淺析企業(yè)行政管理面臨的問題及對策

摘 要：本文簡述了企業(yè)行政管理的含義和主要內(nèi)容，其次說明了企業(yè)行政管理的特點，概括了企業(yè)行政管理面臨的四個主要問題，最后從健全各個行政管理機構(gòu)的設(shè)置、聯(lián)系實際開展工作、加強人力資源的管理、完善企業(yè)行政管理機制以及引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念五個方面著手解決以上問題。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政管理；問題；對策

一、企業(yè)行政管理的含義和主要內(nèi)容

企業(yè)在自身發(fā)展的時候為了協(xié)調(diào)各方面的管理，而建立了企業(yè)行政系統(tǒng)。企業(yè)行政系統(tǒng)以協(xié)助企業(yè)發(fā)展為主要目標(biāo)，依靠一定規(guī)章制度和方法原則，對企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行智能的管理，主要集合了三大內(nèi)容為一體。即：服務(wù)、管理以及協(xié)調(diào)。

企業(yè)行政的管理職能即是說，行政管理部門與其他部門不同，它不僅僅是服從型的部門，而是在日常工作的開展過程中要當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀，行政管理人員并不能僅僅只是干事者，而同時也應(yīng)該是管理者，管理者對于企業(yè)自身文化和經(jīng)營理念等也要進(jìn)行思考和研究，企業(yè)行政管理部門同時也是各項事務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者，要對領(lǐng)導(dǎo)的下達(dá)的指令進(jìn)行思考和傳達(dá)。更要在指令的實施貫徹過程中積極落實，有思想有戰(zhàn)略的進(jìn)行工作開展。同時要懂得創(chuàng)新，只有這樣，才能使行政工作更上一個臺階，達(dá)到更好的檔次。

要發(fā)揮行政管理部門的協(xié)調(diào)功能，就要求行政管理你人員不能僅僅滿足于傳遞領(lǐng)導(dǎo)的要求和命令，完成份內(nèi)的任務(wù)，更不能仗勢欺人，憑借自身與領(lǐng)導(dǎo)相近的獨特地位而看輕了各個部門的作用，而應(yīng)該協(xié)調(diào)好上下層級之間的管理，對于企業(yè)內(nèi)外也平級不同部門的關(guān)系都要進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。充當(dāng)彼此相互關(guān)系之間的紐帶和潤滑劑的作用。

從企業(yè)行政管理職能的服務(wù)職能上來說，行政部門本身具備了服務(wù)后勤的職能，一個企業(yè)的行政部門永遠(yuǎn)不能成為企業(yè)的中心，只能是一個幕后英雄，因為企業(yè)設(shè)置行政管理部門最根本的目的是服務(wù)于企業(yè)的其他工作，因此，即使是再出色的行政部門也不會成為一個企業(yè)的最大關(guān)注點。因此必須明白的一點是企業(yè)行政管理應(yīng)該是“潤物細(xì)無聲”，而不應(yīng)該是自身的存在過于突出，千萬不要一有所成就就沾沾自喜，四處顯擺和張揚，這種行為會浪費別人的時間和感情。另外，不要利用職務(wù)對公司的資源支配方便的特點，謀取私利，損害企業(yè)的利益，破壞了行政管理部門的形象。另外，在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)命令的時候，切勿氣勢凌人，要尊重其他部門的人才，在行政工作開展的時候更要注重人情味。

行政部門在對公司的日常事務(wù)的處理中，對公司的經(jīng)營理念、管理策略和企業(yè)文化和精神全盤進(jìn)行考慮，為公司的決策層進(jìn)行服務(wù)，同時保證了企業(yè)各個部門之間的運轉(zhuǎn)提供了后勤方面的服務(wù)。其次，行政部門實質(zhì)上擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)的責(zé)任，行政部門必須協(xié)調(diào)好企業(yè)中不同層級以及不同職能部門之間的溝通。由此，企業(yè)行政管理部門的重要性可見一斑。

