基于知識服務的檔案管理模式理論分析

舒雪冬

與傳統的檔案管理模式相比，基于知識服務的檔案管理模式（RMBKS）更加完善，不管是從理論依據還是工作流程、服務體系方面，占據了十分明顯的優勢。由于檔案發揮出來的重要作用，能夠幫助企業可持續發展做出貢獻。特別是當下信息技術的發展，為檔案的管理提供了新的契機，其管理模式上也在發生相應的變化。傳統的檔案管理服務主要工作就是為檔案需求者提供所需的檔案資料，當下的基于知識服務的檔案管理模式更多是幫助需求者解決問題和處理問題。與傳統檔案管理模式相比較，其特點更加明顯。

1 基于知識服務的檔案管理模式內涵

1.1 基于知識服務的檔案管理模式定義。基于知識服務的檔案管理模式是以編碼化知識管理模式和檔案后保管范式兩者為理論指導，用戶作為服務對象，需求作為服務導向，將檔案當作是企業一種重要的信息資源，打破原有的檔案管理模式，注重的是檔案信息、知識的一種積累。同時再結合企業的文化、人力資源的管理、制度的建設、先進技術的應用，做到滿足用戶對檔案中各種信息的需求，最終做到支撐企業的有效運行的結果。

1.2 基于知識服務的檔案管理模式理念。基于知識服務的檔案管理模式的理念是以編碼化知識管理模式、檔案后保管范式為理論基礎，建立以用戶作為服務對象、需求作為服務導向的一種理念。從價值方面，RMBKS作為企業重要的信息資源與知識資產，不能只注重對檔案的收集、整理預計保管這種粗淺的工作，更多的應該是放在檔案深層價值的開發與利用上。

1.3 基于知識服務的檔案管理模式基本活動。第一是針對檔案中各種資源、知識的積累。具體表現為：企業為了能夠實現可持續發展，需要不斷地獲取各種知識與資源，在這種需求下RMBKS擴大檔案收集、歸檔的范圍，將間接發揮作用的隱性知識變成顯性知識，將外部的知識通過轉換變成企業內部的知識，最終實現一種顯性知識可控化、知識集成化的局面。第二是對檔案中的各種資源、知識進行組織。具體表現為：企業按照知識、信息對檔案進行組織，組織的過程中充分考慮到用戶的檢索習慣以及分類特點，將各種凌亂的知識變得有序。第三是對檔案中的各種資源、知識進行評價。具體表現為：企業對檔案中的各種知識價值進行評價，從中發現一些價值較低或者已經失去價值的檔案，清理整個檔案布局，保證檔案中的資源都能夠發揮出作用，優化整個檔案資源。第四是檔案知識服務，其作為RMBKS的核心內容，具體表現為：在適當的時間適當的地點利用適當的方式將所需的檔案知識傳遞給適當的人，最終達到一個用戶得到了檔案信息、發揮出了檔案價值的局面。

以上的四個基本活動并不是單獨存在的，而是以一種相互滲透、相互融合的方式存在，最終的目的都是為了實現檔案知識服務。這也體現了檔案知識服務是整個RMBKS的核心。

2 基于知識服務的檔案管理模式特點

2.1 管理模式與管理理念方面的特點。傳統的檔案管理模式中，其檔案只是一種記錄，展現出來的是知識的陳舊，而基于知識服務的檔案管理模式屬于一種信息資源與知識資產，其作用的發揮能夠為企業的正常運行提供保證。另外整個管理當中充分將用戶作為中心，充分對用戶展現出知識服務的特點。用戶想要怎樣個性化地使用檔案，RMBKS就能夠提供怎樣的知識服務。并且RMBKS實現的是檔案的信息化管理，通過各種先進的信息技術手段提供給用戶的是一種系統性、條理性的知識服務，總體提高了RMBKS的效率。另外，利用信息技術實現了傳統檔案管理不能夠實現的文檔一體化。由于RMBKS理論基礎的支撐，在進行管理的過程中實現的是全過程管理，能夠實現檔案中的文件生成、歸檔等一系列活動，完全實現一體化。

2.2 管理制度與管理業務方面的特點。RMBKS與傳統檔案管理模式在制度方面也顯示出了一定的特點。RMBKS充分尊重用戶對知識服務的判斷，這一點是傳統的檔案管理模式不能夠實現的。另外RMBKS的服務體系也發生了巨大的轉變，不管是從服務理念、方法、對象、過程都進行了革新，呈現出的是一個全新的RMBKS。從檔案管理的工作內容上，RMBKS能夠容納更多的內容，不管是一些非正式的文件材料還是企業信息都能夠一并作為隱性知識被RMBKS收納，與傳統檔案相比大大擴展了檔案管理范圍。另外，對檔案的分類方面，也具有比較明顯的特點，RMBKS能夠從職能活動或者是信息類型等進行分類，與傳統檔案管理模式比較顯得更加完善與豐富。

3 基于知識服務的檔案管理模式價值

3.1 有效提高企業的核心競爭力。從企業角度而言，應用RMBKS作為檔案管理全新方式，由于RMBKS是將檔案作為一種資源進行管理，這就充分體現出了檔案所具有的價值，另外，RMBKS中采用了信息技術等各種先進技術，對于整個檔案管理中的流程與環節都進行了更新，并且在服務方面顯示出更加優質、高效的一面，能夠滿足企業內部員工的信息與知識需求，同時還能夠為企業的正常運轉提供保證，因此，從知識層面的角度也就能夠大大提高企業核心競爭力。

