淺析企業物資采購合同法律風險管控

文焱

摘 要：本文結合企業物資采購合同特點及工作實際，通過對合同管理各階段的風險分析，從合同訂立、合同履行和合同履行后三個階段分別闡述防范合同法律風險的主要措施。

關鍵詞：物資采購；合同；法律風險；管控

物資采購是企業降低運營成本、提升核心競爭力的重要環節。物資采購合同的法律風險主要包括合同文本風險、合同審批與簽訂風險、合同執行風險等，其風險管控對于物資采購效能的提升至關重要，既有一般合同法律風險管理的共性，也有其自身的特殊性。產品質量控制、交貨進度控制、貨款支付控制及糾紛處理等，無一不對企業生產效益和效率產生重要影響。建立完善嚴格的、規范有序、控制有力的物資采購合同風險管控機制，應該成為先進企業的必然追求。

一、合同訂立階段的風險管控

（一）資信調查。資信調查主要是審查合同對方的主體資

格。主體資格審查主要分為自然人和法人兩類。通常情況下，企業與自然人簽訂的物資采購合同較少見。審查法人的主體資格問題特別要注意其《企業法人營業執照》的年檢情況，了解經營范圍、經營方式是否與擬簽訂的合同相適應；對方代表是企業法人、分支機構還是內部職能部門，是否有簽約資格；特定行業如危險化學品等要根據合同內容審查對方的資質現狀，是否屬于限制經營、特許經營以及法律、行政法規禁止經營等。

（二）合同談判。物資采購合同的主要義務是一方供貨，一方付款，因此物資采購合同談判重點關注的是合同的標的物、價款、交付以及質量條款。

對于物資采購合同標的物，談判雙方一定要明確約定買賣產品名稱、品牌、規格、型號、等級、生產廠家以及數量等詳細內容，同時，要求供貨方對產品的所有權及處置權作出保證或承諾，防止其產品上存在權利限制，如產品被出租、抵押、涉嫌侵犯他人的知識產權等，影響標的物的交付。

對于價款，采購單一貨物，價格固定，價款比較清楚，一般不會產生爭議。如果采購多種貨物或進行長時間的貨物買賣，價款較為復雜，談判雙方應明確產品單價、計量標準、數量、產品附件等，對于涉外合同，還應當明確貨幣種類及外匯結算標準，防止出現分歧。

標的物的交付即所謂的收貨、送貨，是采購合同中至關重要的內容，其涉及到貨物風險的承擔、所有權的轉移等諸多問題，所以，談判雙方應對交貨方式、運輸方式、交貨地點、交貨時間、運輸費用的承擔等事項約定明確。

（三）合同起草。物資采購合同起草前首先要界定好合同的性質。對于物資采購合同的性質問題，一般認為企業參與生產經營所涉及的物資采購合同屬于有名合同中的買賣合同。但是在對物資采購有特殊要求的情況下，相關部門一般會先準備好技術資料和設計圖紙，并與擬選供應商簽好技術協議，這種情況下筆者建議應當選擇承攬合同，為后續階段合同信息的補充完善、責任義務的合理劃分、標的物的跟蹤檢驗以及糾紛的解決提供依據，尋求法律的保護，確保實現交易目的。

物資采購合同標準文本的使用依據各個企業的具體規定執行。根據物資不同屬性可以將物資采購合同標準劃分為一般物資采購合同標準文本和服務采購合同標準文本。一般物資采購合同標準文本主要包括化工產品、設備采購、材料采購標準文本等等。在物資采購活動中，由于市場交易復雜多樣，物資特性千差萬別，不同種類物資的采購工作在挑選供應商、確定交易方式、到貨檢驗、質量跟蹤以及標的物的計量和計價方法等方面都存在差異，物資采購合同標準文本的選擇要優先使用企業標準文本，其次選擇雙方共同擬定的合同文本或第三方合同文本。使用非標準文本或者對非標準文本條款進行實質性修改的應預先征求合同管理部門的認可。