但在企業(yè)行政管理部門的實質(zhì)工作中，各種工作其實是復(fù)雜繁瑣的，大量事務(wù)都是瑣碎而不起眼的，通常的企業(yè)行政管理部門會參與企業(yè)的行政制度制定，在日常的工作中，管理非常復(fù)雜微小的事務(wù)，包括管理辦公用品、保管企業(yè)的檔案資料，包括各種會議費用、出差費用等等的報銷和審批，在管理方面還包括了諸如外出開會、設(shè)備維護(hù)處理以及企業(yè)的安全防范和衛(wèi)生等等紛繁復(fù)雜的事務(wù)。可以說，企業(yè)行政管理部門就是完全服務(wù)于企業(yè)的日常管理和正常運行的。

企業(yè)設(shè)立行政管理部門就要求該部門要對企業(yè)的行政工作有所指導(dǎo)，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行科學(xué)化的管理，做好各個方面的預(yù)測工作。同時，協(xié)助企業(yè)在各部門之間形成良好的關(guān)系，保證企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中能正常運轉(zhuǎn)，最后達(dá)到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)。在日常生活中，要對日常事務(wù)進(jìn)行細(xì)致處理，確保其他部門無后顧之憂，為各個層級的部門提供后勤服務(wù)，并協(xié)調(diào)各個部門，各個層級之間的溝通。

就此可以總結(jié)，事實上，企業(yè)行政管理部門并不是獨立的，而是依托與企業(yè)甚至各個部門而存在的，因此，企業(yè)的行政管理部門應(yīng)當(dāng)發(fā)展成為能充分合理協(xié)調(diào)企業(yè)人力、物力以及財力等資源的部門，才能有利于企業(yè)的開源節(jié)流，從而達(dá)到加快企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益的目的。

二、企業(yè)行政管理的重要性

企業(yè)行政管理是全局的，對企業(yè)行政管理的進(jìn)行整體規(guī)劃，必定能給企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展帶來利益，因為企業(yè)行政管理部門是企業(yè)整體的管理部門，在企業(yè)的不斷發(fā)展過程中，行政管理部門的職能范圍也在擴大，包括到營銷和財務(wù)方面的管理，公關(guān)和勞資的關(guān)系，收起企業(yè)內(nèi)部和外部的信息等等職能，都已經(jīng)說明企業(yè)發(fā)展已經(jīng)離不開行政管理部門了。

運行良好的企業(yè)行政部門對于企業(yè)適應(yīng)市場有很大的幫助，尤其是我國改革開放以來，企業(yè)行政管理部門在規(guī)范人員行為和促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的過程中起到了不可代替的作用。一個企業(yè)具備了優(yōu)秀的行政管理部門，必定能在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的能力以及創(chuàng)新能力方面有所突破，一次提升企業(yè)本身的核心競爭力，推動了企業(yè)的經(jīng)營理念的發(fā)展。鑒于我國仍處于社會主義發(fā)展的初期階段，企業(yè)行政管理部門的發(fā)展也還不夠完善，這還需要相關(guān)部門與企業(yè)相溝通和協(xié)調(diào)，改善企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部和外部環(huán)境，充分發(fā)揮企業(yè)行政管理的作用。

三、企業(yè)行政管理的特點

第一，企業(yè)行政管理部門在本身的存在目的而言，就是為了實行行政管理。因此，行政管理應(yīng)該是注重工作的具體內(nèi)容和實質(zhì)而不是理論的，表面上的形式主義在企業(yè)行政管理部門應(yīng)該是盡量避免的，同時要能根據(jù)公司的需要，對于行政管理中的制度和形式圖表等都要體現(xiàn)使用簡潔的特點，在時間和財力、人力、物力資源等方面也要進(jìn)行合理的調(diào)整和管理。

