人事檔案管理平臺的開發與實現

摘 要：人事檔案記錄了個人各項社會活動的重要信息，是企事業單位人事部門開展人力資源管理的重要依據。隨著信息化時代的到來，為了切實提高人事檔案管理效率及質量，必須加快人事檔案管理平臺的建設。因此，文章重點以人事檔案管理平臺的設計與開發為基本主線，通過系統需求分析、設計、測試等內容，對人事檔案管理平臺的開發與實現進行了探討。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化；開發

信息時代的到來推動了信息技術及計算機技術的迅速發展與廣泛普及，并推動了整個社會的變革，檔案管理也成功步入了現代化管理的行列，并為檔案管理信息化建設提供了保證。作為人力資源管理及服務性單位，人事部門掌握著企事業單位所有的人力資源信息，加快人事檔案信息化建設，有助于更有效地利用此類資源，加強人力資源建設，推動企事業單位的持續、健康發展。

1 系統需求分析

1.1 系統功能分析

隨著信息量的逐步增大及信息技術的飛速發展，人事檔案管理必須滿足對員工、部門、崗位、工資等信息的高效管理與查詢。文章所開發人事檔案管理平臺必須完成如下任務：（1）輸入各員工不同信息；（2）能夠對各員工的信息加以修改；（3）能夠及時刪除辭職、離職、轉出、退休等員工的信息；（4）依據固定條件，對滿足條件的員工信息加以查詢和統計；（5）輸出、打印查詢與統計結果；（6）使用幫助。

1.2 系統性能需求

1.2.1 系統硬件環境。由于最低配置下系統的性能常常出現不盡人意的情況，當前硬件性能已較成熟，且價格不高，為此，應盡量提高服務器端配置硬件的性能。文章所采用處理器應為InterPentium11226MX或以上；內存要求為64MB及以上；硬盤空間在2GB及以上；顯卡配置器應為SVGA及以上。

1.2.2 系統軟件環境。要求系統操作系統為WindowsXP及以上。

2 系統開發與設計

2.1 功能模塊開發

文章所設計人事檔案管理平臺，主要包括五大功能模塊，分別

為系統、幫助、查詢、維護、報表等模塊，功能模塊圖見圖1所示。

圖1 人事檔案管理平臺功能模塊圖

2.2 數據庫開發

2.2.1 數據庫結構。為了能夠將用戶所需數據要求科學地予以表達，通常需要對信息模型進行構建。所謂的“信息模型”，即面向問題的一種數據模型，主要是依據用戶觀點，對信息數據進行模型的構建，對用戶所看到數據進行描述，以便對用戶現實環境加以反映，同軟件實現方法沒有關系。常用信息模型構建方法為實體--聯系法，該方法采用實體-聯系圖對現實世界之實體加以描述，不涉及系統中此類實體的實現方法，采用該法所描述的概念性模型，往往又被稱為ER模型。通常而言，軟件中很多數據需長期進行保存，為了有效減少數據的冗余，對所修改數據加以簡化，必須規范數據。

2.2.2 ER模型。ER模型主要包括實體、聯系、屬性等部分。實體相互間存在如下種聯系，有一對一聯系，也有一對多、多對多的聯系。通常而言，采用實體、屬性對現實問題加以理解，因而ER模型同人的具體思維模式較為接近。ER模型采用的是簡單的符號及圖形對問題進行表示和理解，即使不是專業人士，也可以很容易地進行理解。

2.2.3 數據庫的實現。對于系統的數據流而言，其主要負責對系統邏輯模型加以描述，系統數據流并無物理元素，只是對系統中信息的流動及處理情況加以描繪。由于數據流表示的是系統邏輯圖形，即便非專業人士也能夠理解，因此，屬于較好的通訊工具。除此以外，設計數據流時還需要考慮到系統的基本邏輯功能，無需考慮功能的實現，因此，對于軟件設計而言出發點較好。

3 系統功能的實現

對于功能菜單而言，其設計思路如下：從系統維護、查詢、統計等需求出發，考慮到便于操作等要求，必須盡量全面覆蓋人事檔案管理需要，使用戶既能對人員信息進行更新和修改，又能對最新信息進行查詢，還能依據需要及口徑，對信息進行統計，以便為決策提供必要的依據。

本系統所設計系統菜單，下設有職工、部門、崗位、工資等信息維護模塊，系統模塊，窗口切換模塊，報表處理模塊，幫助模塊等。其中，部門信息維護模塊，主要負責對部門性質與級別進行明確，對部門動態及時進行更新，對人員性質加以明確，并對其身份、職稱等進行界定，以便隨時掌握各地區各崗位人員的數量，解決傳統人事檔案管理系統每年干部年報統計一次的即時性；員工信息維護模塊實現了員工信息管理的動態化，一旦出現變動，會立即更新，確保職工身份、年齡、工齡等信息一目了然，為企事業單位工資的套改及退休辦理提供必要的依據；崗位信息維護模塊負責對崗位的級別、性質、任務進行及時更新，為員工考核提供必要的依據；工資信息維護模塊相對較為固定，通常以現行工資政策為依據，2-3年進行工資的調整，部分人員依據職稱及級別的變化，需要對工資進行調整，對工資信息進行更改，該模塊即時提供最新工資情況，因此，有效降低了傳統年末工資年報的工作量，保障了工資的準確性；系統、報表處理、幫助、窗口切換等模塊，為便于操作及信息利用而設置的。

4 系統模塊的測試

用戶可以點擊“登錄”輸入密碼成功登錄，打開功能模塊窗口，操作相應的功能。若需對密碼進行修改，可點擊“密碼修改”，對賬號、舊密碼及新密碼進行輸入，確認新密碼即可進行修改。對于維護模塊的測試而言，在登錄后點擊職工、部門等信息窗口，點修改、插入等鍵，輸入信息點保存，可將所輸記錄保存至數據庫；對于查詢模塊的測試而言，登錄后點員工、部門等信息窗口，在選擇處后空格內輸入姓名，點擊“查詢”，或選擇“按職工號”，鍵入“1”，選擇“按姓名”，鍵入姓，點組合查詢，即可進行組合查詢。點“窗口切換”下的“工資信息”，對下拉“職工號”一欄進行點擊，可重新對數據進行排序；對于報表模塊的測試而言，應點“報表處理”下的“工資信息表”，點“打印”，即將工資報表輸出。

5 結束語

綜上所述，人事檔案作為個人社會活動的記錄文件，在人事部門檔案管理中起到了重要作用，它是個人信息管理的工作基礎和主要憑證。人事檔案信息化對減輕檔案管理繁瑣工作具有重要意義，一方面提高檔案管理工作效率，為其他工作節約時間，另一方面還可以加強管理人員創新意識和業務水平的提升。

參考文獻

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[2]黨維玲，楊孝軍.新形勢下醫院人事檔案管理探討[J].中國社區醫師（醫學專業），2012.

作者簡介：梁艷萍，女，鄭州大學檔案專業研究生畢業，館員，現任職于鄭州旅游職業學院。