大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案館信息服務研究

宋美霞

1 大數(shù)據(jù)的相關(guān)概念

大數(shù)據(jù)（Big Data）是繼云計算、物聯(lián)網(wǎng)之后IT產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)革命，其作用堪稱一次新的工業(yè)革命。最早提出大數(shù)據(jù)概念的美國麥肯錫公司給大數(shù)據(jù)下的定義是：“無法在一定時間內(nèi)用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件工具對其內(nèi)容進行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。”這一定義也被維基百科認可收錄。當然，在研究界，還有從其他角度定義大數(shù)據(jù)的，例如，國際數(shù)據(jù)公司提出大數(shù)據(jù)的4V定義，認為大數(shù)據(jù)除了容量（Volume）、多樣性（Variety）、速度（Velocity）之外，還應具有價值（Value）。筆者認為，這一定義從大數(shù)據(jù)特性出發(fā)，更具合理性。

所謂容量，就是指大數(shù)據(jù)的數(shù)量維度，大數(shù)據(jù)就是海量數(shù)據(jù)的集合，是人們無法短時間內(nèi)搜集、理解的數(shù)據(jù)，它的技術(shù)單位不是傳統(tǒng)的MB、GB，而是TB乃至PB。多樣性不僅僅是指數(shù)據(jù)類型的增多，還指數(shù)據(jù)的生產(chǎn)、傳播方式增多。就數(shù)據(jù)類型上，有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，就數(shù)據(jù)的生產(chǎn)與傳播上，數(shù)據(jù)不再停留在單一的來源，我們每個人都是信息的生產(chǎn)者與傳播者。速度是指大數(shù)據(jù)的時效性，大數(shù)據(jù)時代下，信息的流傳速度增快，信息的“保質(zhì)期”更短。而價值作為許多學者的爭議點，認為大數(shù)據(jù)不僅是指數(shù)據(jù)的量，還應該包括數(shù)據(jù)的質(zhì)這個維度，這里的質(zhì)是指數(shù)據(jù)的精確性與價值性。

2 大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字檔案館

2.1 數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，不同于傳統(tǒng)檔案館管理單一，服務意識低等，數(shù)字檔案館具有信息資源共享，服務意識明確，信息的傳播、組織網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等特點。當然，并不是說數(shù)字檔案館在大數(shù)據(jù)時代就完全取代了傳統(tǒng)檔案館，它們之間在服務領(lǐng)域上有所區(qū)別。所以，雖然存在繼承與被繼承、競爭與被競爭的關(guān)系，數(shù)字檔案館是在依托網(wǎng)絡(luò)與海量數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的資源管理，它具有的優(yōu)勢就是檢索與使用方面，信息服務的種類多，面向用戶，但它還是要依托傳統(tǒng)檔案館的信息基礎(chǔ)。在實際的應用中，因為傳統(tǒng)檔案館從無到有，經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)被大眾接受和認可，而作為新興事物的數(shù)字檔案館無論是服務模式還是運行成本，都相對處于不利地位，并且數(shù)字檔案館也出現(xiàn)了一些問題，包括檔案信息資源建立復雜、信息用戶需求多樣化、信息設(shè)施建設(shè)落后、信息人員素質(zhì)不高、安全問題，等等。所以，如何認清這些問題直接關(guān)系到數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 大數(shù)據(jù)數(shù)字檔案館面臨的問題

2.2.1 檔案信息資源建立復雜。傳統(tǒng)的檔案館之間幾乎沒有聯(lián)系，信息的搜索難、利用效率低，數(shù)字檔案館雖然依托于大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)，但是，在資源的建設(shè)初期，各個檔案館之間的數(shù)據(jù)與信息往往也處于同樣的分散狀態(tài)，而大數(shù)據(jù)信息就有時效性。所以，檔案館里始終存在數(shù)據(jù)的搜集、整理這一步驟，這也就導致各個檔案館之間的信息不對等、信息交流障礙多，沒有真正實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代下數(shù)字檔案館應有的自由、靈活、方便的信息數(shù)據(jù)交流模式。