第二，企業(yè)行政管理部門更講究實效，雖然企業(yè)行政管理不能并不能在實質(zhì)上為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟收益，但是企業(yè)的行政管理還是與企業(yè)的經(jīng)濟效益有密切的聯(lián)系，比如企業(yè)行政管理可以充分挖掘企業(yè)內(nèi)部的各種人力和物力資源，充分調(diào)動企業(yè)內(nèi)員工的積極性，從開源節(jié)流的角度上為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益，加快企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展。

第三，企業(yè)行政管理部門比起其他企業(yè)部門的管理要顯得更加的靈活，要實施一系列的規(guī)章程序，在一系列工作過程中要照顧各個方面工作的開展，確保當(dāng)中的工作不產(chǎn)生脫節(jié)的情況。企業(yè)行政管理部門非常注重時間和空間上的延續(xù)性，不能采用僵硬死板而不近人情的方式進(jìn)行管理，對于企業(yè)的管理制度也要隨著公司和社會上環(huán)境的變革和實質(zhì)發(fā)展進(jìn)行刪減和變通。保證整個行政管理工作具備靈活性，才能在時代的發(fā)展變革中維持企業(yè)的穩(wěn)步前進(jìn)，符合時代變遷的要求。

第四，企業(yè)行政管理人員具備服務(wù)的職能，從某種程度上看，它是服務(wù)于整個企業(yè)發(fā)展和運行的“公仆”。在實現(xiàn)管理職能的過程中也應(yīng)當(dāng)盡量低調(diào)行事，不能高高在上，因為行政管理部門的實質(zhì)實質(zhì)上是為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)的，因此企業(yè)行政管理部門在于技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門等部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)的時候，要時刻明確自己的職能權(quán)限，對自身的權(quán)力也要有正確的定位。

基于以上四個特點，企業(yè)對行政管理人員就要有不同的要求，比如要在行政的管理過程中明確自己是為了企業(yè)的經(jīng)濟利益服務(wù)的，而不是單純的要行使管理的職能；要摒棄形式主義，重視行政管理工作的實效性；提倡勤儉節(jié)約的傳統(tǒng)美德，節(jié)約企業(yè)的資源支出；其次要根據(jù)實際情況的變化發(fā)展以及公司的需要，在日常事務(wù)的處理上要采取靈活變通的方法，把企業(yè)的利益擺在第一位，反對用生硬不知變通的方法進(jìn)行事務(wù)的處理。最后，企業(yè)的行政管理部門要擺正自身的服務(wù)觀念，克服官僚主義，切實搞好自身的服務(wù)職能，以便為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展提供不竭的動力和支持，對企業(yè)利益的獲得有所助益。

四、我國企業(yè)行政管理面臨的難題

自我國2001年加入世界貿(mào)易組織以來，來自國內(nèi)外各個實力企業(yè)的沖擊，企業(yè)面臨的競爭也隨之更加激烈，在這種大環(huán)境下，企業(yè)行政管理受到整個其企業(yè)全局發(fā)展的影響，內(nèi)部的行政管理問題被企業(yè)所忽略，企業(yè)行政管理模式也嚴(yán)重滯后于時代發(fā)展。到了如今企業(yè)發(fā)展的障礙，因此解決我國企業(yè)行政管理難題以及是當(dāng)務(wù)之急。以下就列出我國企業(yè)行政管理面臨的幾個主要的難題：

（一）企業(yè)行政管理效率低下

由于企業(yè)發(fā)展的普遍問題，即使近些年來我國一直在強調(diào)精簡機構(gòu)和人員，但是收效甚微，過于龐大臃腫的行政機構(gòu)，其次這臃腫的機構(gòu)當(dāng)中存在運轉(zhuǎn)不靈的情況，在單位的某些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)互相推脫的情況，又因為企業(yè)工作人員的官僚主義嚴(yán)重，權(quán)力過分集中，監(jiān)督機構(gòu)不完善，對員工的積極性有所挫傷，企業(yè)的行政管理部門也因此缺乏了活力，以上種種原因?qū)е铝似髽I(yè)管理和運營的效率低下。

