市政工程檔案信息化建設(shè)探析

谷芳

1 引言

隨著我國數(shù)字化技術(shù)的成熟，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個領(lǐng)域中。辦公自動化水平的提高，促進(jìn)市政工程檔案管理逐步發(fā)生變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，開始朝向以計算機(jī)為媒介的信息化管理方面發(fā)展。市政工程檔案的信息化建設(shè)是當(dāng)代市政工程檔案管理的重要內(nèi)容。

2 我國檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀及實施檔案信息化管理的優(yōu)點

2.1 我國檔案信息化管理現(xiàn)狀。我國檔案信息化建設(shè)起步于20世紀(jì)70年代末，成立相關(guān)檔案科技技術(shù)研究所進(jìn)行檔案管理自動化課題的研究和實驗，并編制出了一些簡單的檔案檢索程序，初步積累了檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗。到了20世紀(jì)90年代，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)設(shè)備趨于完善，檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法律法規(guī)也有了更新，極大地推進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展；并且在這一時期，國家提出了經(jīng)濟(jì)信息化戰(zhàn)略要求，“三金”工程的啟動加快了整個社會信息化建設(shè)的進(jìn)程；當(dāng)然，OA（辦公自動化）、CAD（計算機(jī)輔助設(shè)計）、CAM（計算機(jī)輔助制造）的應(yīng)用發(fā)展，也推動著檔案信息化建設(shè)的不斷前進(jìn)。到了21世紀(jì)，“十一五”發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，在我國各行業(yè)中掀起了信息技術(shù)管理的革命風(fēng)潮，對我國檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了積極、重大的影響。

2.2 實施檔案信息化管理的優(yōu)點。通過檔案信息化管理，有利于節(jié)省人力物力，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)后，可以將其存儲在方便快捷的存儲器上，這樣便于攜帶和處理，同時由于計算機(jī)的超強(qiáng)處理能力，可以實現(xiàn)少數(shù)人員對大量數(shù)據(jù)的管理。而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。檔案的信息化管理有利于實現(xiàn)高校檔案的共享，市場經(jīng)濟(jì)條件下，傳統(tǒng)檔案已經(jīng)不能滿足由于人才的流動帶來的檔案信息流動，而通過信息化手段，將檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，各個單位和部門之間的信息可以進(jìn)行及時的交流和共享，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的共聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息，這樣也可以實現(xiàn)人才的優(yōu)化配置。除此之外，檔案管理的信息化手段，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。檔案管理手段的信息化的目的是提高效率，為相關(guān)人員提供高質(zhì)量的服務(wù)，通過信息化管理，管理人員可以從大量信息中找出相關(guān)有效信息，達(dá)到方便快捷的目的。

3 市政工程檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理的步伐跟不上時代變化。目前，部分地區(qū)市政工程的檔案管理不夠現(xiàn)代化，他們的觀念落后于時代發(fā)展。檔案管理作為市政工程信息資源的一個重要組成部分，需要與時代并進(jìn)。許多單位覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關(guān)輕重，并不需要在上面花費(fèi)人力物力。這是由于這些單位對于檔案管理工作認(rèn)知還不夠徹底，對于檔案管理工作缺少系統(tǒng)認(rèn)知。更甚者，有的檔案管理工作人員并不是擁有專業(yè)檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會上招聘的臨時工人或者兼職工人。

3.2 檔案信息公開度、透明度不高。市政工程檔案信息化對于內(nèi)部而言是一次信息資源的整合，便于信息集中統(tǒng)一管理，有利于市政工程信息的公開、透明化，方便于各部門人員在工作中獲得需要的資料。但現(xiàn)階段一些市政工程檔案信息化存在著信息公開度、透明度不高的問題，將市政工程檔案管理權(quán)限僅僅給予幾個工作人員，無法做到信息全員公開化。雖然在一定程度上保障了市政工程檔案信息的隱私和安全，但長遠(yuǎn)下去有悖于檔案信息化建設(shè)的初衷，不利于持續(xù)健康的發(fā)展。