2.2.2 信息用戶需求多樣化。數(shù)字檔案館在大數(shù)據(jù)時代面對的困難是信息用戶的多樣化需求，服務難度提高。大數(shù)據(jù)時代，許多信息中心，都積極建立新的搜索引擎與數(shù)據(jù)服務，例如，圖書館在應對大數(shù)據(jù)時就非常注意結(jié)合用戶需求積極開發(fā)新服務。而數(shù)字檔案館由于在基礎(chǔ)工作中占用了大量的人力、物力，而用戶的個性化與定制化需求越來越多，所以數(shù)字檔案館長期存在對用戶的多重需求的滿足度不夠這一問題。

2.2.3 信息設(shè)施建設(shè)落后。大數(shù)據(jù)帶來了大量的、復雜的、需要多重分析的數(shù)據(jù)，而單靠傳統(tǒng)的計算機配置與相關(guān)軟件已經(jīng)不能滿足這種復雜的數(shù)據(jù)分析要求，所以，就要求數(shù)字檔案館有較高的信息設(shè)施。數(shù)字檔案館的信息設(shè)施建設(shè)就是檔案館的軟硬件建設(shè)，這不僅包括一些硬件的革新，包括計算機的升級換代、服務器的換代，還包括一些軟件開發(fā)與引進。所以這就要求數(shù)字檔案館可以評估自己的投入成本與運營陳本，盡可能地改善軟件硬件條件，為迎接大數(shù)據(jù)作準備。

2.2.4 信息人員素質(zhì)不高。信息人員的綜合素質(zhì)間接決定了數(shù)字檔案館服務的好壞。綜合素質(zhì)包括業(yè)務素質(zhì)、工作服務素質(zhì)、管理素質(zhì)等。業(yè)務素質(zhì)是指數(shù)字檔案館在面對大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，必須做到掌握較高的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)以及數(shù)據(jù)的開發(fā)、編輯等技術(shù)；工作服務素質(zhì)是指工作人員要有服務意識，要積極迎合用戶的需求來提升服務質(zhì)量；管理素質(zhì)不僅僅針對數(shù)字檔案館的管理人員，即使是基層員工，也應該具有管理意識，管理好本職工作。但是，實際的檔案館中，存在著技術(shù)人才缺乏，管理意識與能力低等問題。所以，檔案館可以根據(jù)自己面對的實際問題，結(jié)合自己的人事規(guī)劃，加大培訓力度，積極引進人才，只有“內(nèi)提高、外引進”才能不斷提升整個工作團隊的素質(zhì)，提升檔案館的數(shù)字化程度，創(chuàng)造更有價值的服務。

2.2.5 安全問題。大數(shù)據(jù)是信息爆炸的時代，研究大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館的安全問題具有重要的現(xiàn)實意義。檔案館不同于圖書館，它的安全性要求高，因此開放性低，所以，在剛開始面對大數(shù)據(jù)時，不少學者和專家都對數(shù)字檔案館是否可行有所思考。

數(shù)字檔案館在大數(shù)據(jù)的背景下，安全性受到威脅，這是因為，首先在數(shù)字檔案的生成過程中，就面臨著泄露、損壞的風險，因為技術(shù)人員如果不了解檔案的制作以及保存要求，就很可能在制作的過程中造成數(shù)據(jù)的丟失與損害，使得數(shù)據(jù)的保存效果不佳。其次是在數(shù)字檔案傳播過程中存在風險因素，互聯(lián)網(wǎng)與移動技術(shù)的發(fā)展帶來了技術(shù)的革新，但是也出現(xiàn)了一些不可控因素，例如病毒、黑客攻擊等會對檔案的管理帶來很大威脅。所以面對大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要更注意數(shù)字檔案館的安全問題。

