基于事業單位檔案管理信息化建設的“五個基礎”的相關探討

董晶晶

摘 要：由于事業單位檔案管理的水平可以通過該事業單位的檔案信息化的程度反映出來，因此，加強事業單位的檔案管理的信息化建設顯得特別重要，并且具有相當大的現實意義。計算機信息技術高速發展是我國檔案管理建設的一個重要契機。事業單位檔案管理信息化建設作為新時代檔案管理追求的目標，我們必須抓住這個契機，做好信息化建設工作。我們如果要做好事業單位檔案信息化管理，就必須實行網絡化管理以及提高檔案管理的服務水平電子檔案與紙質檔案相比有便于修改和查詢以及保存的優點，還可以利用網絡進行快速傳遞，進一步提高事業單位檔案管理的利用效率，可以有效的降低檔案管理成本。

但是，目前在檔案管理信息化建設中，仍然存在在很多問題，本文從這些問題入手，就如何做好檔案管理信息化建設的“五個基礎”做一個簡單的研究探討，希望可以給事業單位檔案管理信息化建設提出一些有用的啟示。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；五個基礎

隨著經濟不斷的發展，信息化不斷深入各行各業，檔案管理信息化和檔案信息化建設已經成為各事業單位面對飛速發展的信息化社會的必然選擇。所謂“檔案管理的信息化”，是指通過對當檔案管理的模式重心進行轉型：即檔案管理的模式由傳統的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。可以對檔案信息資源進行提取和加工以及分析、分類實現事業單位實現檔案管理的信息化，還可以提高事業單位檔案管理的效益。

1 事業單位檔案管理存在的問題

1.1 信息化管理在事業單位檔案管理受到的重視不夠

由于無法直接為事業單位創造經濟效益，所以事業事業單位檔案管理的工作不是一個受人關注的工作。事業單位由于有自己的重點業務，一般容易忽視事業單位的檔案信息化和檔案管理工作。而且有一部分事業單位的領導以及檔案管理人員沒有足夠認識到檔案信息化工作的重要性，因此疏忽了檔案信息化管理工作，沒有對檔案信息化管理需要的人力物力提供足夠的保證，以及工作人員的沒有足夠的管理意識。從根本原因來說，主要還是領導對檔案管理工作的忽視，沒有真正的把檔案信息化管理的工作按照規定歸檔，保管做好統籌工作。

1.2 信息化管理在事業單位檔案管理的制度不夠健全完善

盡管檔案管理工作不能為事業單位帶來直接效益，也不能忽略檔案管理信息化工作在事業單位中的重要作用。事業單位一般比較重視自己單位的業務，容易忽視檔案信息化建設的發展，不能為檔案管理信息化的設備設施提供資金技術的支持，導致檔案管理信息化建設不完善，同時，沒有足夠重視檔案管理信息化建設的規章制度的完善，由于檔案管理的規章制度不夠完善，盡管很多事業單位開始重視發展建設信息化檔案管理，仍然不能確保工作的質量和效果。

1.3 資金設備投入力度不夠

由于某些事業單位的資金不夠充足，導致檔案管理信息化建設所需的軟件硬件設備陳舊落后，跟不上發展的需要。導致了檔案信息無法完善健康的發展，使得信息有一定的滯后性。而且由于設備落后，不能支持信息化工作，使得檔案信息不能做到及時的掌握和緊跟。使得檔案信息化工作發展受到極大的制約。工作效率低下，有礙信息化建設的發展。

1.4 事業單位檔案的管理人員素質不高

盡管有些事業單位加大了對檔案管理的資金設備的投入，逐漸完善了信息化檔案管理的相關規章制度和條件，但是仍然存在一個重要問題。那就是忽略了檔案管理的主體管理人員。大部分管理人員對于計算機和軟件方面的專業知識不夠了解，相當欠缺。不能及時的掌握了解跟上日新月異發展的電腦技術，對新知識新技術的理解吸收能力不高，不能充分運用檔案信息化管理的信息技術。最終導致管理人員的主要工作停留在淺顯的信息錄入，查找方面。

1.5 缺乏相應的相關應用軟件

檔案信息化已經成了檔案管理工作的主流趨勢。但是很多事業單位的缺乏與之配套的的功能齊全的，操作簡易的應用軟件，檔案管理應用軟件一般來說很難短時間內上手掌握，在一定程度上大大的影響了檔案管理信息化進程。檔案管理軟件的應用能夠大幅度降低檔案工作的出錯率，大幅度提供工作效率。而且在修正也十分方便。

2 事業單位檔案管理信息化的措施

2.1 加強檔案信息資源的建設，檔案信息資源建設是檔案信息化建設的核心問題

如果沒有可供利用的檔案信息資源作為基礎，根本不可能說起追求檔案管理的效率和速度。詳細的說首先是要建立完全完善完整的檔案目錄中心，講事業單位分散的信息資源進行整合優化。其次，加速檔案信息資源數字化進程，通過網絡計算機技術，多媒體技術和數據庫數據進行資源信息數字化，提高檔案管理的效率。然后構建三網互融的互聯網環境，方便資源信息的更新轉換，加強加快網絡信息檔案系統。爭取在檔案管理的基礎上，加入國家的檔案管理。進行資源網建設，與其他事業單位的檔案信息合作共建，在互聯網上為廣大人民提供更多的信息。更加優質的服務。

2.2 建立科學的管理制度，提高管理人員的素質

信息化時代的到來，拓寬了檔案工作的領域，擴大了服務范圍，手段也變化了，更加現代化，這對檔案管理人員來說即是機遇也是挑戰，要求事業單位的領導重視檔案管工作，結合實際情況，有遠見的提出完善的相關制度，更好的指導檔案管理工作的進行。同時也要求檔案管理工作人員努力學習新知識新技術，掌握互聯網技術、計算機等技術，更好的服務檔案管理工作，提高工作效率。完善工作任務。

2.3 建立信息化平臺推廣模式

為了更好的服務于信息需求者搭建的檔案管理信息平臺。不是所謂的形象工程，所以，相關管理部門要對信息平臺進行推廣和宣傳，運用相關信息技術讓需求者通過信息平臺更好的知道了解獲得想要的相關信息以及平臺查找的快捷性的優勢。以便提升平臺的知名度；還要充分利用借鑒其他企業，單位的先進技術和經驗，不斷完善信息化平臺的相關技術，以便能夠更好的服務，實現信息化。從根本上提升信息化平臺的工作效率和服務質量。

2.4 加強檔案信息化管理的安全工作和開發利用

在信息化工作的進程中，越來越多的事業單位感受到了信息化工作的好處，也在大力的推進信息化進程，然而很多事業單位由于重視度不夠，安全措施不到位，所以在檔案信息化管理的工作中要充分運用“防火墻”技術預防來自外部的攻擊，增加檔案信息的安全性。加大對信信息化技術的開發和利用，提高檔案管理工作的效率。

3 結束語

檔案管理信息化是檔案管理工作的發展的必然趨勢，事業單位要把握好信息飛速發展的契機，運用信息技術，計算機技術從“五個基礎”問題入手，加大對信息化管理的投入，提高檔案管理人員的素質和工作效率。

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