機關事業(yè)單位干部人事檔案管理思考

□文/林彥婷

（青島市人力資源和社會保障局 山東·青島）

一、機關事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀

山東省機關事業(yè)單位目前仍沿用傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權限，由主管的組織或人事部門進行統(tǒng)一管理，多數(shù)單位是由負責人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業(yè)的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式層面，尚未大規(guī)模采用現(xiàn)代化的電子技術手段建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，導致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復勞動現(xiàn)象嚴重。在檔案審核和干部基本信息認定方面，很多地方和單位仍沿用舊時的標準，未能及時更新檔案管理人員的知識技能，導致某些干部的基本情況和個人經歷等信息不準確，甚至不真實。

2014年底，省委組織部下發(fā)了《全省干部人事檔案專項審核工作實施方案》，全面部署了針對山東省公務員、參照公務員法管理人員、國有企事業(yè)單位人員的檔案專項審核工作，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及社會關系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實準確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。

二、機關事業(yè)單位干部人事檔案管理中存在的問題

（一）有關方面對人事檔案重要性的認識程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認識不充分。檔案管理工作常常被認為僅僅是紙質材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務。導致檔案工作常常處于被動應付狀態(tài)，用哪本查哪本，調哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會入檔，因此填寫時態(tài)度較隨意，經常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個人的工資獎金、福利待遇、勞動保障、組織關系等密切相關，更關系到干部的晉升、調動、退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。

（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實則對從業(yè)人員素質要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責任心，又要有檔案工作和人事工作的經驗背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎性工作，對干部信息的甄別、審核、認定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。

（三）檔案材料的完整性、準確性、真實性有待提高

1、檔案材料填寫不規(guī)范，內容不一致。干部人事檔案中最重要的內容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學歷學位、工作經歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個人填寫的檔案材料中，經常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認定工作增加了不必要的麻煩。

2、檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。隨著近些年干部人事檔案造假現(xiàn)象屢屢曝光，干部檔案的真實性問題成為關注焦點。有些干部早年因為入團、參軍或招工年齡不夠將年齡改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達到爭取提拔機會、延長任期等目的借助職務之便將年齡改小、學歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調動，從企業(yè)到事業(yè)單位再到機關，一步步解決編制問題。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因為違規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀處理，甚至只是政治前途暫時受阻；二是因為缺乏糾錯機制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動調查程序、由誰調查、怎樣調查，整個過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標準化的流程。

3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實際情況有出入。檔案材料內容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實完善檔案內容，才能客觀地全面反映干部的真實情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎勵材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學取得的學歷學位材料，職務職稱調整、調動形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響檔案材料的完整性。例如，學歷材料一般要有入學、上學、畢業(yè)三個環(huán)節(jié)的系列材料才算完備，有的干部檔案中學歷材料只有畢業(yè)生登記表或者畢業(yè)證書復印件，材料不完備導致學歷認定工作較為困難。

4、檔案轉遞及材料收集過程中審核、把關不嚴格。干部人事檔案管理中會出現(xiàn)材料不完備、不真實的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴把關。一方面雖然管檔單位都會制定人事檔案管理制度，但是實際操作中往往執(zhí)行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉入轉出干部檔案時，不出具介紹信，不辦理查借閱手續(xù)，不按要求填寫檔案轉遞單，不及時回復回執(zhí)單等，形成檔案管理漏洞，導致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現(xiàn)象時有發(fā)生；另一方面由于檔案管理人員業(yè)務不夠精通、經驗不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準確、不真實的情況時，或沒有能力判斷甄別，或當時發(fā)現(xiàn)卻沒有及時處理，導致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續(xù)的檔案管理工作帶來一系列麻煩。

（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統(tǒng)的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務也處于被動、滯后的服務狀態(tài)。有些單位甚至沒有專業(yè)化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術人才、建立先進的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發(fā)了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數(shù)據(jù)更新維護不及時，經常出現(xiàn)各個庫的信息互相矛盾的現(xiàn)象。因此，當前干部人事檔案信息開發(fā)利用最大的難點在于能否開發(fā)一款可以整合信息、實現(xiàn)資源共享，方便更新維護、可操作性強的信息管理系統(tǒng)軟件。

三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議

（一）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平，確保干部人事檔案的完整性、準確性、真實性

1、成立檔案管理中心，設置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機關事業(yè)單位以局為單位，設立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設施。設置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等工作。在人員選擇標準上，必須滿足政治覺悟高、責任心強、工作作風踏實嚴謹條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進行檔案和計算機方面的上崗培訓，建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍。

2、嚴把檔案材料入口關，確保檔案材料及時收集、歸檔。在機關事業(yè)單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進行嚴格審核把關，按照干部人事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補充的檔案材料及時通知到單位或個人，限期補充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規(guī)范和要求，應當制定詳細的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時應強調入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯(lián)系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時歸入個人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時，應做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實、準確的個人信息。

3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉遞順暢。

檔案管理部門在與干部個人溝通時，經常會出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認為檔案不重要，缺材料也沒關系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時補充收集檔案材料。此外，還應當加強檔案管理部門與紀檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協(xié)調，加強本單位內部各工作機構在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協(xié)調，確保人事檔案及檔案材料轉遞順暢、收集齊全、歸檔及時。

（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)

1、做好檔案管理信息化前期準備，即做好紙質檔案的完善工作，這是建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的依據(jù)和基礎。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進行二級分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級分類的基礎上進行。

2、著手建設干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應該按照機關事業(yè)單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進行相關的計算機技術培訓，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護。

3、加強人事檔案信息動態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價值。檔案管理部門應制定規(guī)范的工作流程，及時做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報送的信息和數(shù)據(jù)，加快統(tǒng)計上報時效性。

4、嚴格安全保密制度，迎接網絡環(huán)境挑戰(zhàn)。檔案管理人員應嚴格遵守人事檔案管理的相關政策，對檔案資料的保密級別進行細分界定，運用計算機的加密功能對不同保密級別的信息進行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護工作，確保檔案資料的安全和完整。

［1］林曉云.淺析人事檔案的管理與利用［J］.北京檔案，2010.8.

［2］秦金霞.“三齡一歷”：干部人事檔案管理的重中之重［J］.蘭臺世界，2011.6.

［3］武慶文.新形勢下人事檔案管理的信息化建設分析與研究［J］.人力資源管理，2015.1.