淺談醫(yī)院文書檔案管理工作問題和對策

張炎敏

摘 要：醫(yī)院的文書檔案管理是醫(yī)院提供良好醫(yī)療服務的前提，因此，加強醫(yī)院文書檔案的管理對于醫(yī)院的發(fā)展十分重要。本文從醫(yī)院文書檔案管理工作中分析，指出當前醫(yī)院在文書檔案管理方面所存在的問題，并提出相應的對策。

關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；問題；對策

文書檔案，是記錄政務活動（包括黨務、行政管理等）的檔案，它記錄了機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動，如黨務管理、政務管理、財務管理、人事管理、業(yè)務管理、科研管理等，因此，文書檔案通常也被稱作管理性檔案[1]。

醫(yī)院作為一個公益性質(zhì)的事業(yè)單位，隨著醫(yī)療體制改革的不斷深化，醫(yī)療市場的競爭日益激烈，醫(yī)院建設和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展也離不開文書檔案的管理，我們要高度重視文書檔案的管理重要性，醫(yī)院文書檔案擔負這各級領導公文分類、轉遞、歸檔以及醫(yī)院重大事件、重要活動原始資料收集工作，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院管理歷程的見證和有效憑證，具有嚴格的規(guī)范性、標準性、保密性和服務性，為醫(yī)院的建設和發(fā)展提供有利的保證。

1 目前醫(yī)院在文書檔案管理方面存在的問題

1.1 文書檔案管理意識薄弱

由于對于文書檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認為文書檔案無關大局，甚至認為沒有存在的價值，對于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴重浪費，致使其利用率遠遠不能達到預想的狀況。

1.2 沒有建立切實可行的管理制度

醫(yī)院文書檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因為醫(yī)院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，而各種檢查影像圖文檔案等分別有相應的科室進行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開發(fā)利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學、混亂的管理模式會造成大量的檔案無法進行存儲，甚至可能導致丟失。

1.3 文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

因檔案的歸屬部門多，管理人員的調(diào)動、未經(jīng)檔案管理培訓、檔案管理知識面窄等原因，使文書檔案的保管、利用率大大降低。這嚴重影響了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質(zhì)低下的管理隊伍也造成了醫(yī)院檔案管理水平的落后。

1.4 文書檔案的管理未能向現(xiàn)代信息化的管理方式轉變

因檔案只記載盒編目錄，無室編目錄，查閱檔案費時，無形中增加了工作人員很大的工作量。因沒有運用計算機管理檔案，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發(fā)。

2 加強醫(yī)院文書檔案管理工作的對策

2.1 強化檔案管理意識

醫(yī)院要加強對于檔案法規(guī)學習和宣傳的力度，提高管理人員對于檔案管理重要作用的認識，尤其是醫(yī)院領導對于檔案管理的認識。對于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合檔案管理工作。

2.2 緊抓文書檔案的收集整理工作

醫(yī)院檔案收集整理工作，是醫(yī)院資料、信息保存的重要環(huán)節(jié)，使之在使用之時能夠按照要求提供必要的服務，這在文明醫(yī)院、等級醫(yī)院評比的過程中尤其重要。同時為醫(yī)院各級領導干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準確詳細的個人資料和依據(jù)，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。

2.3 緊抓檔案文書工作人員的培訓

醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等手段提高其管理水平，推動檔案管理水平的提升，同時提高檔案管文書人員自身文化素質(zhì)的修養(yǎng)。

2.4 設立專職檔案文書工作人員

文書檔案管理工作是份十分細致復雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫擺放等要經(jīng)過十多道工序。設立專職檔案文書工作人員，招聘相關專業(yè)人員從事檔案工作，力求做到專業(yè)化、規(guī)范化、科學化的進行文書檔案管理。

2.5 以公文處理為主，建立健全文書檔案保存制度

醫(yī)院文書檔案主要由公文轉化而來的，可見公文管理是做好文書檔案的基礎，為此，文書檔案以公文為核心，以公文質(zhì)量規(guī)范性為保障，探索檔案工作的新方法，進一步完善和規(guī)范了文書檔案工作制度。

2.6 建立檔案文書工作績效考評制度

對照工作目標或績效標準，采用一定的考評方法，評定文書檔案管理人員的工作任務完成情況和工作職責履行程度，并將上述評定結果反饋給檔案管理員，以提高檔案管理人員的工作積極性。

2.7 加強檔案現(xiàn)代化管理進程，實現(xiàn)文書檔案電子一體化

加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎，硬件的建設合理與否，直接關系到文書檔案管理工作的成效。利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。無紙化辦公及電子技術的普及對檔案管理自動化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化的管理方式轉變[2]。用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間，也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率。

參考文獻

[1]李彩香 胡可征.《文書檔案管理》[M].北京：中國檔案出版社，2010. 1-2

[2]李江 劉卓.《淺談醫(yī)院文書檔案管理對策》[N].《環(huán)球市場信息導報》雜志總第418期2011.07.