事業單位人事檔案管理現狀與對策

馮艷

近年來，由于各方面的原因，人事檔案管理發生了諸多變化，出現了一系列問題，面對問題，應該如何解決，成為人事檔案管理工作者研究的新課題。本文以河南省人口和計劃生育科研院（以下簡稱科研院）人事檔案管理為例說明。

1 人事檔案管理現狀

1999年河南省事業單位人事制度改革，科研院全員實行聘用制，開始聘用臨時工充實專業技術人員隊伍，2003年該院編制人數85人，在編員工82人，聘用員工4人，因為聘用人員數量較少，沒有管理其人事檔案。但是隨著形勢發展和計劃生育職能的轉變，科研院在2006年到2014年事業編制沒有增加一名的情況下，從社會上大量招聘員工，到目前為止全院共聘用員工43人，已經占在編職工數量的一半以上，改變了職工隊伍構成。與正式在編人員有技術、工人、行政管理崗位分類不同，聘用員工主要是有一定技術專長的人員，分布在各個技術崗位，有“外聘專家”“合同工”“臨時工”等稱呼。“非編人員”身份構成也非常復雜，他們中既有無固定工作單位的專業技術人員，也有從企事業單位辭職、病退人員，還有退休職工、大中專畢業生等，從事醫師、藥師、護師（士）、煎藥員、文印員等崗位，這些編外聘用人員很多人已成為各科室業務技術骨干。管理聘用員工的人事檔案提到日程上來。人事檔案管理現狀是：

1.1 人事檔案管理模式改變。由單一內部管理模式向雙軌制管理模式轉變。按照《流動人員人事檔案管理暫行規定》，這一部分聘用人員的人事檔案應由縣級以上人才交流中心管理，所以在科研院，人事檔案管理存在兩種管理模式，一種是在編人員的人事檔案管理，在內容和管理方式上均按照《干部檔案管理條例》管理，一種是非在編聘用人員職工的檔案，按照《流動人員人事檔案管理暫行規定》，由鄭州市人才交流中心管理，管理模式改變。

1.2 人事檔案的個體利用率下降。人事檔案的利用主要表現在人事活動中，比如，人事任免考察、工資變動、職稱職務晉升、出國考察憑證等，隨著人員流動性增加和各方面發展需要，原來辦理出入境、考研、考公務員、辦理轉正定級、職稱晉升等需要個人出示檔案原件或檔案內部分材料的復印件，現在辦理不需要了，只需出具人事證明即可；辦理新錄用人員工資定級時，上級審批部門規定除研究生學歷以上有工作經歷的需要提供人事檔案，一般不再提供檔案；專業技術人員職稱晉升只需提供檔案內近五年的年度考核表復印件，人事檔案個體利用率下降。

1.3 人事檔案的應用范圍更廣。在計劃經濟體制下，人事檔案為政治目的服務，應用者多是黨政機關和組織人事部門；在市場經濟環境下，黨政組織機構和人事部門仍然把人事檔案作為考察干部和考核職工的基礎性材料，另外聘用了大量流動人員的大中型企業和實行聘用制的事業單位，都需要通過查閱流動人員的人事檔案了解應聘者素質、業務能力及各方面的信息，發現對口人才，人事檔案的應用范圍擴大了。

1.4 人事檔案的個人信息得到保護。在原有的干部人事檔案中，一般有社會關系和黨團關系憑證詳細證明等，但是隨著時間推移，我們在收集整理新入職職工，特別是從學校轉來的學生檔案和調入人員檔案時發現，涉及職工私密信息的檔案材料在逐步減少，例如，檔案里的社會關系、婚姻關系的材料證明較少，在一定程度上保護了個人的私人信息。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 流動人員檔案利用相對不方便。人事檔案管理模式存在的雙軌制，給檔案利用帶來不便。主要是對于人事檔案留存在人才交流中心的流動人員，在辦理護士執業注冊、變更或職稱考試時和晉升工資時需要調閱以前的工資表格；辦理社會保險轉入時，需要查看與原單位簽訂的勞動合同情況以及辦理社會保險的原始資料等情況時，都需要人事檔案工作人員去人才交流中心調檔查閱，在聘用人員逐年增加的情況下，人事檔案工作人員的工作量相當大，查閱后常常與在編職工辦理時間不一致，檔案利用不方便。

2.2 輕視人事檔案現象較為嚴重。人事檔案利用率的下降，使人們產生人事檔案地位下降的錯覺，輕視人事檔案的現象屢有發生。表現在：

2.2.1 任意借閱現象較為嚴重。人事檔案管理工作中制定有借閱制度，但是有領導在調閱個人檔案時，仍然存在不簽字不打借條現象，任意性增加；職工個人不了解檔案保密規定，要求查閱個人檔案，甚至要求復印相關內容，在沒有接到肯定答復時認為是人事檔案工作者故意刁難，造成關系緊張。

2.2.2 個人承擔檔案轉交接任務。在大學生畢業分配、轉業退伍、調動晉升時，由于各種原因，人事檔案常常由個人攜帶轉交，在接轉人事檔案時，不開具調檔函，手續不嚴格等。有的檔案交給人事部門時甚至沒有密封，存在人為改動或掉頁缺頁的現象，人事檔案的真實完整受到破壞。

