當前檔案工作中的保密問題與建議

摘 要：隨著科技水平的不斷進步，檔案管理逐漸實現了信息化，由于信息網絡環境具有開發性特點，提高了檔案保密工作的難度，使檔案保密工作面臨重大的挑戰?，F根據個人多年的檔案管理經驗，以事業單位檔案管理為例，對當前檔案保密工作中面臨的主要問題進行分析，針對存在的問題具體探討有效的解決方案，并提出幾點管理建議。

關鍵詞：檔案保密；檔案管理；問題；建議

人事檔案不僅記錄著個人的基本信息情況，同時也記載著相關的任職信息，為職工升遷、調離等提供重要的依據，加強對檔案管理工作具有重要的意義。但是，隨著信息化建設的不斷推進，檔案保密工作面臨的壓力越來越大，如何做好檔案保密工作成為當前檔案管理中的一大難題，現結合個人多年的管理實踐經驗，對當前檔案保密工作加以具體分析。

一、當前檔案保密工作存在的主要問題

（一）單位對檔案保密工作重視程度不夠

檔案管理工作具有著重要的意義，但是目前仍有部分單位對檔案管理工作的重視程度不夠，特別是對于檔案保密工作更是缺乏應有的重視，其具體表現主要有如下幾點：第一，單位領導不重視檔案管理工作，導致檔案管理的資金投入不足，相關的管理設備不配套，甚至有著單位缺少獨立的檔案管理部門，將檔案管理工作有其他部門監管，難以實現對檔案保密管理。第二，檔案管理人員對保密性認識不高，認為檔案無需進行保密管理，對檔案信息隨意泄露等[1]。

（二）檔案管理人員業務水平較低

目前，大部分事業單位已經實現了檔案信息化管理，檔案管理工作往往需要借助計算機系統進行，如果管理人員的業務水平不足，或者其管理操作不規范，都將會帶來信息安全隱患，造成檔案信息的不經意泄露。然而，當前仍有較多事業單位其管理人員的業務水平較低，難以實現對現代技術的掌握和應用，為檔案保密工作帶來了較多的困難，也導致發生了一系列檔案安全問題。

（三）信息化管理模式為檔案保密工作帶來挑戰

事業單位實施檔案管理信息化建設，不僅有效節省了檔案管理費用，更顯著提高了檔案管理效率，然而信息化管理模式也為檔案保密工作帶來挑戰。首先，檔案管理過程中用到的儲存設備，比如說移動硬盤、U盤等，不僅進行檔案文件的轉移時容易發生丟失，同時還容易遭受病毒侵害，造成檔案信息的泄露。第二，檔案管理主要借助于軟件系統，如果沒有及時更新相應的安全設備，難以防止系統會遭受人為的惡性破壞。第三，檔案管理使用的電腦和打印機等，都會儲存有關的使用記錄，如果有人想盜取檔案信息時，只需掌握相關的專業的計算機技術等即可，通過將檔案信息還原便能獲取檔案信息。以上幾種對檔案管理的保密工作帶來了巨大的挑戰，嚴重影響了檔案保密工作的順利進行[2]。

二、加強檔案保密工作的幾點建議

（一）提高檔案管理人員的保密意識

所謂意識決定形態，正是由于管理人員的保密意識不強，因此才會出現較多檔案泄密問題，加強檔案管理人員的保密意識至關重要。一方面，單位領導應充分認識到檔案保密工作的重要性，并在決策上給予一定的資金支持，完善檔案管理的現代設備，為保密工作提供良好的環境。另一方面，通過宣傳、培訓等方式，對管理人員進行保密意識宣講，增強管理人員的檔案保密意識。

（二）健全單位檔案保密制度

保密制度是工作開展的重要保障，健全單位的檔案保密制度，通過加強對檔案管理人員的有效約束，能夠降低工作失誤，提高保密工作的工作效率。首先，制定管理責任制度，明確檔案管理的具體責任人，將重點檔案交由責任心強的專業人員管理。其次，制定相關的管理規范條例，明確檔案保密工作的具體事項，比如說，檔案材料的銷毀應由專人進行，不得隨意丟棄；檔案儲存應分類進行，并要落鎖保存等。最后，建立相應的獎懲制度，對于嚴重違反檔案保密工作的人員，應給予一定的懲罰，從而增強管理人員的保密意識。

（三）完善單位安全防護措施

檔案信息化管理的主要特點是運用了網絡技術，這也是檔案信息泄露的主要途徑，因此應完善單位的安全防護措施，對單位網絡環境設施保護。首先，配置相關的安全防護設施，加強對單位網絡的保密管理。其次，對檔案管理軟件進行安全防護，通過安裝專業的查殺軟件，建立計算機防護墻，嚴禁病毒的惡意破壞。最后，對檔案管理部門進行安全管理，減少外來人員進入，降低檔案信息的竊取風險。

（四）加強檔案管理人員隊伍建設

檔案管理人員是檔案管理的主體，其業務水平將對檔案保密工作產生直接的影響，為提高檔案保密的實效性，單位應加強對檔案管理人員隊伍建設。一方面，加強對管理人員的思想道德教育，提高管理人員的綜合素質。另一方面，結合單位的實際工作需求，對管理人員進行相關業務培訓，加強對信息技術的掌握程度，提高計算機操作水平，降低檔案信息的泄露風險[3]。

三、結語

綜上所述，在實現了檔案信息化管理的新時期，事業單位的檔案保密工作壓力逐漸增多，單位對檔案保密工作重視程度不夠、檔案管理人員業務水平較低、信息化管理模式為檔案保密工作帶來挑戰等，成為當前檔案保密工作面臨的主要問題，單位及相關檔案管理人員應充分認識到檔案保密工作的重要性，做好相關的安全措施。

參考文獻：

[1]軒擎.淺論當前檔案管理工作存在的問題與對策并作出創新的建議[J].黑龍江史志，2014（20）：110.

[2]邵長君.對企業檔案管理中的保密問題的探討[J].民營科技，2012（07）：186.

[3]峻嶺.學校檔案管理與保密工作中存在的問題與對策[J].科技創新導報，2012（21）：200.