Word郵件合并在事務處理中的應用

【摘 要】Word郵件合并功能被廣泛地應用到各種事務處理中，但是在處理圖片合并時，經常會有無法顯示的情況存在，本文用胸卡制作的案例專門對圖片域的處理進行詳細的說明。

【關鍵詞】郵件合并 圖片域 事務處理 Word

【中圖分類號】TP391 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）35-0105-03

在日常工作中，我們經常需要處理一些重復量大的事務，比如制作榮譽證書、準考證、邀請函、胸卡等。使用一般的方法，即首先制作一個模板，逐一復制，填入對應的信息。這樣的操作不僅流程復雜、任務量大，而且一不小心，容易出錯。如果能夠靈活運用Word中的郵件合并功能，能夠將我們從這些重復的勞動中解放出來，既節省了人力，又能確保制作過程不出問題，提高工作效率。

一 什么是郵件合并

Word中的郵件合并是指專門批量生成信函類文檔的功能，例如給成千上萬的客戶發送相同的郵件，郵件主題內容相同，只是稱呼、地址不同。郵件合并的功能正是為解決這樣的問題而提出來的，它可以批量、快速地完成多份格式相同的文檔制作。

二 郵件合并的適用范圍

郵件合并的適用范圍非常廣泛，除了可以批量處理信函等與郵件相關的文檔外，還可以處理胸卡、邀請函、工資條、成績單等事務。

其應用范圍主要包含以下兩個特點：（1）需要制作的文件數量多。（2）這些文檔中包含變化的部分和固定不變的部分。例如：在胸卡制作中，外部的框架、公司的標志、部門、編號、姓名的字段名是不變的，每個人所在的部門、編號、照片信息是變化的。

本文以Word2013制作某公司胸卡為例（見圖1），講解郵件合并的使用方法。

圖1

三 郵件合并的一般步驟

1.準備素材

素材包括主文檔、數據源、照片等。所有的素材應該放在同一個文件夾下。

主文檔是指在郵件合并操作中的模板，即固定不變的部分，如胸卡的整個外部框架。建立主文檔時應該先設計好版面。版面設計包括紙張大小、頁邊距、頁面背景、插入數據源的位置、空間大小等設置。例如：胸卡制作當中，照片的位置及大小、個人信息存放的位置。

設計好主文檔后，應當經過測試，將數據源中最長的一條記錄插入主文檔中，保證插入記錄后，頁面布局不會有太大的變化。若出現頁面溢出的情況，應及時地進行調整。

數據源是指要插入主文檔中的記錄信息，即變化的部分，如胸卡中的姓名、編號、照片等信息。數據源必須是帶有表格化的數據，因此可以作為數據源的文檔類型有Excel文檔、Access文檔、Word文檔中的表格等，此類數據在作為數據源時，要注意以下四個方面。

第一，Word中的表格作為數據源時，文檔中只能包含一個表格。如果數據源包含兩個或兩個以上的表格時，主文檔無法識別記錄內容。

第二，數據源中不能有標題，或者包含合并的單元格。實際工作中，為了標注表格，通常在表格的頂端或者底端加上一行漢字作為標題，比如數據源中首行加上“某某公司職員信息匯總表”，此種設置造成主文檔無法識別數據源。此外，數據源中包含合并的單元格，主文檔也無法識別。

第三，數據源的首行必須是字段名，且字段名不能重復。例如：姓名、編號、照片等。

第四，數據源除字段名外的其他記錄行應保持連續，不能有空行。

2.插入數據源

打開主文檔，執行以下操作。

點擊【郵件】選項卡，在【開始郵件合并】組中點擊【選擇收件人】，在其下拉列表中選擇【使用現有列表】命令，在打開的“選取數據源”對話框中，找到對應的數據源存儲路徑，點擊【插入】按鈕，插入數據源。

插入數據源后，需要打開編輯收件人列表，檢查列表中的字段名是否與數據源一致（是否有缺少、增加的情況），檢查數據源中的記錄條數與數據源是否一致。

若有特殊情況，可以在此界面對列表中的記錄進行篩選或者刪除。如果一致，進行下一個步驟。

3.插入合并域

合并域分為兩大類：文字類和圖片類。

文字類合并域相對簡單，操作步驟如下：

鼠標定位在主文檔中需要插入數據的位置，點擊【編寫和插入域】組中的【插入合并域】下拉列表，在對應的位置插入對應的字段名即可。

以制作胸卡為例，在“部門”后插入部門域，“編號”后插入編號域，“職位”后插入職位域，依次類推。

插入完成后點擊【郵件】選項卡中的【預覽結果】命令，查看插入的結果。點擊【上一記錄】和【下一記錄】按鈕查看插入的結果是否與數據源一致。

圖片域的插入相對較為復雜。首先應該確定在數據源中圖片存儲的類型。如下圖所示，圖2存儲的是真實的照片，圖3存儲的是照片的名稱（因為照片與數據源在同一個文檔下，可以理解為存儲的是照片的路徑+照片的名稱）。

若為圖2，圖片的插入方法與文字相同，數據源中圖片的存儲格式為真實的圖片，其操作方法與文字類合并域的插入方法一致，主文檔中直接定位在圖片的插入位置，點擊【插入合并域】列表中的圖片即可。此種方法，插入的圖片可以通過【預覽結果】命令查看到生成文檔的實際效果。

