關于財務關于財務檔案管理工作的思索

陳疆燕

摘 要：財務檔案，是單位在正常運行中實施各種活動在財務方面的反映，是各種信息的反饋。是單位作出發展戰略所依據的財務支撐，因此對于單位具有重要的意義。筆者根據我國各單位存在的問題，結合自己本身的工作經驗，提出解決問題的幾點建議，使單位建立起財務檔案管理體系。

關鍵詞：財務檔案管理；問題；建議

財務檔案，是單位在正常運行中實施各種活動在財務方面的反映，是各種信息的財務反饋。同時也是單位作出各種發展決策中參考的極其重要的資料，其對單位意義不言而喻。一個單位對財務檔案工作的重視程度，決定著一個單位財務資金方面的安全和穩定。

有效的財務檔案管理有助于單位管理水平的提升和優化升級，財務檔案包含的是歷史財務信息，是企業管理方面所必須的，有助于彌補企業的管理。因此，加強對財務檔案管理工作，提高財務檔案管理者的水平，是決策者們要思索和探討的問題。

目前，在我國現階段國情和體制下，很多單位對財務檔案管理的重要性怎么重視，對財務檔案管理的認識，還停留在計劃經濟體制下的管理，沒有認清財務檔案管理對單位發展的重要性，因此在檔案管理發展跟單位發展不匹配，甚至制約著單位的發展。有的單位漠視財務檔案管理工作，極其不重視，財務檔案室沒有配備專門的設備，導致一些重要的財務檔案損壞丟失，當單位決策需要財務方面的支持時，卻沒有這方面數據的支持，因此對單位的發展造成了很重要的損失。

我國很多單位的財務檔案管理者基本上都兼任財務會計，不是檔案專業出身，對檔案管理方面缺乏專業性知識，對檔案管理的認識也僅存在于日常的規整，保存，沒有認識到檔案管理工作的重要性。因此，很多單位財務檔案管理的水平可想而知，造成了財務檔案管理工作的混亂。當單位急需作出發展決策時，需要相關財務數據方面的支持時，尋找相應的檔案需要花費大量的人力物力，造成效率降低，引起了極大的浪費。另外，財務會計兼任檔案管理也不合理，很多單位會計一邊做賬一邊保存自己做的賬務，不符合企業內控相互分離的崗位分離制度，對單位的財務安全方面存在著重大的影響。另外，很多單位都是年齡比較大的或者接近退休的去管理財務檔案，他們沒有足夠的精力管理好單位的財務檔案，當然，更不用提及管理水平的升華了。因此，以上導致財務檔案的管理的效果不是很理想。

在我國很多單位財務檔案管理工作的機構設置也存在著很多的問題，很多單位一把手對管理工作重視程度不足，認為財務檔案管理部門不重要，可有可無，對檔案管理工作者的積極性也造成了很壞的影響。在這種情形下，單位是不可能管理好財務檔案的。同時單位在檔案的管理部門設定的過程中沒有結合單位內部的具體情況，結合實際做好規劃工作。在財務檔案管理的工作制度和考核制度等各方面還存在著相應的問題。這樣就產生了工作比別的部門多，待遇沒別的部門高的情形，而且檔案管理工作也是很繁瑣的一項工作，因此財務檔案管理的效率不高在這種情形下也是正常的。

對于以上影響制約著財務檔案管理的情形，在我國廣泛存在，跟我國現階段市場經濟體制不匹配，更嚴重的是制約著一個單位的發展。試想，如果單位作出錯誤的決策，那后果是可想而知的。因此，針對檔案管理工作，筆者提出以下幾點建議：

第一是加強對財務檔案管理工作的重視程度，尤其是加強單位領導的重視。使領導真正認識到財務檔案管理工作的意義，以及其對單位長遠發展的重要性。不能使領導的認識僅僅停留在對檔案管理的初級認知上。要真真正正的讓財務檔案管理工作得到領導的認同。另外，要加強對財務檔案的宣傳工作，要讓整個單位的其他部門都認識到其對單位發展的意義，當需要在配合財務工作時，加強各個部門的合作和聯系，上下一條心，共同提高財務檔案管理工作的水平。同時，也要加強對財務檔案管理設備的升級，每年都要為財務檔案管理設備留有專門的預算，保證設備的更新換代，這樣能防止財務檔案的丟失損毀，也避免了單位資源的嚴重浪費。單位也要建立財務管理檔案體系，將其納入到單位的整體規劃中，使財務檔案管理有章可循，規范財務檔案管理工作。

第二是提高財務檔案管理者的能力，最好在單位不要存在著財務會計兼任檔案管理者的情形。每個單位要結合本單位的實際情況，制定出財務檔案管理者培訓方案，把對這些管理者的培訓納入企業年度培訓計劃中，并使其常態化。對財務檔案管理者的培訓日常化、常態化不僅僅是提高檔案管理者的業務能力，更重要的是單位財務管理檔案效率的提高，使單位收益，提高一個單位的可持續發展能力。同時，要實施相應的對管理者的獎懲制度，這樣一方面能提升工作人員的積極性，另一方面能在日常工作中加強負責的態度，減少在工作中的疏漏，提高檔案管理工作的合理性和積極性。對于會計兼任檔案管理者的情形，由于每個單位實際情況不同，因此，對于條件不夠的單位，要制定出相應的監督方案，確保財務工作的安全，防止財務貪腐行為的發生。

第三是單位對財務檔案管理工作的機構設置進行不斷的完善。把財務檔案部門的重要性進行提升，不能使管理人員存在不被單位重視的意識，提高其管理工作的意識。當出現財務檔案管理工作業務量很大的時候，要合理分配相關人員去幫助檔案管理者，做一些輔助性的工作，同時根據單位的具體情況，給予一定的加班補助。同時要建立適應本單位情形的財務管理數據庫，因為隨著單位的發展，單位財務檔案工作一項很大的工作，如果不建立其自己的數據庫系統。當尋找單位急需發展的財務數據時，那是相當費時費力，造成極大的資源浪費。并且要定期對系統進行升級和更新，將科學技術運用到財務檔案管理中，提高財務檔案管理的整體工作效率。

財務檔案管理對企業的重要性不言而喻，是企業實現其戰略發展的重要財務信息來源，為實現其戰略目標提供信息支撐，因此，必須得到企業上下的重視。單位應當建立立足于本身的財務檔案管理體系，提高管理人員的業務能力，使管理有章可循，提高財務檔案管理的效率。