高校辦公室人員的角色定位與素質提升的對策

摘要：高校辦公室作為高校管理的基本單位，能夠發揮其基本的機能，協調整個高校的行政管理系統，幫助各個職能部門與教學單位進行溝通。同時，隨著我國高校在發展的過程中教學和管理體制發生著一些變化與改革，辦公室的工作也不斷的進行豐富，因此，高校辦公室管理人員一定要適應新形勢的變化，切實把握自己工作的角色變化，滿足工作的性質與特點要求。

關鍵詞：辦公室；角色定位；職能

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2015）08-137-001

高校辦公室秘書作為一個集多種角色于一體的職位，它主要是以領導工作的方式對高校的政務工作進行管理的，那么，高校辦公室秘書如何將角色理論正確地運用到日常工作中，讓各個角色得以協調發展，如何促進高校辦公室秘書工作能力的穩步提升，成為了當前工作的難題。

一、高校辦公室人員的工作職能定位

（一）行政管理職能

民辦高校院系辦公室是院系黨政管理的重要職能部門，在整個學院運作中處于舉足輕重的位置，肩負著承上啟下、協調左右、聯系內外的職能，同時又起著傳遞信息、輔助決策的重要作用，是民辦高校院系改革和發展中的重要環節。具體的工作包括輔助院系領導編制和落實學年工作計劃、院系教師的檔案和科研學術等資料的收集管理、人事考勤的管理、文件的收發、材料和檔案的管理、部門日常辦公室工作、上級各個行政管理部門和院系領導布置的其他工作。

（二）教務管理職能

教學工作是學校的中心工作，一切的其他工作都是圍繞教學工作展開的，因此，院系的教務管理工作是舉足輕重的。具體的工作包括教學任務的安排、課表的編排與調停課、教科研工作量核算、考務管理、學生學籍與學籍異動管理、學生評教與教師評學、教材管理與教學資料的發放、上級教務部門和院系領導布置的其他工作。

（三）資產與安全管理職能

院系辦公室負責院系的資產管理和后勤保障，是院系的“管家”。具體工作包括院系資產、辦公和教學設備的管理與維護、辦公用品的發放和防火防盜設施的檢查維護等。

（四）學生管理與思想教育職能

院系的輔導員隊伍是學生管理工作和思想教育工作的主力軍。一個政治思想堅定、工作能力強、作風正派、多才多藝的輔導員，能成為學生的榜樣和楷模，帶領班級爭優創優。具體的工作包括學生思想與安全的教育、心理輔導、日常管理、就業跟蹤等。

二、創新服務方法。提升服務質量

（一）提升業務素質，優化隊伍結構

管理者自身的業務能力直接影響管理的效率和服務的質量，管理者除了服務態度好、服務意識強以外，還必須擁有豐富的管理理論知識，掌握現代化管理技術，運用先進的管理手段，才能提供優質而高效的服務。然而，高校二級學院辦公室人員基本上是以年輕人為主，因此，在自身努力積累工作經驗的基礎上，高校應該重視現有辦公室工作人員的專業化培訓，打好“走出去”“請進來”兩張牌，多方面學習交流，提升業務素質，提高服務效能。

（二）科學制訂計劃，統籌安排時間

辦公室工作千頭萬緒，必須有科學的計劃性，把握各項工作的時間節點，做到忙而不亂。年初根據學校和部門確定的年度工作計劃，建立詳細的工作行事歷，做到每月工作有重點，每項工作有專人負責。針對實際情況，月初應對工作計劃進行適當調整，統籌安排好工作時間，提高工作效率。

（三）完善管理制度，加強宣傳力度

科學化、制度化管理是構建“服務型”高校二級學院辦公室工作的有力保障。首先，加強制度建設，積極推進規范化管理，完善績效考核、財務報銷、教學規范、接待、考勤、公文處理、檔案管理等一系列制度的修訂，加強宣傳力度，組織教職工深入解讀相關制度，提高制度的執行力。其次，規范崗位責任制，將部門工作任務細化到人頭，做到事事有人干、事事有人管，有效避免因職責不清出現相互推諉扯皮現象。最后，加大制度執行力，增強每個人員按規章制度辦事的自覺性，強化制度的約束力和透明度，避免辦公室工作人員反復催促、重復勞動，工作人員只需按制度化程序為師生提供好服務，誠懇接受廣大師生的監督。

（四）加強信息化平臺建設，提升服務效能

隨著信息技術的快速發展，數字化校園正悄然走進我們的身邊，各高校已經著手全面推進數字化校園建設，學院與學校各職能部門基本實現了快捷的網上辦公模式。但由于軟硬件設備、人力資源等因素，各二級學院內部信息化辦公水平并不高。那么，在現有條件下如何搭建二級學院信息化平臺，提升服務效能呢？首先，辦公室工作人員要加強自身學習，提升現代信息技術和計算機應用技術能力，熟練掌握學校數字化平臺的使用，加強與學校各職能部門和其他二級學院的信息溝通。其次，加強學院網頁信息發布，建立學院工作QQ群、微信號、短信群發等交流平臺，形成立體式的信息傳播渠道，實現快捷的信息傳達與信息匯總。最后，建立數字化檔案材料，對使用頻率較高的檔案材料，實施電腦掃描保存，建立數字化檔案目錄，便于查詢，減少師生反復提供材料復印件的煩惱，提高服務效能，增強廣大師生的認同感。

（五）營造良好工作環境，搭建開放性、協調性服務平臺

辦公室是學院工作的樞紐，起著承上啟下、協調左右、聯絡內外的作用，其工作方式是多層面、全方位、綜合性的。因此，辦公室工作不能閉門造車，對內對外都應體現出其開放性、協調性的特點，努力營造和諧、有序的工作環境。辦公室工作人員一方面要注意收集和上報學院師生各方面的意見和建議，及時反饋領導的處理意見，增加工作的透明度；另一方面要加強與其他部門的溝通與聯系，開闊視野，協調好學院與學校其他各部門之間的關系，建立聯動機制。

高校辦公室人員在進行工作時，專業能力的提升是一個日積月累的過程，僅僅靠一朝一夕的努力是無法實現的，所以高校辦公室工作人員在自己日常的工作和生活中，要不斷地通過學習擴充自己，讓自身的素質穩步提升，更好地服務于學校工作。