若為圖3，圖片字段名下存儲的是照片的存儲路徑和照片名，就需要通過插入IncluedPicture域來實現了。

圖片域的插入有以下兩種方法：

第一種：鼠標定位在需要插入圖片的位置，點擊【插入】選項卡，在【文本】組找到【文檔部件】命令，點擊后，在其下拉菜單中選擇【域】命令，打開“插入域”，在域名列表中找到“IncluedPicture”并選中，在域屬性中設置文件名為“任意字符”，如“aa”，點擊【插入】按鈕，此時插入圖片的位置會顯示一個空白的虛線框，鼠標點擊選中，按下快捷鍵【Shift+F9】，將顯示域代碼{IncludePictrue “aa” MERGEFORMAT }，選中域代碼中的“aa”（注意：選擇應包含aa兩邊的引號）替換為【插入合并域】列表中的“圖片”，再次點擊虛線框，按下功能鍵F9，更新域，即可顯示出圖片。

第二種：鼠標定位在需要插入圖片的位置，按下組合鍵【Ctrl+F9】（Ctrl+F9是插入域的快捷鍵），在圖片的位置出現“{}”兩個大括號，在括號里面直接輸入域代碼{IncludePicture ？}，選中？，點擊【插入合并域】列表中的“圖片”，替換掉？就可以完成圖片域的插入。按下功能鍵F9，更新域，顯示圖片。

需要注意的是，通過插入域的方式解決郵件合并的圖片插入問題，在預覽結果時不能立即查看到結果，需要通過點擊功能鍵F9，或者通過右鍵菜單中的更新域刷新才能成功。

完成了圖片域的插入，就可以進行下一個步驟，合并新文檔。

4.合并新文檔并保存

點擊【郵件】選項卡，在【完成】組點擊【完成并合并】命令，在其下拉菜單中選擇【編輯單個文檔】命令，此時可以選擇合并全部記錄，也可以合并當前記錄，或者合并從某一條到某一條記錄。選擇后，即可生成一個信函1的文檔。

將合并生成的結果保存至素材所在的文件夾，需要注意的是，此步不可以省略。重新打開即可顯示所有員工的胸卡信息。

通過合并圖片域生成的文檔中圖片仍然是以域的形式存在，域引用的是素材文件夾中的圖片，因此必須存放在素材文件夾中。若另存于其他位置，則文件中的圖片可能因為找不到具體的圖片，顯示不正常。如果需要把文件存放于其他位置，可以執行下列步驟。新建文件“Word1”，打開素材文件夾中的“信函1”，全選“信函1”中的所有內容，復制至“Word1”中。此時Word1存放的照片不再是以域的形式存在，可以存放于計算機中的任意位置。至此，郵件合并過程結束。

通過以上四個步驟，就可以批量完成胸卡制作此類格式相同的文檔制作。

需要特別注意的是，在郵件合并過程中，處理包含圖片的問題時，應該注意以下兩點：

第一，確定數據源中存儲照片的形式。數據源中若是以Word表格存在，且表格中存儲的是真實的照片，則不用考慮域的問題。數據源中存儲的是照片的路徑，比如，在照片字段名下的記錄存儲的是“photo＼＼1.jpg”，其中photo是照片的路徑，1.jpg是照片的名稱。格式與其他路徑的存儲方式不同，路徑與名稱之間是兩個“＼”而不是一個。此類情況就需要插入嵌套域來解決圖片的問題。

第二，最后生成文檔的保存。若以插入域的方式解決圖片問題，必須把生成的文檔存于數據源所在目錄下，這樣才能保證圖片顯示正常。

四 結束語

郵件合并是Word中非常實用的一項高級功能。在數字化辦公的今天，使用此功能可以批量地處理文檔，解決現實生活中一些復雜、重復性的工作，節省大量的人力物力，提高工作效率和質量。

本文僅從郵件合并的一個方面圖片域的使用，介紹郵件合并的一般步驟，其中還有一些特殊的功能還沒有用到，比如郵件合并規則當中的“詢問”“下一條記錄”“如果……那么……否則”等，利用這些功能可以更加快捷完成某種設置。作為教育工作者，只有改變傳統的觀念，積極深入地學習和掌握這些技巧，并運用到實際工作中，充分利用現代化的技術手段，才能在教育道路上走得更好、更快。

參考文獻

[1]王斯蕾.Word 2010郵件合并在教學管理中的應用[J].河北軟件職業技術學院學報，2014（4）

[2]嚴偉.Word中的郵件合并功能介紹及其應用探討[J].計算機光盤軟件與應用，2010（3）

[3]劉錦偉.Word2007郵件合并功能實用性探討[J].電腦知識與技術，2014（10）

[4]蘇志東.基于Word域的防偽通知書設計[J].信息技術，2011（4）

[5]張保華.Word中郵件合并的應用實例[J].福建電腦，2010（8）

[6]杜軍.用Word中的郵件合并功能制作準考證[J].科技信息，2010（34）

〔責任編輯：龐遠燕、汪二款〕