基于信息檢索技術發展趨勢的高校檔案管理特點研究

金丹，孫靖靖

（遼寧醫學院，遼寧 錦州 121002）

基于信息檢索技術發展趨勢的高校檔案管理特點研究

金丹，孫靖靖

（遼寧醫學院，遼寧 錦州 121002）

在檔案信息化建設的背景下，新型信息檢索技術已成為不可或缺的組成部分。高校作為科技發展的前沿陣地，高校檔案信息資源的寶貴程度不言而喻，傳統的檢索方式遠遠不能滿足高校各項工作的運轉速度，新型的計算機信息檢索技術亟待服務于高校的檔案領域。本文立足于高校檔案信息化的發展趨勢，研究高校檔案管理工作的特點，意為今后的信息檢索技術在高校檔案工作中的順利推進做鋪墊。

信息檢索技術；高校檔案；特點

2008年9月，中華人民共和國教育部聯合國家檔案局共同制定頒布了《高等學校檔案管理辦法》 （簡稱教育部27號令），其中規定了“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”，“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”。[1]該辦法的出臺標志著高校檔案信息化事業序幕的開啟，更為高校檔案工作的信息化發展指出了具體的目標。

檔案信息檢索工作是檔案信息化建設的重中之重，新型的信息檢索技術既可以應用于日常的檔案服務利用工作之中，又可以適用于新型社交媒體的檔案服務互動環節，無論是檢索質量、應用效果還是服務理念、服務范圍和服務水平都將實現質的飛躍。現代信息檢索技術的使用效果直接展示檔案信息化的發展程度。

高校檔案工作是國家檔案事業體系中的一個重要組成部分，相較于當前地方檔案信息化建設情況來看，高校檔案工作既有其固有的優勢，也有先天的缺陷和不足，這些特點，對高校信息化建設的開展和信息檢索技術的應用有著巨大的影響。

一、高校檔案工作的綜合性

高校是一個集黨務、行政、教學、科研等多種社會功能于一體的特殊環境，一所能夠進行正常運轉的高校就像一個發展中的社會，其包含的內容不僅僅是人員、財務、物資和一切運行秩序上的管理，還有非常重要的兩項內容更是高等學校的立足之本，即教育和科技發展與交流。

高校工作涉及其全方位的建設，如：教學管理、學生管理、后勤管理、科研建設、基礎建設、人才的培養與交流、資金的分配與運轉、資產的采購與使用、黨政工作的正常運行、校辦企業或附屬單位的管理、校際及國際的交流與合作等等。高校檔案部門應運于這種復雜的環境之中，依托于這樣一個多功能的載體，與其他基層檔案部門相比，必會有其特殊性。

1995年國家檔案局根據高等學校的多功能和其日益發展的需要，特別發布實施《高等學校檔案實體分類法》 （中華人民共和國檔案行業標準DA/T 10-1994），統一了全國高等學校的檔案實體分類，實現高等學校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規范化，使高等學校檔案和檔案工作的科學管理得到加強。

目前國內高校統一采用此種分類方法，它把高校檔案確定為十個一級類目：即黨群、行政、教學、科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事和財會，每個一級類目下可以視本校具體情況細分二級類目。[2]實體分類方法無論是體系結構還是類目設置都體現了教學、科研檔案在高校檔案的中心地位和黨政管理檔案統率全局的作用。它既以國家有關檔案工作的法規標準為依據，遵循檔案學基礎理論和形式邏輯原則，又從高校工作實際出發，照顧到高校檔案的綜合性和特殊性，體現了檔案管理的發展和創新。

高校檔案的包羅萬象還有一個主要表現就是特殊載體檔案的收集。隨著社會的進步，高校的活動內容也愈加豐富多彩，舉辦大型學生活動、主辦外事事務交流、斬獲各項榮譽獎項等等，不勝枚舉，每一項有歷史意義和紀念價值的活動都會產生大量的實物檔案和聲像檔案，他們也為高校的發展留下了濃墨重彩的一筆。

