檔案管理工作的思考

摘 要：檔案管理工作是一個單位記錄文件運行的情況和所從事的各類管理活動的記錄。它反映的是黨務、行政管理工作的活動軌跡。

關鍵詞：檔案管理工作中存在問題；采取措施對策

隨著社會的快速發展，對單位檔案管理人員的綜合素質提出了更高、更廣的要求，檔案的管理是單位管理工作的重要組成部分，具有很強的政策性、原則性和服務性。各單位檔案管理人員的現狀不容樂觀，檔案管理人員的綜合素質有待提高，提高檔案管理人員素質是做好檔案管理工作穩定單位的正常工作秩序，提高各部門工作質量重要的保證。

一、檔案管理中存在的問題

（一）檔案工作人員的綜合素質需要加強

隨著時代變化，人員的變更，一些單位檔案的管理人員有所變動調整，人員素質參差不齊安全保密意識淡漠，服務意識欠缺。業務能力有待提高。單位檔案管理工作人員應具備的基本素質有政治素養、職業道德、專業知識能力，和順應時代改革開放意識、科技意識、服務意識和法律意識等。

（二）檔案工作人員的專業能力需要提高

1.有些單位檔案管理人員是新入職、調入的、轉崗的、外聘的沒有經過專業系統培訓就直接上崗，對于檔案的分類、歸檔、立卷等專業的檔案管理工作毫無頭緒一頭霧水，一知半解，其專業素質與現代化的文書檔案工作的要求存在很大的差距。有些人員只是對檔案管理工作有初步了解，掌握基本的業務流程，檔案管理理念陳舊，跟不上信息化網絡化管理要求，更無法有效的提高單位檔案管理的水平。尤其是現在飛速發展的網絡時代，利用科技手段利用信息化平臺是檔案管理的必然趨勢和要求。檔案管理人員更加需要加強專業知識的培訓，使單位檔案管理工作更加的標準化和規范化。

2.在實際的檔案管理工作中，檔案管理工作應該與各部門相互配合，建立一個分體式、模塊式但具統一標準的管理體系。這樣檔案管理才能有效的、科學的管理。但是在實際的操作過程中，在一定程度上檔案工作人員與基層各部門兼職人員之間存在管理脫節現象。基層兼職檔案管理人員工作頭緒繁雜，致使無暇顧及全面，遺忘、遺漏的情況時有發生。檔案管理人員通常很少考慮的兼職人員工作的特殊性，這使得兩者業務銜接的過程中出現很多脫節的地方。在檔案管理工作的銜接主體上，也就是在分類、歸檔、交接的格式和處理方法上存在著很多的不規范的，不標準的現象。

二、提高檔案管理工作水平的措施

（一）高度重視落實到位

做好檔案管理工作的前提是領導和專兼職人員高度重視，檔案管理工作人員要積極主動的做好檔案管理工作的宣傳工作，通過多種形式的活動向專兼職人員宣傳檔案管理的相關的法律法規，加強對于檔案管理的認識，并爭取得到單位領導理解、重視和支持，加大檔案管理設備的投入力度，不斷的提高檔案管理的現代化水平，從而使得檔案管理工作更加的規范化和標準化。

（二）完善管理機制和程序

對于檔案管理的規定和程序，要盡可能的簡單細化，增強可操作性和實用性。檔案工作人員要嚴格的執行檔案管理的規則，嚴格進行審核避免無效信息的收集歸檔。

（三）強化學習提升業務能力

信息技術的飛速發展，對檔案管理動作提出了更高的要求，檔案管理人員要不斷更新知識，積極參加業務培訓提高業務水平，努力使自己成為一個管理型、技術性和復合型的綜合素質人才，為單位提供更加方便、快捷、高效的服務。

（四）工作過程中操作規范銜接到位

做好文書工作和檔案工作的規范銜接，在實際的文件處理過程中，切實做好文書材料的立卷歸檔，高質量的文件是檔案管理的基礎，這就需要文書人員重視文件收集和整理，保證文件材料的完整性。配合檔案人員做好資料的收集分析、篩選鑒定以及研究和整理、保管、統計工作。檔案管理人員除對檔案信息及時更新外，還要及時有效的把工作重點、當前首要任務、最新知識點及時與文書人員溝通交流，以便文書檔案工作開展。

（五）加強部門合作及時溝通協調

加強部門之間的合作，做好檔案的收集整理保管工作。檔案人員要主動的了解各部門運行的狀態，經常與其溝通聯系及時告知資料收集的重點，難點及時反饋問題信息，加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，保證檔案資料收集的順暢。為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。

總而言之，檔案的管理工作 是單位管理的重要組成部分，具有很強的政策性、原則性和服務性。檔案是各單位活動的直接記錄，是科學研究、體系評價、員工晉升等各項活動直接的信息資料來源。全面提高檔案管理人員的素質，不僅是社會發展的客觀要求，也是單位檔案管理隊伍自身建設的內在要求。切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，強化各部門之間的合作，做好檔案管理的規范化和標準化，建立完善和管理機制和工作程序，從根本上切實提高檔案資料的利用率，保證單位的建設和發展。

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