起草物資采購合同時，對在合同談判中約定的標的物、價款、交付以及質量條款要分別描述清楚。注意數字大小寫一致，量詞規范，表述方法正確，盡可能把產品的各項標示都作為標的內容寫進合同；寫清楚幣種、單位以及結算方式或支付程序等等。關于采購合同的質量條款，筆者建議寫上具體應當符合的質量標準。我國現行的產品質量標準主要包括：國際標準、國家標準、行業標準（或部頒標準）和企業標準等。很多采購人員認為采購合同沒有必要填寫質量標準。實際上，商品缺少國家強制性標準的情況非常普遍。采購合同中若無質量標準的具體內容，將對采購方非常不利，一旦發生質量糾紛則無依據，不受法律的保護。

另外，起草物資采購格式合同或示范文本中有“其他”項或者空格的地方，如果沒有內容填寫應畫上“/”或者寫上“無”等相同意思的表示；技術含量較高的物資采購合同如果需要用到專業術語或專有詞匯等概念性詞語時，要將其作為合同的專有條款進行解釋，確保文字表述不會產生歧義；存在三方關系的物資采購合同要描述清楚各主體之間是“和”還是“或”的關系，對主體的稱呼前后必須一致，要注意法人變更后的名稱。

（四）合同修改。物資采購合同的修改工作遵循一般合同的修改原則。一是要在合同上注明關于修改合同的條款，如“本合同每一頁都應由雙方加蓋公章，無公章或只有一方公章的，該頁內容無效”；“本合同內容如有修改，應在修改處加蓋雙方公章，無公章或只有一方公章的，修改后的內容無效，合同內容以修改前的為準”。二是在實際操作過程中要嚴格按照合同注明的條款執行，特別是合同簽訂后不能隨意修改合同文本，更不能有手動修改的痕跡，必須修改的位置一定要協商一致并確認雙方是否都加蓋了公章。

（五）合同審批。合同審查的主要內容有主體的審查、合法性審查、商業性審查、表述性審查。在物資采購活動中，標的物的質量爭議占七成以上，因此商業性審查是物資采購合同審查的重點工作。物資采購合同的商業性審查要注意是否寫清產品全稱、牌號、商標、規格、型號、生產廠家、隨即備品、配件、工具、清單、人工服務、培訓、不包含項和備注說明等，以及上述用品的供應辦法、時間等，為后續合同履行階段的標的物審核提供準確詳盡的資料和依據，同時也能夠為用戶單位的考評提供有價值的參考信息，。

物資采購合同的審批程序應嚴格置于簽約之前。合同管理員負責合同的初步審查，主要是審查文本前后的邏輯性、連貫性、統一性、準確性以及通俗性、可讀性、實用性。企業的物資采購合同評審委員會負責專業性審查，由供應、技術、生產、財務、審計、質量等部門的專業人員組成，就合同草案的商務要件、技術要件、文字表述等進行評判和審查。企業的法律事務部門負責物資采購合同的決定性審查，流程一般設在專業審查之后和決策層審批之前，主要是評估合同可能隱藏的法律風險，給審批合同的企業領導提供決策的參考依據。

物資采購合同的審批權限要劃分清楚。不同種類物資采購合同的金額往往差距較大，應當按照有效控制和落實責任的原則，根據金額大小合理劃分合同審批級別、設置合同簽署權限，具有相應權限的人員按規定的級別和權限進行審批、簽署。對于生產經營和工程建設有重大影響、價值高、制造周期長的重要物資采購合同，可以采用集中會審的方式，會審后無需再分級審批。

（六）合同簽署的風險管控。物資采購合同簽訂過程中的法律風險特征是一般合同簽訂的風險特征。簽訂物資采購合同時要注意當事人的名稱或姓名及住址—定要清楚，企業或單位應當使用全稱，保證與營業執照上的名稱—致，簽字蓋章應當與簽約單位及負責人或授權人相符。企業在簽訂物資采購合同時應當使用合同專用章；合同專用章要由專人使用、保管；合同專用章應由合同歸口管理部門刻制、編號、發放、備案；合同專用章刻制的申請、審批手續要齊全；遺失補刻和交還程序要嚴格；對濫用合同專用章或合同專用章管理不善的責任者的處罰要到位。

