信息化視角下干部人事檔案管理研究

摘 要：干部人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，是選拔任用干部的重要基礎。隨著電子政務的發(fā)展，利用計算機和網(wǎng)絡管理干部信息可以大大提高人事檔案工作的全面性、真實性和時效性，提高干部人事檔案信息的利用率和使用價值，加快建立以人事檔案信息化、網(wǎng)絡化加強干部人事檔案管理，全面促進人事管理創(chuàng)新十分必要。本文通過對加強干部人事檔案信息化管理進行分析，提出自己的一些建議，全面促進人事管理創(chuàng)新。

關鍵詞：檔案信息；現(xiàn)狀；內(nèi)容；管理

一、干部人事檔案信息化建設的緊迫性

現(xiàn)行的干部人事檔案多數(shù)仍是紙質(zhì)檔案，管理模式、方法明顯滯后于時代發(fā)展，影響干部工作效率。個人檔案信息不全不準確更新不及時等問題，甚至存在干部信息間相互矛盾或數(shù)據(jù)出入較大；最嚴重的是如遇火災、洪災地震等重大災害或因其他原因，致使檔案損壞或丟失，難以或無法彌補和恢復。以上問題雖因各種主客觀原因所至，如管理人員責任意識淡薄、管理機制不健全領導不夠重視等，但主要原因是管理方法和手段落后。因此，當前探索和發(fā)展一種更加便利、安全科學高效的干部人事檔案管理模式迫在眉睫。

二、企業(yè)加快干部人事檔案信息化建設的思路和目標及相關要求

（一）建立干部人事檔案電子信息化建設的思路

由組織人事部門牽頭，抽調(diào)各級檔案管理人員并經(jīng)過專門的業(yè)務培訓之后，統(tǒng)一組織，集中處理，共同審核，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將干部現(xiàn)存檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片、聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)。按管理權限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結，實行干部檔案的網(wǎng)絡化管理。

（二）開展干部人事檔案信息化管理的主要目標設計

建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施動態(tài)和無紙化管理。要利用現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或制成圖片文件，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。也可減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達到長期保存使用的目的。實施檔案自動化管理。

（三）加快干部人事檔案工作信息化建設的相關要求

加快推進干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、信息化建設。建立和嚴格執(zhí)行市管干部檔案報送制度，加快推進干部人事檔案的信息化建設，建立干部電子檔案、干部信息庫和信息管理系統(tǒng)，提高干部檔案工作效率和服務質(zhì)量。加強干部檔案工作隊伍建設，選好配齊管檔人員，努力提高干部檔案工作隊伍的職業(yè)化、專業(yè)化水平，加強管檔人員的專業(yè)理論培訓，提升個人的管檔能力，管檔人員要熟練的掌握信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、信息化。

干部人事檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化。建設干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，抓好應用，充分發(fā)揮干部檔案在公道正派選人用人上的重要作用；及時做好信息更新工作，做到干部信息的同步更新、準確無誤；抓好安全措施，做好數(shù)據(jù)備份和保密工作，防患于未然；規(guī)范查借閱檔案程序，明確職責，建立健全各項管理制度。積極推進干部人事檔案工作的規(guī)范化、制度化和信息化建設

三、現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設的保障措施

（一）建設基于需求實現(xiàn)的人事檔案全文數(shù)據(jù)庫

深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網(wǎng)絡，以實現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化，還能夠加強各部門之間的交流，真正使檔案得到高效的利用。

（二）建設基于信息中心的多元耦合支持系統(tǒng)

實施人事檔案現(xiàn)代化，首先是在人力資源管理機構中設置信息中心，履行人力資源管理信息化的指導和技術支持職能。充分發(fā)揮網(wǎng)絡優(yōu)勢，以信息中心為樞紐，對信息需求者實行授權和分等級開放，保障信息的透明度和真實性，實現(xiàn)信息服務的良性

循環(huán)。

（三）建設基于安全原則的數(shù)據(jù)存儲和處理系統(tǒng)

“人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制。在技術安全管理方面，應做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)通VYN與外網(wǎng)連接，以保證安全。人事檔案管理應該對人事檔案信息實行動態(tài)化管理和維護，探索建立電子人事檔案的新途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，不斷提升人事檔案的使用價值。”[2]

（四）建設基于擴展性的人事檔案動態(tài)管理系統(tǒng)

加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況。擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

四、結束語

全面開發(fā)信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規(guī)范化軌道。認清人事檔案管理形勢，增強服務意識，積極主動地提供信息服務是必要的。檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，在干部人事檔案管理中，真正發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，促進企業(yè)檔案管理的良性循環(huán)。

參考文獻：

[1] 卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J]. 改革與開放，2011（9月）.

[2] 薛金玲.人事檔案管理中存在的問題及對策[J].陜西青年管理干部學院學報，2009（3）：47.