（二）企業(yè)行政管理工作脫離實際

我國的企業(yè)管理收到傳統(tǒng)的經(jīng)濟模式的影響，在進(jìn)行企業(yè)行政管理的過程中，部分的管理人員存在著嚴(yán)重的官僚主義思想，在進(jìn)行行政管理的時候較流于形式，沒有針對自身企業(yè)的發(fā)展以及具體情況，制定科學(xué)的適宜的企業(yè)發(fā)展和管理的規(guī)章制度，反而一味照搬國家的規(guī)章制度進(jìn)行公司的管理，沒有對各個部門的進(jìn)行明確的分工，沒有完整詳細(xì)有針對性的規(guī)章制度。另外，企業(yè)部門彼此之間不熟悉，不夠了解，在出臺新的政策的時候，并不能得到很好的推行，沒有很好地傳遞上級精神。導(dǎo)致了企業(yè)中面臨沒有明確規(guī)定的事務(wù)完全依靠領(lǐng)導(dǎo)和干部個人的臆斷，沒有進(jìn)行仔細(xì)研究，做出科學(xué)的決策，事后也沒有進(jìn)行落實。浪費了企業(yè)的時間和各種資源，另外，企業(yè)員工的職能混亂，造成企業(yè)的行政管理出現(xiàn)困難。

（三）企業(yè)相關(guān)人員缺乏企業(yè)行政管理意識

許多企業(yè)管理人員實質(zhì)上并沒有行政管理意識，相關(guān)人員對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況并不熟悉，其次，企業(yè)高層僅在其他部門注重高學(xué)歷人才，忽略了企業(yè)行政管理部門也需要大量的專業(yè)的高學(xué)歷人才，在企業(yè)招聘的時候，招進(jìn)了許多沒有工作經(jīng)驗的應(yīng)屆畢業(yè)生，他們剛剛脫離了學(xué)校，年齡較小且沒有工作經(jīng)驗，僅僅只是依靠了學(xué)校課本的知識進(jìn)行實際的工作。這種工作方法也不利于老員工的工作進(jìn)行，在工作過程中不以脫離理論進(jìn)入實際工作，由于對企業(yè)的了解有限，執(zhí)行能力也不足，導(dǎo)致企業(yè)行政管理系統(tǒng)的運行出現(xiàn)人為失誤造成問題，因此，解決行政管理人員自身素質(zhì)的問題意義重大，刻不容緩。

（四）企業(yè)行政部門缺乏管理重點

企業(yè)行政管理部門由于日常工作非常繁復(fù)龐雜，因此缺乏一個工作的重點，以往的行政管理部門已經(jīng)注意到了這一問題，傳統(tǒng)的企業(yè)行政管理重點在于具體的行政事務(wù)，比如：企業(yè)文書和檔案以及辦公室的管理，還有總務(wù)后勤方面的管理。這個重點的考量明顯出收到以往計劃經(jīng)濟的影響。國家政府機關(guān)部門的影響，限制了企業(yè)內(nèi)部管理機關(guān)的職能，主要進(jìn)性事務(wù)性的活動，這就容易導(dǎo)致一些具體事務(wù)上的失誤，因此，企業(yè)行政部門的管理重點的確立非常重要。

五、面臨企業(yè)行政管理問題應(yīng)該采取的對策

針對以上的情況，企業(yè)行政管理可以采取以下對策：

（一）健全各個行政管理機構(gòu)的設(shè)置

對于累贅的機構(gòu)和人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行消減，建立權(quán)限監(jiān)督體系，健全企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機制，對于機構(gòu)結(jié)構(gòu)也要適當(dāng)調(diào)整，明確各個部門領(lǐng)導(dǎo)的職能和權(quán)力，對于各個崗位的工作要進(jìn)行細(xì)化處理，以免在進(jìn)行實務(wù)處理的時候出現(xiàn)相互推脫的情況，造成行政管理部門的人員松散以及工作氛圍過于隨意和懶散，影響到其他部門工作的正常開展。因此要完善企業(yè)行政管理機構(gòu)，對企業(yè)的行政管理行為進(jìn)行規(guī)范。