除此之外，有些高校檔案部門還接收了組織人事檔案和學生檔案，這兩類檔案在地方單位通常有專門的保存機構，而一般的基層檔案部門是沒有相關管理權限的。

高校檔案工作的綜合性是較其他基層檔案部門最大的不同，其繁多的檔案類別和類型是一般檔案部門所無法比擬的，當然這也就需要更高效更科學的信息化手段來對如此大量和多樣的檔案進行管理，更為先進的現代檢索技術應用迫在眉睫。

二、高校檔案職能的多樣性

高等學校的多重職能自然決定了高校檔案職能的多樣性。

基層檔案部門的首要職能就是為本單位黨政工作的正常運轉提供檔案保障。高校檔案中的黨群和行政兩大類檔案就是本校黨政工作的資料庫，它涵蓋紀律檢查、組織發展、對外宣傳、統一戰線、職工大會、共青團、人事交流、工程審計、安全保衛、后勤保障、圖書檔案及其他一切黨政事務的文件、總結及相關文字材料，為學校的發展沿革和規劃制度的擬定提供了文字參考。

高校檔案職能的另一個重點就是高校的教學與科研，檔案類別中的教學和科學研究是專門為此服務的。教學檔案中包含的教學事務、學科建設、教案教材、生產實習、學位授予與畢業等的內容為教學工作的穩定和持續發展提供線索和依據；科學研究檔案則為教師學術水平的提高和學校科研實力的加強提供參考。高校檔案在高校教學與科研這兩個重頭戲中都扮演著不可或缺的角色。

學校的主體是學生，高校檔案自然少不了對學生的服務功能。學生的入學、畢業、獎勵、處分、成績信息、學位取得等情況都在教學類檔案中有所體現，這些檔案在學生的畢業、就業、升學、出國等活動中發揮了重大的作用。

高校的社會屬性也決定了高校檔案的社會職能。隨著社會和高校的發展，高校的社會化程度加深，高校檔案部門早已開啟了面向社會的服務窗口，向外來閱檔者提供所需憑證或證明、向地方編史修志部門提供大事記或其他相關編研成果、向所在地居民提供校史館的參觀和學習機會。高校檔案正在逐漸遠離“神秘”，積極融入社會。

一般基層檔案機構由于內容的單一，導致其服務對象的固定，可見高校檔案的作用面之廣、作用力之強是一般檔案機構可望而不可及的。而現代檢索技術將以高效準確的預期檢索效果使其職能得到更好的實現，使高校檔案信息的憑證、科研等信息價值得到最大程度的發揮。

三、高校信息化技術水平的先進性

教育是立國之本，高等教育一直是國家和各級政府重點扶持的事業之一，高校一般都具有較強的獨立性和較為雄厚的資金支持。高校也是國家的科技力量云集之地，無論是科學研究還是一般的行政運轉，都會流露出高端的氣息，是高科技的代表。因此，從主觀意念到客觀條件，高校都具有比一般單位更為先進的信息化水平。比如辦公自動化(OA)、計算機輔助設計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)都是由高校較早開始廣泛使用和普及的，很多高校21世紀初就已開始電腦辦公和無紙化辦公，一些重點高校甚至更早就開啟了他們的計算機時代。

在學校信息化的大環境里，高校檔案工作自然也受益匪淺。目前，對于很多基層檔案部門來說，人手一臺電腦還是下一個信息化目標，而同時期的高校檔案部門對計算機、服務器、復印機、打印機、掃描儀、數碼相機等信息化設備早已沒有了新鮮感，一些學校甚至可以自行研發檔案管理軟件來實現檔案的計算機管理，這些都為現代化檢索技術提供了必要的物質基礎。

高校是培養高等人才的搖籃，因此高校非常注重對“進人”、“用人”工作的把關。隨著高等教育的擴招普及，高校對工作人員的素質要求也一年高過一年，在高校教育環境的熏陶下，高校工作人員的文化素質和對信息化設備的操作能力通常優于一般的基層檔案部門的工作人員，高校的檔案利用者多為教師和學生，對新的檢索模式也有著較強的接受和應用能力。

人、財、物的優勢為高校檔案信息化建設奠定了良好的基礎，為計算機檢索和新媒體檢索平臺的順利推進提供了有利的保障。

四、高校檔案管理體制的缺失性

一般高校均歸于所屬地方教育部門或國家教育部領導，并接受他們的行政監督和業務指導，個別專業性比較突出的高等院校則隸屬于其對口的國家省部級單位。我們不難看出，國家對高校發展的監管力度主要集中在黨政管理和專業教育方面，而具體到學校的檔案管理工作，其關注度則幾乎可以忽略不計。