3.2 有效提高檔案管理工作的地位。RMBKS的全新工作模式能夠良好地與企業的業務流程進行無縫對接，能夠為企業的業務活動提供各種信息的支持，特別是在知識服務方面，幫助企業的檔案管理工作變得高效。甚至將企業的檔案管理工作的地位也提升了一個檔次，主要體現在能夠使得檔案管理這種后臺性的工作上升為前臺性的工作，甚至為企業的業務也能夠貢獻出一份力量，因此，就可以有效提升檔案管理工作的地位，其作用也能夠輻射更遠。

3.3 有助于整個檔案管理工作的進步。區別于傳統檔案管理模式，RMBKS在服務對象、服務理念、服務策略方面都有了十分明顯的改變，其服務對象的特殊性，其服務理念的變化，其最終的工作效率大大促進企業的生產效率。事業單位可借鑒這種模式，將RMBKS放進單位檔案管理當中，可以使事業單位整個檔案管理工作變得更加高效，從技術方法方面帶來一定革新，對推動整個的檔案管理工作有著重要意義。

4 基于知識服務的檔案管理模式理論分析

4.1 基于編碼化的知識管理模式。RMBKS中主要應用到的是編碼化的知識管理模式，其中的知識管理是知識服務的一部分。所謂的知識管理，在企業中是一項十分重要的內容，從管理理念上真正體現出了以人為本的管理思想，在管理對象上更注重的是一種無形資產上管理，但這種管理模式比任何一種管理形式都更加注重其知識資產的重要性。知識管理內容是一個循環的過程，企業進行的是知識的積累—創造—應用—形成知識平臺—再積累—再創造—再應用—新的知識平臺這樣一個過程，其中的范圍包含了對顯性知識與隱性知識的雙重管理，同時又十分重視兩者之間的共享。在知識管理當中，存在著兩種管理模式，一種是編碼化管理模式，另一種是人性化管理模式。

其中編碼化的管理模式是將整個企業中所囊括的各種知識進行認知、分類、編碼，最后存儲在企業的知識庫當中，為企業的運行提供信息與知識。編碼化模式之所以能夠實現，完全是借助了信息技術的力量，通過利用信息技術幫助企業能夠實現高效的知識編碼、存儲與檢索，為企業員工提供了方便的知識檢索。特別是實現了企業將隱性知識顯性化的特點，將隱性知識顯性化之后形成文檔儲存進知識庫當中，最后企業員工都能夠通過計算機網絡對知識進行調取，減少了中間繁瑣的程序，人性化模式更多的是指向一種無形的模式。其通過企業內部一種良好的企業文化，在文化環境的感染下實現知識的交流、傳播與共享。與編碼式管理模式不同，人性化模式更多的是人為主體，是通過人進行知識的直接交流與傳播，最終達到共享的局面。具體的差別，見表1。

通過兩者的比較，可以十分明顯地發現兩種模式當中編碼化管理模式將會成為未來檔案管理模式的發展趨勢。企業在選擇哪種模式作為其檔案管理模式時，需要注意以下幾點：第一，主要依賴隱性知識，提供的是一種個性化、具有針對性的產品或者服務的公司應該選擇人性化管理模式，不能選擇編碼化管理模式；第二，當企業更多的是傾向于借助顯性知識提供產品與服務時，應該選擇編碼化管理模式；第三，企業想要將兩者都應用其中，需要分清兩者之間的主次關系；第四，不管是選擇哪種管理模式，企業都需要有一個良好的檔案管理基礎作為前提條件。

4.2 檔案后保管范式。檔案后保管范式的出現主要是因為兩個原因，第一是文件形態發生了變化，第二是文件數量發生了變化。檔案后保管范式的基本內容主要由三個因素組成：新來源觀、宏觀鑒定論以及知識服務。其中的新來源觀和宏觀鑒定論是知識服務的基礎，而知識服務是整個檔案后保管范式的核心內容。檔案后保管范式的出現說明了檔案管理正逐漸向知識管理方面發展的趨勢。檔案后保管范式是在第十三屆國際檔案大會由加拿大檔案學者T·庫克提出的，該理論的提出讓傳統的檔案保管范式受到了巨大的沖擊，其也說明了在新時代中檔案管理發生巨大變化是一種必然結果。

其中的新來源觀，與傳統的來源觀不同，傳統的來源觀中更多的是實實在在存在的、有形的組織或者個人，而新來源觀中的來源是一種無形，具體指的是文件的形成過程，文件在形成的過程中應用到了哪些數據、想要達到的目標是什么、在什么條件下形成的等這些方面。新來源觀促使人們將目光的中心放在文件形成之前或者最初時的一種運轉，同時也促使人們將關注的中心轉移，由最初的淺層的知識信息向深層的知識信息轉移。宏觀鑒定論將重點放在宏觀方面，傳統的鑒定論采用的是一種有形、具體的鑒定標準，對文件的內容進行的是一種直接的審查方式，最后再決定文件是否需要保存。而宏觀鑒定論與傳統鑒定論不同，其能夠對數量巨大的文件進行批量式的鑒定，其中只需要提前設定好鑒定標準和方式即可，這種方式能夠有效提高工作效率，將價值較低的文件剔除，保證信息的高效利用。

知識服務作為整個檔案后保管范式的核心內容，發揮出了RMBKS的核心價值，依托信息技術的高效性能夠為用戶提供更加高效的知識服務。知識服務完全摒棄了傳統檔案管理中管理者的工作觀念與工作內容，從建立一個知識庫開始，幫助用戶得到及時的信息需求。知識服務通過技術手段為用戶提供更加高質高效檔案服務，幫助用戶從檔案中獲取到想要的知識與信息，從而發揮出更大價值。

（作者單位 河南城建學院 來稿日期：2014-12-17）