你能從合同管理的誤區中走出來嗎？

本文想敘述的是：企業的老板們經常會碰到的 “合同誰來管，怎么管，有了問題怎么辦”？如何正確地理解企業的合同管理，將合同管理納入企業內部控制的范疇是一項非常有意義的管理實踐。如何讓老板們從煩人的合同糾紛，繁瑣的管理事務中解脫出來，走出重重迷霧，回歸科學、高效的管理，是本文想要達到的目的。

一、合同管理的要點

企業的經濟往來，主要是通過合同形式進行的。一個企業的經營成敗和合同及合同管理有密切關系。企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。

二、合同管理的誤區

案例一重視合同簽訂環節，輕視合同履行環節

一般情況下我們的企業對合同的簽訂環節很看重，建立了合同審批辦法和流程，但是往往輕視合同在履行（包括合同的變更、轉讓和解除等）環節的法律風險控制。其實合同簽訂的目的是為了實現合同價值，但是合同簽訂不等于經濟行為已經實現，合同的全面履行才是關鍵所在。現在不少企業沒有建立合同履行法律風險控制機制，也沒有必要的證據意識，導致對方違約時不知道即將面臨的法律風險，更不知道應如何妥善應對。

A企業質量索賠案，因B企業交付的貨物有質量問題，A企業業務人員曾用電話方式告知B企業，后來又采取傳真方式通知對方，但是未取得對方有書面回復。結果在法庭上B企業聲稱沒收到質量異議通知。由于雙方的合同約定：“如有質量異議，須在收到貨物后15天內提出，否則視為驗收合格。”結果A企業沒有證據證明曾提出了質量異議，結果直接導致案件敗訴。其實我們只要建立相對完善的合同履行環節的風險防范體系，即能有效化解法律風險。以質量索賠為例，我們必須建立完善的索賠流程，及時保全相關證據，才能有效地向違約方索賠損失。

案例二合同管理等同于“合同書”的管理

合同管理應是企業各部門共同參與，而非僅僅是法律部門的工作。

但還是有不少企業誤認為合同管理就是對合同（即合同書）的管理。“具體工作是按公司內部簽約授權等級對商談中的合同進行審查、會簽和蓋章，然后對已簽合同進行備份、分類歸檔和保管。”這種合同管理模式將合同管理的本質視為合同訂立過程的流程管理，不能真正有效防范企業的法律風險和實現企業合同管理的目標，屬于計劃經濟下的傳統思路。

從靜態管理的角度，這種合同行政管理模式是將合同管理理解成單純的合同文件管理，動態過程則表現為業務部門擬定合同樣稿，法律部門對合同的法律問題進行把關審核，最后由企業領導簽字后交辦公室蓋章。這一管理模式忽略了合同交辦審核的細節，包括當事人背景資料、前期談判的焦點、合同履行的技術細節等問題。

事實上企業的法律風險存在于經營交易的全過程之中，包括從合同商談，客戶是否已在“庫內”，（在庫外的客戶還須對其進行考察）、簽訂合同與履行合同必須設定相關風險條款（包括交付期、貨物驗收、退貨條款與認定、貨款支付條件）等各階段都要規避相應的法律風險。目前中國企業面臨最大的合同法律風險是：能否按時保質保量交付標的物，能否及時回籠應收賬款。

因此，企業要從“合同文書管理”的誤區中走出來，取而代之的是“合同的全過程管理”。

案例三重視事后訴訟補救，忽視訴訟前的預防。

不少企業往往把關注點放在完善法律糾紛的訴訟解決機制上，并不關注事前的預防即法律風險識別和評估，認為合同管理只是為了便于解決糾紛的制度設計，以至于身處糾紛纏繞時才發現自己已深陷法律風險之中，有的即使案件勝訴了卻發現被告無償債能力。經案例分析統計，其實預防訴訟所花費的成本遠遠低于案件的訴訟費用，且效果明顯。

根據以往案例分析告訴我們，建立完善的法律風險預警機制可以從四個方面做起，即：證據預警、質量預警、時效預警和償債預警。

證據預警是指避免因證據缺失導致證據鏈條斷開，造成無法充分舉證或舉證不能的情形出現而采取的措施。

質量預警是指在合同約定或法定檢驗期間內，或在質量保證期間內，對貨物質量進行及時的檢驗，如發生質量問題應及時通知對方，并保留相關書面證據的措施。

時效預警主要是指距最后一次付款接近兩年、此后無書面催收記錄也未達成書面還款協議時，法律部門應通過書面催收等手段中止或彌補時效的措施。

償債預警是指負債方逾期償還貨款，或遇負債方有改制、合并、分立、破產、隱匿財產等情形，可能影響到貨款正常清償時，法律部門應及時向企業相關部門匯報情況，及時采取法律措施以保障企業債權的安全性。

企業應建立全過程的合同管理監督機制，對將來可能產生于訴訟不利的法律風險及時采取預警措施，避免或減少不必要的經營損失。

案例四誤將合同管理視為專屬公司法務部門的工作

不少企業認為合同管理是專屬于公司法務部門的事，其他部門只是配合法務部門的工作，甚至不少中小企業根本就沒有法務部門，也沒有專人負責合同管理的專職人員。筆者認為合同管理是專屬公司法務部門的事這種認識是片面的。因為法務部門只是參與合同管理的一個職能部門，公司的很多部門皆與合同管理密切相關。

以合同審查環節為例，現行的合同審查機制基本上是業務部門將合同文本交法律部門進行形式審查，由于法律部門不了解合同背景資料，無法掌握合同締約過程的細節，無法對合同的合法性、合理性和可行性進行有效的審核，進而無法對潛在的法律風險進行有效的識別。為保證合同目的的順利實現，合同審查應當不僅僅就擬定的紙上條文進行風險審查，更需要對合同的整個商談、磋商過程有所了解，追溯合同反映出的每個問題的淵源，并了解交易背景和自己一方的立場及所關注的主要內容，并會同財務部門和業務部門對合同的效益性進行會審。而在合同履行階段，傳統模式是法律部門是不主動參與的，而事實上企業各管理部門是需要分工合作的，法律部門則應成為合同履行的協調者和監督者。

例如財務部門的主要職責是開票、對賬、結賬和財務數據分析等；業務部門（包括采購和銷售）的主要職責是進行客戶開發、資信調查、合同商談和簽訂合同，聯系品保（包括采購和生產部門）部門安排生產，聯系倉儲部門交貨，協助財務進行貨款回收等；品保部門的主要職責是負責打樣，安排生產進度，監督產品品質，參與產品安裝、調試和技術培訓等；物流部門（包括報關、倉儲和運輸部門）的主要職責是安排發貨（包括退換貨），核對交接貨清單，辦理物流保險等。在合同履行過程中，通過與其他各部門進行定期會商、不定期的走訪交流、合同月報制度和重點領域采取的專項風險防范機制，企業法務部門可以掌控合同履行過程的動態情形，并對可能引發重大法律風險的環節和項目進行重點監控，可以有效控制合同履行過程中的法律風險。

三、點評

1、合同的簽署只是該項經濟業務的開始，合同的履行環節才是具體落實合同的關鍵。

2、公司法務部盡管是牽頭管理合同的職能部門，但是離開了相關業務部門的配合將一事無成，所以合同管理是系統的。

3、合同管理要注重全過程，防患于未然，從訴訟前預防開始，做好全過程的動態跟蹤管理是非常重要的。