Office數據修復淺談

【摘 要】Office辦公已成為日常工作和學習的主要工具。但由于各種原因會造成office辦公文件受損而無法正常打開。這時就需用各種方法去恢復和修復文件，否則造成數據損失。

【關鍵詞】Office數據；恢復；修復；Word文檔；Excel工作簿；Access文件；PowerPoint文件；OfficeFIX修復

Office辦公軟件很大程度上取代了紙和筆，成為日常工作和學習的主要工具。但由于誤操作、病毒破壞、系統故障、停電等原因，就可能造成office辦公文件受到損壞，導致無法正常打開。如果遇到文檔丟失或者損壞的情況，可使用如下方法對office文件修復。

一、恢復與修復Word文檔

最常用的Word在使用中常會遇到一些意外情況，如文檔顯示不正常、數據丟失等，恢復無法正常顯示及修復損壞的Word文檔，具有一定現實意義。

1.自動恢復尚未保存的修改

word提供了“自動恢復”功能，可幫助找回程序因遇到問題并停止響應時還未保存的信息。當不得已在沒保存編輯文檔就重新啟動電腦后，word將打開“文檔恢復”任務窗格。該任務窗格可打開文件、查看所做的修復以及對已恢復的版本進行比較或預覽。

2.“打開并修復”文件

在Word中，點擊“文件→打開”菜單命令（Office2007則點擊Office按鈕，選擇“打開”項），在出現對話框的“查找范圍”列表中，點擊包含要打開的文件的位置。在文件夾列表中，打開包含文件的文件夾，然后選擇要恢復的文件，點擊“打開”按鈕旁邊的箭頭，選擇“打開并修復”命令即可。

3.從任意文件中恢復文本

Word提供了一個“從任意文件中恢復文本”的文件轉換器，可以用來從任意文件中提取文字。在Word中，點擊“工具→選項”菜單命令（Office2007，則點擊Office按鈕，選擇“word選項”按鈕），在出現的對話框中點擊“常規”選項卡（Office2007，則點擊“高級”選項卡，點擊“常規”），選中“打開時確認轉換”選項，點擊“確定”按鈕。

點擊“文件→打開”菜單命令，在出現對話框的“文件類型”框中，選擇“從任意文件中恢復文本”選項。

打開需要的文件，系統會彈出“轉換文件”對話框，選擇需要的文件格式。若要從受損Word文檔中恢復文字，就選擇“純文本”選項，點擊“確定”按鈕，此時，僅恢復文檔中的普通文字，原文檔中的圖片對象將丟失，頁眉頁腳等非文本信息變為普通文字。

4.禁止自動宏的運行

如果Word文檔中包含有錯誤的自動宏代碼，當試圖打開時，其中的自動宏由于錯誤不能正常運行，引發不能打開文檔的錯誤。此時，按住Shift鍵，然后再雙擊打開需要的Word文檔，則可阻止自動宏的運行，正常打開文檔。

二、恢復與修復Excel工作簿

Excel應用廣泛，可包含255個工作表，每個工作表中可以包含大量的數據，如果打開一個Excel工作簿，卻發現內容混亂，無法繼續編輯、打印，則可如下操作。

自動修復Excel工作簿：Excel提供了“自動恢復”功能，可幫助找回程序遇到問題并停止響應時尚未保存的信息。如果是突然斷電導致文件受損，可以重新啟動電腦并運行Excel，這樣Excel會自動彈出“文檔恢復”任務窗格，并在該窗口中列出了程序發生意外原因時Excel已自動恢復的所有文件，可以選擇需要保留的文件，并點擊指定文件名旁的箭頭，再按下面的步驟來操作文件：

需要重新編輯受損的文件，可以直接點擊“打開”命令來編輯；需要保存受損文件，可以點擊“另存為”命令，在出現的對話框中輸入文件的具體名稱，在默認狀態下，Excel將文件保存在以前的文件夾中。需要查看文件受損修復的信息，可以直接點擊“顯示修復”命令。

完成對所有要保留的文件相關操作后，點擊“文檔恢復”任務窗格中的“關閉”按鈕即可。Excel在默認狀態下是不會啟用自動修復功能的，因此希望Excel在發生意外情況下能自動恢復文件，還必須按照下面的步驟來打開自動恢復功能：

在Excel中，點擊“工具→選項”菜單命令，在出現的對話框中點擊“保存”選項卡，然后取消“禁用自動恢復”選項，選中“保存自動恢復信息，每隔x分鐘”選項，并輸入指定Excel程序保存自動恢復文件的頻率即可。

三、利用OfficeFIX修復Office辦公文件

OfficeFIX是一款優秀的Microsoft Office修復工具，它包括WordFIX、ExceIFIX和AccessFIX。可以修復的文件類型包括Word、Excel和Access文檔。

1.修復Word文件

WordFIX是針對各種版本Word而設計的修復工具，能從損壞或丟失數據的Word文件中恢復文本、目錄、基本格式以及表格數據。而且，該軟件在修復文件過程中不會破壞原文件。

啟動WordFIX，點擊“Start”按鈕，在出現的對話框中點擊“Select file”按鈕，選擇需要修復的文件。在“Recovery mode”欄中選擇要修復的模式。WordFIX提供有3種模式供選擇：Recover MS Word data，Recover text data和Extract images from the file。直接使用默認模式即可，點擊“Recover”按鈕開始修復。

修復完畢后，點擊“Go to save”按鈕，在出現對話框的“Name and path for the recovered file”欄中顯示的是修復后文件所保存的路徑及文件名。在“Output file format”欄中可以選擇需要保存的文件格式，設置完畢，點擊“Save”按鈕。點擊“Open”按鈕，打開修復后的文件，在這里可以查看修復后的效果如何。

2.修復Excel工作簿

ExcelFIX能夠修復損壞的Excel工作簿，使用方法與WordFIX類似，只是在對文件進行修復后，會比WordflX多一個“view”按鈕。點擊該按鈕，可以對恢復后的文件進行直觀的預覽。

3.修復Access文件

AccessFIX可以修復由于各種原因無法正常打開的Access文件，使用方法與上述兩款軟件相似。

4.修復PowerPoint文件

OfficeFIX沒有修復PowerPoint文件的功能，要想修復損壞的演示文稿，還需要使用PowerPointRecovery工具軟件。

啟動后，點擊"File→Recovery"菜單命令，在出現的對話框中找到需要修復的文件，點擊“Recover”按鈕即開始修復。修復完畢后，程序將自動彈出文件保存對話框，其默認文件名是“演示文稿”。

參考文獻：

[1]劉健忠，張鐵軍.隨身查.Office辦公高手應用技巧.人民郵電出版社.2010

[2]尚武，卞誠君.OFFICE2007應用技巧1000招.機械工業出版社.2010

[3]工作過程導向新理念叢書.常用辦公軟件應用——Office 2007中文版.清華大學出版社.2010

[4]陳靜，張爽.Office 2007辦公軟件應用教程：工作任務匯編.化學工業出版社.2010

作者簡介：

徐蒞（1964.3～），籍貫：上海，學歷：本科，職位：大學老師，研究方向：計算機教學。