人事檔案管理平臺的開發(fā)與實現

摘 要：人事檔案記錄了個人各項社會活動的重要信息，是企事業(yè)單位人事部門開展人力資源管理的重要依據。隨著信息化時代的到來，為了切實提高人事檔案管理效率及質量，必須加快人事檔案管理平臺的建設。因此，文章重點以人事檔案管理平臺的設計與開發(fā)為基本主線，通過系統(tǒng)需求分析、設計、測試等內容，對人事檔案管理平臺的開發(fā)與實現進行了探討。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化；開發(fā)

信息時代的到來推動了信息技術及計算機技術的迅速發(fā)展與廣泛普及，并推動了整個社會的變革，檔案管理也成功步入了現代化管理的行列，并為檔案管理信息化建設提供了保證。作為人力資源管理及服務性單位，人事部門掌握著企事業(yè)單位所有的人力資源信息，加快人事檔案信息化建設，有助于更有效地利用此類資源，加強人力資源建設，推動企事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展。

1 系統(tǒng)需求分析

1.1 系統(tǒng)功能分析

隨著信息量的逐步增大及信息技術的飛速發(fā)展，人事檔案管理必須滿足對員工、部門、崗位、工資等信息的高效管理與查詢。文章所開發(fā)人事檔案管理平臺必須完成如下任務：（1）輸入各員工不同信息；（2）能夠對各員工的信息加以修改；（3）能夠及時刪除辭職、離職、轉出、退休等員工的信息；（4）依據固定條件，對滿足條件的員工信息加以查詢和統(tǒng)計；（5）輸出、打印查詢與統(tǒng)計結果；（6）使用幫助。

1.2 系統(tǒng)性能需求

1.2.1 系統(tǒng)硬件環(huán)境。由于最低配置下系統(tǒng)的性能常常出現不盡人意的情況，當前硬件性能已較成熟，且價格不高，為此，應盡量提高服務器端配置硬件的性能。文章所采用處理器應為InterPentium11226MX或以上；內存要求為64MB及以上；硬盤空間在2GB及以上；顯卡配置器應為SVGA及以上。

1.2.2 系統(tǒng)軟件環(huán)境。要求系統(tǒng)操作系統(tǒng)為WindowsXP及以上。

2 系統(tǒng)開發(fā)與設計

2.1 功能模塊開發(fā)

文章所設計人事檔案管理平臺，主要包括五大功能模塊，分別

為系統(tǒng)、幫助、查詢、維護、報表等模塊，功能模塊圖見圖1所示。

圖1 人事檔案管理平臺功能模塊圖

2.2 數據庫開發(fā)

2.2.1 數據庫結構。為了能夠將用戶所需數據要求科學地予以表達，通常需要對信息模型進行構建。所謂的“信息模型”，即面向問題的一種數據模型，主要是依據用戶觀點，對信息數據進行模型的構建，對用戶所看到數據進行描述，以便對用戶現實環(huán)境加以反映，同軟件實現方法沒有關系。常用信息模型構建方法為實體--聯系法，該方法采用實體-聯系圖對現實世界之實體加以描述，不涉及系統(tǒng)中此類實體的實現方法，采用該法所描述的概念性模型，往往又被稱為ER模型。通常而言，軟件中很多數據需長期進行保存，為了有效減少數據的冗余，對所修改數據加以簡化，必須規(guī)范數據。

2.2.2 ER模型。ER模型主要包括實體、聯系、屬性等部分。實體相互間存在如下種聯系，有一對一聯系，也有一對多、多對多的聯系。通常而言，采用實體、屬性對現實問題加以理解，因而ER模型同人的具體思維模式較為接近。ER模型采用的是簡單的符號及圖形對問題進行表示和理解，即使不是專業(yè)人士，也可以很容易地進行理解。