高等學校內部機構完整，獨立運轉空間較大，因此其檔案機構的建制往往不受外界的管制，而是與學校的辦學規模、發展程度、現有機構編制等內部因素緊密相連。

雖然目前已有一些地區以教育部門的名義成立了高校檔案學會，但其實質上只是一個民間組織，學會內部的任職多為兼職。這與地方檔案管理部門相比，專業性上的差距不言而喻，業務監管效果更是微乎其微。其積極方面也是很局限地停留在宣傳檔案管理的新精神，以及兄弟院校之間的檔案業務交流與合作。這些問題就導致高校檔案管理往往會缺少科學的管理理念和方法以及上級主動的業務監督和指導，也使高校檔案事業和信息化建設陷入了發展的“瓶頸”，從而也容易制約新型檢索技術的應用規模。

五、高校檔案專業人才儲備的短缺性

俗話說“成事在天而謀事在人”，專業人才是一項事業順利開展的關鍵所在，尤其在現代信息技術飛速發展的今天，專業人才已經成為業務管理炙手可熱的決定性因素。高校之內雖然是人才匯集，但檔案工作就像高校這個運轉機器上的小齒輪，雖然重要卻往往不會被作為重點環節而受到特別的重視。

高校內的檔案工作隊伍通常由各個專業人員混雜而成，業務知識的匱乏、專業意識的淡薄，致使這些非專業的檔案人員很難全身心投入到檔案工作當中去，這也導致了檔案工作人員流動頻繁，檔案的管理和發展不能保持連續性和平穩性。[3]

雖然人員問題是在大多數基層檔案部門中普遍存在的，但就影響性來說，對高校檔案管理的消極作用尤為重大。因為高校檔案無論是數量還是類型都要比一般的基層檔案部門有著更為可觀的數字，專業管理的重要性也就顯得愈發突出。

專業人才的短缺不能使高校檔案的作用充分發揮，同時更拖延了其信息化建設前進的步伐。

高校檔案資源豐富、工作特點突出，因此我們在全國范圍內推動檔案信息化全面建設的時候不能盲人摸象、以偏概全，而是要實事求是、量體裁衣。高校檔案信息化建設已經成為時代發展的必然趨勢，先進、高效的檢索技術是信息化建設的重要步驟。我們只有掌握高校檔案管理的特點，了解高校信息化水平的發展程度，把握高校檔案信息化建設的重點問題，才能一步一個腳印，把高校檔案信息化建設和新型檢索技術的檔案工作應用推向更高的臺階，進而實現高校檔案信息資源開發利用的最大化。◆

[1]劉社文.論高校檔案館文化功能建設及實現途徑[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2013，（7）：137-140.

[2]石建梅.淺談高校檔案在校園文化建設中的價值[J].檔案建設，2013，（4）：17-19.

[3]曾麗芳.高校檔案信息化建設的問題及對策探析[J].中國管理信息化，2013，（14）：63-64.

University Archives Management Characteristics Based on the Development Trends of Information Retrieval Technique

Jin Dan&Sun Jingjing
（Liaoning Medical University，Jinzhou Liaoning，121002）

On the background of the archival information construction,the new information retrieval technique hasbecomean integralpart.As the forefrontof technologicaldevelopment，archivesvaluable information resource is valuableand the traditionalsearchmethods can notmeet theoperating speed of thework ofcollegesand universities，the new computer information retrieval technique needs to serve the university area of archives.Based on the university archives development trend of information technology，this paper researched the university archives management featuresand providebasic for future developmentof information retrieval technology in university.

information retrieval technology，university archives，features

G461

A

1674-0416（2015）04-0079-03

［責任編輯：劉 芳］

2015-06-15

本文系2014年遼寧省檔案科研項目“現代信息檢索技術在高校檔案工作中的應用探索”（編號：L-2014-X-8）的研究成果。

金丹，女，1983年生，遼寧錦州人，館員，管理學碩士；孫靖靖，女，1976年生，遼寧錦州人，館員，理學碩士。