檔案信息化管理的優勢及安全問題解析

摘 要： 隨著信息技術的發展，傳統檔案管理模式已經被打破。基于發展需求，各企業或者其他機構對于檔案管理的高效性、科學合理性均具有一定的要求，而檔信息化管理很好的滿足了檔案管理工作的需求，有利于推進檔案管理工作的進展。同時，伴隨檔案信息化管理而來的安全問題也開始備受關注，安全問題的存在自己解決方法成了相關人員工作的重心。了解檔案信息化管理的優勢，做好安全防工作成時代對檔案管理工作的新要求。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；安全問題

一、檔案信息化管理的優勢

傳統的檔案管理方式中，主要是通過人力來實現對檔案資料搜集、整理和分類。從傳統方案與新形勢下檔案所收集資料在內容上沒有過大區均是圖片，文字，音像等形式，但是傳統檔案管理過程中很難實現資料的統一管理，并且長時間下容易造成信息遺失。然而檔案信息化管理的出現解決了傳統檔案管理中的不可識別性，為檔案的管理工作帶來了極大的便利性；在檔案管理信息化的過程中，實現了信息載體的脫離；檔案信息化管理的模式下，檔案資料信息的分享具有可行性，實現了信息的動態傳播。并且隨著科學技術的進一步發展，近幾年檔案信息載體越發的增多，新的載體使得檔案信息的安全性和保密性得到了保障。在當前各機構進行檔案信息管理的過程中，管理人員僅需要通過計算機操作便能夠完成相關信息的獲取，無論是檢索，還是傳遞，都極具便利性。

二、檔案信息化管理的安全問題及防范措施

盡管說檔案信息化管理為檔案管理工作帶來了極大的便利性，促使檔案管理工作向規范化和科學化的方向發展。但是在造福檔案管理工作的同時，檔案信息化管理也帶來了一些安全問題，這些問題的存在給檔案資料的安全造成了極大的影響。

（一）電子檔案傳輸中的信息安全問題

檔案信息化的過程中，電子檔案得以出現成為了檔案管理的新形式。在實際應用中電子檔案的存在缺失在加大程度上提高了信息傳輸的效率，使人們能夠在極短的時間內實現信息的傳輸。但是由于其傳輸所以靠的是互聯網，而互聯網站存在很大一部分不安全因素，這些因素的存在對電子檔案的傳輸安全造成了極大的威脅。使信息在傳輸過程中極可能會遭遇攔截，從而致使信息外泄或者是信息篡改。

針對該安全問題，最佳的防范措施便是采取信息加密。在進行檔案信息傳輸的過程中，通過相關的計算技術比如算法，將相關的信息轉化成代碼形式，使其不能夠被他人解讀。只有在輸入相關的解密密碼后，才能夠將信息轉化成可讀文字。但是使用該種防范措施的過程中，加密人員需要注意密碼的設置。在進行加密的過程中最好是使用非常規密碼或者是雙密碼。以增強電子檔案的安全性。

（二）電子檔案的真實性和合法性問題

長期以來，人們對于電子檔案的真實性和合法性一直持懷疑態度，其原因主要是電子檔案中無法采用法律效應承認的簽名形式。因此，在電子檔案管理的過程中及其容易出現信息的修改，并且電子檔案的真實性鑒別操作難度較大，基本上無法識別，而這使得電子檔案的真實性和合法性受到了備受人們懷疑。

隨著科學技術的發展，電子檔案真實性和合法性也能夠在借助技術的條件得以保障，人們通國采用簽署技術來時信息具有合法性，使其能夠得到法律的保護。

電子檔案的簽署技術主要包括兩各方面的內容，一是證書式的數字簽名；二是手寫式數字簽名，通國上述兩種簽名方式能夠對電子檔案的真實性起到保障作用，防止檔案信息被篡改。從目前簽名技術的應用來說，一般文件式的檔案信息在進行簽署的過程中多是使用手寫式數字簽名，通過使用光筆在屏幕上簽名，然后計算機對其簽名進行保存，在今后的信息提取中，可以通過簽名字跡的比對來確保信息的安全性。為了使電子檔案具有法律效應，2005年4月，《中華人民共和國電子簽名法》正式頒布實施。

（三）電子檔案長期保存的信息安全問題

電子檔案信息方面的安全問題不僅存在于信息傳輸過程中，在電子檔案長期保存的過程中也可能會產生安全問題，從而致使信息在保存過程中遭受攻擊。通常電子檔案長期保存中的信息安全問題主要由于下述原因導致的：一是由于載體壽命有限，無法長期承載信息，時間較長將會使信息受損或丟失；二是計算機的軟硬件周期問題，無法長期進行一項信息的保存。

針對電子檔案長期保存信息安全問題，其防范措施一般為進行電子檔案的雙重保存，并且對要定期進行電子檔案的進行轉存，對計算機軟硬件以及載體的情況進行定期的檢查。

（四）計算機病毒對檔案信息的危害

事實上對檔案信息危害最大的莫過于計算機病毒，但是在實際操作中計算機病毒是難以防范的，不管是信息傳輸的過程中，還是在常規性的操作中，計算機病毒都有可能會侵入其中，破壞計算機系統，甚至損毀或者竊取相關的檔案信息。

鑒于社會發展的需求，傳統的檔案管理方式已經不能夠滿足現今檔案管理的要求。如今檔案信息化管理已經成為了我國檔案管理中的趨勢，也是一項重要的工程項目。通過系列技術的應用，全面提高檔案管理工作效率，保證檔案信息的安全性成為當前檔案管理工作中的要點。

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