3.3 檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)尚未確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，沒有明確近期目標(biāo)和長遠(yuǎn)規(guī)劃。例如，一些單位輕視于服務(wù)和支持全局的綜合檔案的管理信息化建設(shè)，沒有普及和運(yùn)用已經(jīng)購置的檔案管理軟件，也沒有建設(shè)同步的綜合檔案管理系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，造成投入大量資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法與辦公自動化網(wǎng)絡(luò)對接的局面。部分單位雖然購置了專用的檔案管理系統(tǒng)及硬件設(shè)施，但軟件應(yīng)用水平和利用率不高，僅僅局限于簡單查詢，沒有真正發(fā)揮作用。

4 市政工程檔案的信息化建設(shè)

4.1 完善市政工程檔案的管理制度。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理區(qū)別巨大，不論是檔案載體，還是存儲管理都存在著極大不同，傳統(tǒng)的檔案管理制度肯定無法適應(yīng)新時代信息化檔案管理需求。現(xiàn)代的檔案形式在紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上增加了電子檔案。對紙質(zhì)材料的存儲實體，隨著檔案材料增多，原來傳統(tǒng)五節(jié)檔案柜占用太多空間，而現(xiàn)代的檔案存儲實體改為能容納更多檔案材料的密集架，能更有效地利用空間；對電子檔案，要對其進(jìn)行充分利用，就必須統(tǒng)一檔案的電子格式，實現(xiàn)對檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

4.2 落實現(xiàn)代化的基礎(chǔ)建設(shè)。既然要實現(xiàn)檔案管理信息化，就需要從信息化建設(shè)基礎(chǔ)方面進(jìn)行完善，基礎(chǔ)建設(shè)水平?jīng)Q定了高效檔案信息化建設(shè)的成敗。基礎(chǔ)建設(shè)主要包括計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、存儲設(shè)備、管理系統(tǒng)、軟硬件配套設(shè)施、交換機(jī)、服務(wù)器、安全系統(tǒng)等。信息化建設(shè)包括硬件平臺和軟件平臺兩個部分，其中軟件部分是重點，是需要和檔案管理發(fā)展相針對的，軟件系統(tǒng)的設(shè)計需符合和服務(wù)于市政工程檔案管理的發(fā)展。

4.3 培養(yǎng)信息化人才隊伍。市政檔案信息化建設(shè)對于檔案管理人員的要求有了極大提高，既要求管理人員熟悉市政工程的各項業(yè)務(wù)流程，又要求管理人員懂得計算機(jī)知識，如果管理人員參與了整個信息化建設(shè)的過程，熟知建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備以及檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化錄入，將大大提高管理人員的工作效率，在維護(hù)保養(yǎng)以及更新軟件、研發(fā)軟件中將發(fā)揮作用，后期培訓(xùn)中所出現(xiàn)的問題也隨之較少。另外，要保障檔案信息的安全性，對人才的素質(zhì)要求也有了質(zhì)的提高。

4.4 建立完善檔案信息資源庫。隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)給人們的工作和生活帶來了極大便捷，各領(lǐng)域也都充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建自己的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。市政工程檔案管理也必須通過加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐，從而提高檔案的管理水平。在檔案管理上，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具及目錄，并應(yīng)用于庫房管理。通過構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，使檔案實現(xiàn)資源共享。利用掃描儀、打印機(jī)等數(shù)字化設(shè)備，使檔案管理一體化。積極推動市政工程檔案資料全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實現(xiàn)單位內(nèi)部檔案的圖片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)資料的共享，最大化地降低查詢時間，提高工作人員工作效率和服務(wù)質(zhì)量。另外還要建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使各種檔案管理軟件實現(xiàn)互通互用，使資源得以共享，讓檔案利用者能更方便快捷地利用檔案。

5 結(jié)束語

對市政工程檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)勢在必行。檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不僅是檔案管理部門的工作，它需要所有的檔案管理人員的積極參與和配合，在工作中摸索出更先進(jìn)、更科學(xué)的管理辦法，才能使檔案信息化建設(shè)工作實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

（作者單位：河南省安陽市市政建設(shè)維護(hù)管理處 來稿日期：2015-02-15）