小議會計檔案資料的收集整理

侯 平

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案。學校會計檔案是學校在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存價值的資料，是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據，它可以為學校及社會制定經營決策提供參考。

《會計基礎工作規范》（以下簡稱《規范》）第四十五條規定：“各單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應當建立檔案，妥善保管。會計檔案建檔要求、保管期限、銷毀辦法等依據《會計檔案管理辦法》的規定進行。”隨著社會的發展，學校會計檔案正在不斷被給予高度重視和利用，已成為學校建設和社會發展的重要組成部分。因此，適應社會信息化進程需要，做好新形勢下學校會計檔案的收集整理及開發利用已迫在眉睫。

一、提高認識，加強領導，完善會計檔案管理體系

《規范》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”做好會計檔案工作，第一要加強領導，配備責任心強、專業技能水平高的人員管理會計檔案。會計檔案資料具有專業性、廣泛性和嚴密性的特點，因此會計檔案應實行專業化管理，會計檔案管理人員不僅要有檔案管理專業知識，還要具備會計專業知識，同時，還應將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計人員崗位培訓及繼續教育內容，常抓不懈，與時俱進，以不斷提高業務能力和水平。第二，要建立并完善會計檔案工作規章制度。“無規矩不成方圓”，要根據相關法律法規要求，結合學校工作實際，完善各項會計工作規章制度，特別是建立會計檔案歸檔的各項制度，規范會計檔案的收集整理方法、方式，使會計檔案工作有章可循，有法可依。

二、做好會計檔案工作

檔案工作包括檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管利用、編研及鑒定銷毀等一系列環節。

做好會計檔案工作的第一步是要做好會計檔案資源的前端控制，以確保收集檔案材料的準確、齊全和完整。收集的時候要注意兩個范圍：一是所需要收集檔案的時間范圍，二是應收檔案的內容范圍，兩者縱橫交織。會計檔案一般是在會計年度終了后，暫由財務部門保管一年，期滿后再向學校檔案部門移交，時間間隔比較長，因此在日常工作中要做好相關文件資料的收集及分類整理工作，如會計憑證等，應以時間為軸線，按照問題分類法，在日常工作中有計劃性、階段性的做好各類憑證的收集、分類工作，要注意做到應收盡收。

做好會計檔案的第二步是要做好檔案的整理工作。會計檔案的質量要求是盡量保持其形成規律，保持彼此之間的有機聯系，按照分類方案和歸檔范圍的要求，依據年度、級別、保管期限分別進行組卷。組卷的過程中要要注意嚴格執行相關的法律法規及規章制度要求，如裝訂頁數的限制（一般不超過200頁）、卷內文件排列方法、編寫頁號的具體要求等，以保證案卷的整理質量。案卷裝訂要注意拆除金屬物和其他多余的原裝訂材料、整理不規范的紙張，對已污損的文件進行必要的去污和修補，仔細檢查確定無誤后，再裝訂，確保裝訂好的案卷牢固、整齊、不漏頁。

做好會計檔案的第三步是要做好會計檔案的信息化工作。隨著現代技術的發展，信息化已經成為現代檔案管理的基礎性業務。《規范》要求：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”會計檔案信息化作為現代會計檔案工作的基礎，在信息化工作中要融入檔案鑒定、收集、保管、編研和提供利用的方方面面，因此，我們財務部門要不斷提高人員技能，結合學校實際做好會計檔案的信息化工作，這對提高會計檔案的利用率和編研能力都將起到很大的作用。

做好會計檔案工作的最后一步是要做好向學校檔案部門的移交工作。會計檔案作為學校綜合檔案的一部分，必須按期將應歸檔的檔案全部移交學校檔案部門，由其進行集中統一管理。因為會計檔案的特殊性，檔案部門接收保管的會計檔案，原則上保持會計部門原卷冊的封裝，以分清責任。至此，會計檔案的整理歸檔工作完成。

總之，學校會計檔案工作是學校財務工作和檔案工作的重要組成部分，我們要充分認識做好會計檔案工作的重要意義，結合實際、與時俱進，認真做好會計檔案工作，為學校和社會發展積累財富。

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