊名利、愛崗敬業，為檔案材料的保管和開發做出自己的貢獻。

綜上所述，干部人事檔案管理是一項復雜繁瑣的工作，關系到每一個干部職工的切身利益，各部門領導需要加大對檔案管理的重視，社會各界要做好檔案管理的宣傳工作，同時還要建立健全檔案管理制度，做好檔案材料收集工作，提高檔案管理人員綜合素質，只有這樣才能提高我國檔案管理的質量，使其更好地為社會服務。

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