高校數字檔案館的建設

當今時代，是以物聯網、云計算、大數據等為代表的數字時代，信息化是時代發展的潮流。在數字信息技術環境下，檔案的傳統載體形態開始向數字形態過渡，檔案管理利用的主要環境逐漸向電子環境轉移。國家檔案局局長楊冬權在全國檔案局長館長會議上指出：“建設數字檔案館，是推進國家治理體系和治理能力現代化的需要，是檔案工作現代化的方向，是檔案信息化的重點，是建設檔案強國的著力點，必須堅定不移、全力以赴、持續不斷地向前推進。”高校作為科技和人才資源集聚之地，要適應信息化發展的潮流，根據國家檔案局發布的《數字檔案館建設指南》、《數字檔案室建設指南》，積極推進數字檔案館建設，實現檔案管理現代化、檔案信息服務網絡化、檔案資源數字化，為推進檔案事業“數字崛起”、建設檔案強國貢獻力量。

一、加強檔案信息資源建設是數字檔案館建設的著力點

（一）做好傳統載體檔案數字化。數字化有利于傳統載體檔案的安全和證據保全，有利于傳統載體檔案進入社會信息化系統。傳統載體檔案數字化率是檢驗檔案館是否現代化的重要標志。高校檔案館要按照“存量數字化”的要求，堅持“內容為王”，加強組織領導，搞好統籌規劃，實施“數字化帶動”戰略，發揚“釘釘子”精神，運用各種人員力量和激勵手段，加快傳統載體檔案數字化。要強化質量意識，通過全程質量控制、全面質量檢查等措施，提高檔案數字化質量。

（二）加大電子文件歸檔力度。隨著計算機、互聯網和辦公自動化的普及，原生電子文件歸檔的條件已基本成熟。國家發布的《電子文件管理辦法》和《電子文件管理工作規劃（2011-2015年）》，對電子文件的管理和歸檔做出具體規定。高校檔案館要適應信息化建設及辦公自動化的需要，制定電子文件歸檔與管理細則，明確電子文件歸檔范圍和保管期限，及時對電子文件進行歸檔，確保電子文件應收盡收。同時，建設電子文件容災備份中心，相應進行脫機異地備份，確保電子文件的安全。

二、加強檔案信息管理與利用是數字檔案館建設的切入點

（一）建立檔案管理系統。檔案管理系統是高校數字檔案館建設的重要載體，能夠實現對檔案材料的數字化管理。高校檔案館要采用先進的網絡技術、數據庫技術、檢索技術和存儲備份技術，按照文件實體歸檔與電子歸檔相結合、實體利用與網絡利用相結合、實體保護與信息安全防護相結合的思路進行系統研發，找準信息技術與檔案工作的最佳結合點，建立起以檔案館為中心，覆蓋各院（系）、校直各部門的檔案管理系統，做到功能全、運行快、安全性好。系統要覆蓋檔案工作的全部過程和每個環節，最大程度地優化檔案工作流程，切實提高工作質量和效率。

（二）建設特色檔案數據庫。高校檔案館要嚴格按照國家標準《GB/T3792.5-85檔案著錄規則》和《GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式》的要求開展檔案著錄，保證進入數據庫檔案目錄的準確、完整和規范，實現檔案資料方便快速檢索。挖掘學校歷史留存，充分利用現有資源，建設專題檔案數據庫，包括珍貴檔案數據庫、照片檔案數據庫、音（視）頻檔案數據庫、光盤檔案數據庫等;建立特色數據庫，比如建立學籍檔案數據庫，有利于完善教學檔案信息系統，提高學籍檔案管理的自動化水平;建立專家數據庫，能為高校服務區域經濟社會發展提供智力支持，達到資源共享、互利合作的雙贏目的;建立科技成果數據庫，有利于加速科技成果轉化和產業化，提高服務社會貢獻度。

（三）搭建檔案信息共享平臺。要充分利用全國開放檔案信息資源共享平臺，探索建立高校檔案目錄中心，實現檔案信息的資源共享、互聯互通。為全方位構建檔案資源服務體系，提升檔案遠程服務能力，高校檔案館要改變“看攤守業，等客上門”的被動服務模式，積極打造信息共享平臺，實現師生和檔案用戶足不出戶就可辦理檔案業務。根據業務流程和處理方式的不同，信息共享平臺可分為六大功能區：檔案查閱、檔案證明、出國翻譯、檔案外借、學歷學位認證、學生檔案提取，基本涵蓋檔案館的檔案服務工作，六大功能區分別由六個模塊自動進行處理，用戶可根據需要選擇業務類型。通過信息共享平臺辦理并出具的檔案證明、出國翻譯等文件都使用防偽紙張、統一版式并采用條碼管理，具備唯一標識，無法模仿與造假，且復印和掃描無效，充分體現檔案的嚴肅性、真實性和憑證性。