（二）要聯(lián)系實際開展工作

企業(yè)行政管理工作比較復(fù)雜，應(yīng)該以企業(yè)的利益為出發(fā)點，根據(jù)實際需要，用靈活變通的方式進(jìn)行日常工作的開展，在行政人員業(yè)務(wù)的考核過程中，不應(yīng)當(dāng)只注重于理論的考核，更要重視人員的實操情況，以及對企業(yè)的經(jīng)營理念的認(rèn)識，推廣企業(yè)文化。另一方面，對于以往生搬硬套其他制度的條款應(yīng)該進(jìn)行整改，因為具體的時代背景以及社會環(huán)境，企業(yè)自身的發(fā)展情況都是各不相同的，應(yīng)該采取的行政制度也不應(yīng)該是完全合適的，因此對于原來的企業(yè)行政制度，應(yīng)該結(jié)合其他企業(yè)的行政管理經(jīng)驗，同時聯(lián)系本企業(yè)的實際，探索出一套屬于企業(yè)特有的制度和條款，即使以及根據(jù)公司的發(fā)展制定要了一系列措施，也要定期進(jìn)行靈活的調(diào)整，一套不隨時代發(fā)展永遠(yuǎn)適應(yīng)企業(yè)運行的行政管理制度是不存在的，只有制定具體化的措施條款，才真正有利于企業(yè)的發(fā)展和利益的獲取。

（三）加強人力資源的管理

當(dāng)前企業(yè)的競爭實質(zhì)上是人才的競爭，當(dāng)代是“以人為本”的年代，因此要格外重視人的作用，企業(yè)行政管理部門也是一樣，在整個行政管理體系的建設(shè)過程中，需要大量高素質(zhì)的專業(yè)人才，因此，在企業(yè)進(jìn)行人員招聘的時候，對于人才的選拔程序要有一套嚴(yán)格的制度，每年的人員績效考核也要進(jìn)行重視，同時也需要人力資源部門的配合，對于行政管理專業(yè)的儲備人才要進(jìn)行嚴(yán)格篩選，積極引進(jìn)人才之余，對于企業(yè)原來的員工也要進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員的素質(zhì)。在企業(yè)的運行過程中，要建立人才激勵制度，對于優(yōu)秀的人才要進(jìn)行物質(zhì)和精神上的激勵，以幫助企業(yè)留住人才，加強人才隊伍的建設(shè)，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展提供人才資源和后備力量。

（四）完善企業(yè)行政管理機制

現(xiàn)階段企業(yè)行政管理部門的權(quán)限受到各方面的制約，導(dǎo)致在工作的開展時，常常無法順利運行，企業(yè)內(nèi)部各層級部門也常常因為溝通不足、職能界限不清的原因?qū)е虏块T人員之間產(chǎn)生沖突，完善企業(yè)行政管理機制并對企業(yè)行政管理職能進(jìn)行強化也應(yīng)當(dāng)盡快得到落實，堅持政企分開的原則，這樣才能讓行政部門在行使其職能的時候能順利進(jìn)行。

（五）引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念

社會經(jīng)濟在不斷發(fā)展中，以人為本的管理理念以及得到各界人士的認(rèn)可的支持，企業(yè)在進(jìn)行行政管理的時候也是如此，不但要重視人的作用，人才的作用，更要重視管理人才的方法，要選擇符合市場經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律的方法，在實際工作的開展過程中，要充分了解員工的能力和特長，發(fā)揮人的主觀能動性，充分調(diào)動他們的積極性，才能真正將人力資源的管理落到實處，充分發(fā)揮利用到每一個人的能力。提高企業(yè)行政管理的效率。

六、結(jié)束語

企業(yè)行政管理人員要在日常工作的實踐，主動去發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，同時積極需求上級的幫助，才能對企業(yè)行政管理職能進(jìn)行全方位的改革，搞好行政部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，改善自身形象，充分發(fā)揮企業(yè)行政部門的管理職能，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。

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