2.2.3 人事檔案與本人脫離現象時有發生。按規定，檔案管理與員工的人事管理相統一，表現在：“人在檔案在，人走檔案走”，但是在實際工作中，存在人員調動未辦理完手續期間，人事檔案仍然繼續存放在原單位現象，新單位辦理手續卻沒有檔案無法完成有關工作；還有個別單位為吸引人才，對流入的高級人才免予提供人事檔案，允諾到單位后重新建立。比如，2012年，科研院有一職工，辭職后在相關手續還未辦理完畢時就離開原單位到新單位就職，人事檔案放棄不要，給人事檔案工作帶來被動。

2.2.4 人事檔案管理的法律法規尚不完善。在實際工作中，發現人事檔案管理規定的有些內容與現實不符，難以落實。如，干部人事檔案材料的收集范圍及保管鑒定等各項制度，與當前專業技術人員的跨行業發展不相適應，有許多材料不在收集范圍內，影響了人事檔案信息的完整。在《流動人員人事檔案管理暫行規定》中缺少簽訂勞動合同和辦理社會保險內容，不利于工作。

3 對策與建議

3.1 主動工作，承擔管理責任

3.1.1 承擔編外聘用人員人事檔案管理責任。如果按照流動人員人事檔案管理條例，流動人員的檔案由人才交流中心管理，但實際上給檔案利用造成不便，而且大部分的聘用人員不愿意交給人才交流中心，覺得放在自己單位放心、方便，我們就按照實際情況，主動承擔管理責任。對于新進入單位的編外聘用人員，建議他首先把人事檔案放在人才交流中心，沒有檔案的建議他去人才交流中心咨詢建立，方便今后利用，如果愿意放在單位我們也同意接收，但必須經檔案管理員驗收，補齊所有材料驗收合格后才予接收，編號入檔，管理方式等同在編人員。

3.1.2 加強流動人員人事檔案管理。面對聘用的流動人員越來越多情況，參照《流動人員人事檔案管理暫行規定》，科研院加強流動人員人事檔案管理，對于新招聘合同員工，宣傳檔案的重要性，要求必須有人事檔案才給予其辦理社會保險，沒有人事檔案的必須按照檔案要求返回原單位（原所在學校）辦理，丟失檔案的要求填寫有關表格，交納相關證件，人事檔案部門給予重新辦理或者去人才交流中心辦理。

3.1.3 建立流動人員人事檔案副本。對于已經放在人才交流中心管理檔案的人員，我們建立了檔案副本，收集該同志的身份證、學歷證和任職證書復印件、合同復印件、辦理社會保險材料的復印件，備工作之需，實際證明這種檔案副本管理較為方便，減少了去人才交流中心的次數，減輕了工作量。

3.2 實施人性化管理

3.2.1 加強在職員工人事檔案管理。特別是加強借閱制度和接轉入（出）手續，完善《科研院人事檔案借閱制度》，加強借閱手續管理，借閱檔案必須有主管領導和人事部門負責人簽字才可借閱，并于當天還回；對于調出人員檔案盡快辦理檔案核查、完善、密封，按照對方單位要求快遞寄走，不讓調出人員為難。

3.2.2 尊重個人擁有的人事信息知情權。人事檔案管理中一直存在并延續著神秘思想，實行本人回避制度。隨著社會的發展和知情權觀念的深入人心，在工作中盡量做到保證機密與適度開放。比如，檔案中涉及國家機密的部分或者涉及個人的歷史評價、處分材料，嚴格實行保密制度，不允許任何個人查閱，除非組織需要，有領導簽字同意才可；對那些本人要求知道的部分，允許本人查閱，例如，報考博士時，學校要求本人提供研究生階段學習成績，我們就按當事人的要求準予其查看此部分內容，需要復印的話經領導審批可以抽出復印，管理更加人性化。

3.2.3 實現人事檔案信息化。實現信息化管理，保證人事檔案信息的完整真實。科研院目前人事檔案信息化主要通過河南省事業單位工資軟件系統和事業單位人事崗位管理系統來實現，通過這兩個軟件可以查到人事檔案的基本信息，如，個人的名字，身份證號碼，參加工作時間，學歷、工作經歷、現任職稱或職務、聘任時間等重要的人事信息，這個信息只有操作員來掌握，一般人員不允許看到，避免人為的改動，保證了信息真實和安全，在人檔脫離的情況下依然可以查閱到人事信息。

3.3 創新管理，增加收集范圍。根據工作需要，酌情增加人事檔案收集材料，為技術人員未來的職業發展提供支撐。隨著計劃生育事業的發展和專業技術人員專業技能的提高，在原有的人事材料歸檔中增加了技術人員的社會團體專兼職情況和科研成果獎勵信息，比如，參加某醫學專業學會并任職的審批表，獲得省科技成果獎證書的復印件等；按照2008年《勞動合同法》，流動人員人事檔案歸檔內容增加與用人單位簽訂的勞動合同書、辦理社會保險的相關材料，因為這些材料涉及社會保險金額度的計算和退休后的發放，為慎重起見我們統一放入人事檔案，以備查考；按照河南省2014年事業單位繼續深化改革的文件規定，今后所有事業單位在編人員全部辦理社會保險，那么在編人員的人事檔案也將增加相應材料，收集內容將更加豐富。

（作者單位：河南省人口和計劃生育科研院 來稿日期：2014-12-18）