三、加強檔案人才隊伍建設是數字檔案館建設的支撐點

（一）加強檔案隊伍自身建設。數字檔案館建設任務艱巨繁重，涉及多門學科、多項技術、多個領域，需要高素質的檔案人才隊伍作支撐。檔案工作者要以思想建設為根本，切實提高思想認識，增強檔案數字化的責任感和緊迫感;以能力建設為重點，既要掌握圖書情報、檔案學等專業知識，又要掌握數字化、計算機網絡等現代技術知識，不斷提高應用信息技術和駕馭信息資源的能力，成為“檔案信息資源的管理者和傳播者”;以作風建設為抓手，嚴守組織紀律和工作紀律，始終保持求實創新、奮發有為的精神狀態，為建設數字檔案館夯實思想能力基礎。

（二）強化信息技術教育。檔案管理的信息化、文檔處理的一體化、檔案保存的技術化，對檔案工作者提出了更高的要求。高校檔案部門要通過開展繼續教育、專題講座、業務研討、學術交流等方式，以崗位培訓為重點，對專兼職檔案員進行不同類型和不同層次的信息技術教育。研究制定吸引、穩定信息化人才的政策、措施，在職務晉級、職稱評審中關注長期在檔案信息化一線工作而又肩負重要責任的人員，培養一支掌握和運用信息技術的骨干隊伍。

四、加強檔案信息安全建設是數字檔案館建設的關鍵點

（一）確保檔案信息存儲和傳輸安全。要充分利用安全防護技術，配套建設檔案系統安全防范措施。加強對檔案信息的安全管理，對每份電子檔案的生命周期實行全程監管，采取電子、紙質兩種形式并存的辦法，對已經數字化的信息多重備份與異地備份。制定信息錄入、信息維護、設備管理、網絡維護等系列管理辦法和規定，確保系統的安全性、可靠性和可控性。檔案信息資源庫與開放檔案信息數據庫、局域網、檔案網等實行嚴格的物理隔離措施，防止黑客入侵。開放檔案信息數據庫與控制檔案信息數據庫，原則上應分建庫。檔案信息網與互聯網聯接時，應采取防火墻的技術措施進行防護，避免病毒感染。

（二）確保檔案信息保密安全。要牢固樹立安全保密意識，嚴格遵照國家有關規定和要求，按照“誰公開，誰負責”、“上網信息不涉密，涉密信息不上網”的要求，健全信息安全和保密責任制，把責任落實到具體崗位和具體人員，對擬公開的檔案信息和開放檔案進行嚴格的保密審查，凡屬國家秘密或公開后可能危及學校安全、公共安全及社會穩定的檔案信息，一律不得公開。對數字化外包公司，要進行保密資質審核。對于外包的檔案，要做好鑒定和解降密工作，同時加強其數字化過程的監管，保證檔案信息保密安全。

（三）確保檔案館舍庫房安全。強化經常性安全宣傳教育，嚴格落實人防、物防、技防措施，定期組織開展“四防”專項檢查，及時消除安全隱患。建立全自動火災報警及氣體滅火系統，溫濕度自動控制系統和視頻監控系統，實現館舍重要區域的全智能控制。

數字檔案館是大數據時代檔案館的發展方向，是高校檔案事業發展的戰略選擇。高校檔案工作者要認真學習貫徹黨的十八大和十八屆三中全會精神，積極面對檔案信息化帶來的挑戰，不斷豐富完善數字檔案資源體系，搭建檔案運行管理服務平臺，加快推進數字檔案館建設步伐，為建設檔案強國貢獻力量。

參考文獻：

[1]楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話[N].中國檔案報，2014-01-06.

[2]孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012（2）.

[3]甄學云.試談企業檔案管理與信息化建設[J].瀘天化科技，2009（6）.

（作者簡介：扈航（1978-）男，山東建筑大學黨委、校長辦公室秘書科科長，館員。）