重視醫(yī)院基建檔案管理

摘 要： 筆者通過多年的工作實踐闡述了基建檔案在醫(yī)院管理工作中的特點、存在問題、產(chǎn)生原因以及采取的切實可行的做法、對策。旨在與同行共同探索做好醫(yī)院基建檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院；基建檔案管理

基建檔案是基本建設(shè)的歷史和現(xiàn)狀的文獻(xiàn)記載，也是基建維護(hù)維修、改擴(kuò)建等的重要依據(jù)。隨著醫(yī)院規(guī)模和硬件水平的不斷提升，醫(yī)院基建檔案的管理也越來越體現(xiàn)出它的重要性，基建檔案管理的好環(huán)直接關(guān)系到醫(yī)院整體建設(shè)，改進(jìn)和維護(hù)的速度、成本，甚至建筑安全的大事，是醫(yī)院基建管理中長期而重要的工作任務(wù)。隨著科技的進(jìn)步和時代對檔案工作愈來愈高的要求，我們必須清楚地認(rèn)識當(dāng)今檔案管理的新特點。

一、大型醫(yī)院基建項目檔案的特點

（一）工藝流程復(fù)雜，檔案種類多易分散

大型醫(yī)院建設(shè)工程除了一般建設(shè)項目都有的土建安裝裝修外，還有其特殊的工藝流程，如醫(yī)患分流、潔污分流，手術(shù)室和ICU空氣凈化、放射放療核醫(yī)學(xué)科射線防護(hù)、醫(yī)療廢水廢物處理等等，這些都有專門的工藝流程標(biāo)準(zhǔn)和要求。另外，一般醫(yī)院建設(shè)項目要招標(biāo)40～45個，多者能達(dá)到80多個，由此產(chǎn)生大量的招投標(biāo)和評標(biāo)資料。因此大型醫(yī)院建設(shè)涉及面廣，參與部門多，檔案資料容易分散。

（二）建設(shè)周期長，檔案資料容易流失

醫(yī)院建設(shè)工程從立項、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、辦理手續(xù)、開工，到主體和配套施工，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗收投入使用，一般最短周期為兩年半時間。如果遇到天氣因素或建設(shè)期間通貨膨脹等市場因素或工程前期論證不細(xì)，設(shè)計大量變更等甲方因素或安全出問題等乙方因素，都會使項目工期不同程度延長，工期少則三四年，多則五六年。時間越長，檔案資料流失可能性越大。

二、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

（一）基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

（二）檔案專業(yè)知識缺乏

從事基建檔案管理的人員基本都是兼職，所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

（三）全員檔案意識不強

基建檔案資料應(yīng)該力求完整、真實、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

三、對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

（一） 健全制度，理順檔案管理機制

建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報批、邊設(shè)計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

（二）提升基建檔案管理人員專業(yè)知識水平

加強文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。

（三）不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。

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