3 大數(shù)據(jù)數(shù)字檔案館發(fā)展前景

3.1 走智能化道路。筆者認為，所謂走智能化道路，就是指數(shù)字檔案館在發(fā)展過程中要逐步擺脫傳統(tǒng)檔案館低效率工作，引入智能化系統(tǒng)，不斷提高對數(shù)據(jù)信息的處理、編輯、分析能力。走智能化道路包括了三個途徑，分別是檔案信息資源智能化、基礎(chǔ)設(shè)施的智能化以及智能化的滿足用戶需求。首先，是檔案信息資源智能化，信息資源智能化涉及了很多內(nèi)容，包括信息的搜集、建立、分析、傳播、保存各個方面。舉個例子，以數(shù)據(jù)的傳播為例，傳統(tǒng)的檔案館中，信息的傳播方式非常單一，信息的傳播速度低，但是數(shù)字檔案館一旦引入智能化的軟件技術(shù)，就能加速數(shù)據(jù)傳播，并且使得信息的傳播范圍更廣，智能化的傳播中，可與用戶的瀏覽歷史相結(jié)合，有針對性地推薦新的數(shù)據(jù)信息，這樣既可以減輕檔案館人員的工作量，也可以方便用戶的使用。其次，是基礎(chǔ)設(shè)施的智能化，這就是指數(shù)字檔案館要不斷提高軟件硬件的配置，大數(shù)據(jù)時代就是互聯(lián)網(wǎng)時代下的數(shù)據(jù)爆炸，這些數(shù)據(jù)的分析與利用離不開相應的軟件硬件。最后，也是最重要的，就是智能化的滿足用戶的需求，據(jù)調(diào)查，“我國90%以上的省市檔案機構(gòu)已經(jīng)建立了檔案網(wǎng)站，但在面向用戶的信息服務方面還存在對信息資源的組織和挖掘不足，信息服務的針對性不強，檔案館信息共享不暢通等不足之處”。面對這些問題，數(shù)字檔案館必須學習先進經(jīng)驗，努力開展各項工作，例如，建立新的交流平臺，數(shù)字檔案館可以把個性化服務與群組服務聯(lián)系在一起，大力開展定制服務，不斷完善用戶信息與使用體驗，從而促進數(shù)字檔案館的良性發(fā)展。

3.2 提高工作人員素質(zhì)。工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到數(shù)字檔案館的服務質(zhì)量與服務能力，沒有高素質(zhì)的工作人員，就沒有高效率的檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)類型呈現(xiàn)多樣化、速度快等特點，對于信息的處理難度不斷增大，這就要求數(shù)字檔案館的工作人員有較高的工作素質(zhì)。新時期數(shù)字檔案館必須走人才發(fā)展之路，一方面，數(shù)字檔案館可以加強人員培訓，積極組織工作人員參加講座、交流與進修學習，以信息技術(shù)、檔案管理的計算機云操作等技術(shù)為重點，不斷提升現(xiàn)有工作人員的科技素質(zhì)。另一方面，檔案館可以根據(jù)實際的人事計劃，積極引進科技人才，提升軟件的開發(fā)實力。

3.3 完善信息安全保障。大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案館的管理對象與傳統(tǒng)檔案館存在明顯區(qū)別，是現(xiàn)代化的電子檔案管理模式，它的產(chǎn)生與發(fā)展為檔案信息動態(tài)管理與長期保存提供了可能，借助移動互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)與信息管理平臺，將檔案館管理員從繁重的信息整理工作中解放出來。但是大數(shù)據(jù)具有復雜性，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展下，數(shù)字檔案館面臨著安全風險，所以，數(shù)字檔案館必須不斷完善各項安全保障措施來保護信息安全。首先，盡可能健全制度保障體系，只有加強管理水平，建立檢查監(jiān)督制度，各個部門各司其職，才能保證數(shù)據(jù)在生成、保存階段的安全，實現(xiàn)建立穩(wěn)定、安全的數(shù)字檔案館的目標。其次，是加強技術(shù)的革新，只有不斷升級服務器的安全級別，才能在數(shù)據(jù)傳播的過程中保證數(shù)據(jù)的完整、安全。最后，是強化科技人員的素質(zhì)，只有科技人員掌握了先進的檔案管理技術(shù)，才能保證信息的安全。所以，面對數(shù)字化時代與海量數(shù)據(jù)的沖擊，檔案館必須端正管理態(tài)度，走不斷完善信息安全保障的道路。

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字檔案館面臨著許多問題，包括了檔案信息資源建立復雜、信息用戶需求多樣化、信息設(shè)施建設(shè)落后、安全問題等，這些問題的解決，直接關(guān)系到數(shù)字檔案館能否良性發(fā)展。數(shù)字檔案館只有不斷走智能化道路、不斷提高工作人員素質(zhì)與不斷完善信息安全保障，借助高新科技不斷滿足用戶的需求，才能保證數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：周口師范學院 來稿日期：2014-12-11）