二、合同履行階段的風險管控

（一）違約風險的有效控制。企業物資采購合同履行過程中的法律風險特征重點表現為合同對方的違約風險。有效控制違約風險的主要方法是對對方的履約能力進行必要的評估，并做好履行過程的跟蹤監督。物資采購部門要根據合同對方的經營現狀、以往合作情況以及用戶單位評價等因素對其履約能力及信用程度進行判斷，必要時可以安排專人負責物資采購合同的動態管理，實時掌握合同執行進度，對物資采購合同的履行情況定期進行分析，及時協調解決合同執行中的異常問題。重大采購合同實行履行報告制度，一旦發現異常情況及時向上級報告，采取相應措施將損失降到最低。在物資采購合同履行的過程中要特別密切關注合同標的物的交付時間，敦促出賣方按時交付標的物；注意對合同標的物的質量檢查，如遇到標的物不符合合同約定的質量要求的，應及時進行退、換貨處理；有些物資采購合同存在保密條款，應注意通知合同履行人員，注意保護商業秘密。

（二）合同變更的正確處理。物資采購合同在實際履行過程中由于各種影響合同履行情況的發生，如因天氣原因影響運輸導致貨物交付時間推遲，原材料價格突然大幅度提高造成貨物價格變化等情況，很難做到完全遵照合同的約定履行，一方當事人總是會在情況發生后與對方當事人協商變更合同部分條款。物資采購合同內容的變更主要集中在如下幾個方面：①標的物數量的增減；②標的物品質的改變；③價款的增減；④履行期限、地點的改變；⑤結算方式的改變；⑥違約金的變更等。上述內容的變更應當具體明確，最好都采用書面形式簽訂補充協議，以防止出現合同爭議，并通過對原合同的修改保障合同更好地履行以實現合同目的。

（三）合同糾紛的妥善解決。在現實生活中，由于每個企業誠信度不同或者信息不對稱等原因，一份合同的履行往往會產生各種各樣、或大或小的糾紛。物資采購合同糾紛也是如此。一般認為打官司是“勞民傷財”的辦法，產生物資采購合同糾紛時，要權衡利弊，盡力調解。協商不成時，雙方當事人可以按照雙方合同的約定選擇訴訟或者仲裁的方式解決合同糾紛。物資采購合同糾紛的訴訟應當注意訴訟時效的問題，一般的買賣合同的訴訟時效期間為二年；出售質量不合格商品未聲明的訴訟時效期間為一年；產品存在缺陷造成損害要求賠償的訴訟時效期間為二年；國際貨物買賣合同爭議的訴訟時效期間為四年。

三、合同履行完畢后的風險管控

（一）建立健全物資采購合同檔案。物資采購合同的檔案主要包括：合同正本、副本及附件，合同談判記錄、過程控制記錄、監造報告、交往信函，變更、解除合同的協議，發生問題的處理情況及結果等資料。另外，在物資采購合同管理過程中的合同文本簽收記錄、各類臺賬、報表、領導批示等資料也應歸類建檔。企業合同管理部門應當妥善保管好物資采購合同檔案，建立詳細的物資采購合同管理臺賬，待合同終止并完成所有流程后統一交給檔案管理部門保存。

（二）重視物資采購合同附件管理。大多數企業一般都會將合同的基本附件模塊也集成到合同系統上，比如《廉潔從業責任書》、《技術附件》、《保密協議》和《安全生產管理協議》等。但是在實際工作中，企業對物資采購合同附件的重視程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并沒有對合同附件的簽訂作詳細的要求和考核。而企業的合同管理部門普遍存在主文認真、附件隨意的現象。物資采購是廉潔從業的高危職業，對于國有大型生產企業來說，物資采購的工作還要對用戶即生產單位負責，如果不重視合同附件，很容易產生合同法律風險隱患。