2.2.3 數據庫的實現。對于系統(tǒng)的數據流而言，其主要負責對系統(tǒng)邏輯模型加以描述，系統(tǒng)數據流并無物理元素，只是對系統(tǒng)中信息的流動及處理情況加以描繪。由于數據流表示的是系統(tǒng)邏輯圖形，即便非專業(yè)人士也能夠理解，因此，屬于較好的通訊工具。除此以外，設計數據流時還需要考慮到系統(tǒng)的基本邏輯功能，無需考慮功能的實現，因此，對于軟件設計而言出發(fā)點較好。

3 系統(tǒng)功能的實現

對于功能菜單而言，其設計思路如下：從系統(tǒng)維護、查詢、統(tǒng)計等需求出發(fā)，考慮到便于操作等要求，必須盡量全面覆蓋人事檔案管理需要，使用戶既能對人員信息進行更新和修改，又能對最新信息進行查詢，還能依據需要及口徑，對信息進行統(tǒng)計，以便為決策提供必要的依據。

本系統(tǒng)所設計系統(tǒng)菜單，下設有職工、部門、崗位、工資等信息維護模塊，系統(tǒng)模塊，窗口切換模塊，報表處理模塊，幫助模塊等。其中，部門信息維護模塊，主要負責對部門性質與級別進行明確，對部門動態(tài)及時進行更新，對人員性質加以明確，并對其身份、職稱等進行界定，以便隨時掌握各地區(qū)各崗位人員的數量，解決傳統(tǒng)人事檔案管理系統(tǒng)每年干部年報統(tǒng)計一次的即時性；員工信息維護模塊實現了員工信息管理的動態(tài)化，一旦出現變動，會立即更新，確保職工身份、年齡、工齡等信息一目了然，為企事業(yè)單位工資的套改及退休辦理提供必要的依據；崗位信息維護模塊負責對崗位的級別、性質、任務進行及時更新，為員工考核提供必要的依據；工資信息維護模塊相對較為固定，通常以現行工資政策為依據，2-3年進行工資的調整，部分人員依據職稱及級別的變化，需要對工資進行調整，對工資信息進行更改，該模塊即時提供最新工資情況，因此，有效降低了傳統(tǒng)年末工資年報的工作量，保障了工資的準確性；系統(tǒng)、報表處理、幫助、窗口切換等模塊，為便于操作及信息利用而設置的。

4 系統(tǒng)模塊的測試

用戶可以點擊“登錄”輸入密碼成功登錄，打開功能模塊窗口，操作相應的功能。若需對密碼進行修改，可點擊“密碼修改”，對賬號、舊密碼及新密碼進行輸入，確認新密碼即可進行修改。對于維護模塊的測試而言，在登錄后點擊職工、部門等信息窗口，點修改、插入等鍵，輸入信息點保存，可將所輸記錄保存至數據庫；對于查詢模塊的測試而言，登錄后點員工、部門等信息窗口，在選擇處后空格內輸入姓名，點擊“查詢”，或選擇“按職工號”，鍵入“1”，選擇“按姓名”，鍵入姓，點組合查詢，即可進行組合查詢。點“窗口切換”下的“工資信息”，對下拉“職工號”一欄進行點擊，可重新對數據進行排序；對于報表模塊的測試而言，應點“報表處理”下的“工資信息表”，點“打印”，即將工資報表輸出。

5 結束語

綜上所述，人事檔案作為個人社會活動的記錄文件，在人事部門檔案管理中起到了重要作用，它是個人信息管理的工作基礎和主要憑證。人事檔案信息化對減輕檔案管理繁瑣工作具有重要意義，一方面提高檔案管理工作效率，為其他工作節(jié)約時間，另一方面還可以加強管理人員創(chuàng)新意識和業(yè)務水平的提升。

參考文獻

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[2]黨維玲，楊孝軍.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理探討[J].中國社區(qū)醫(yī)師（醫(yī)學專業(yè)），2012.

作者簡介：梁艷萍，女，鄭州大學檔案專業(yè)研究生畢業(yè)，館員，現任職于鄭州旅游職業(yè)學院。