信息化背景下高校電子文件歸檔的若干問題與對策

摘 要：隨著信息科技的發展，高校信息化建設成為校園文化建設的重要組成部分，是高校檔案管理工作未來的發展趨勢。電子文件歸檔是信息化建設的基礎，但現階段由于一些原因，導致高校電子文件歸檔建設并不理想。本文將針對問題產生的原因嘗試性地提出解決對策。

關鍵詞：高校;信息化;電子文件歸檔

隨著信息科技逐步發展，將傳統的手工整理文檔形式轉變為自動化辦公，利用計算機設備和網絡將紙質文件以電子文件形式進行傳輸、修改和閱讀、管理，在一定程度上節省了人力、物力，提升了辦公效率。這在為文件歸檔工作提供便利的同時，也對工作提出了更高的要求。

一、高校電子文件歸檔的若干問題分析

1.對電子文件歸檔存在認知誤區。現階段，部分人認為電子文檔的閱讀管理需要借助計算機設備或網絡技術，沒有紙質文檔直觀而忽視電子文件歸檔的應用，有些長期應用紙質檔案管理的人員由于對計算機技術應用不嫻熟，從內心抵制對電子文件歸檔的嘗試，這就導致其不能及時認識到電子文件歸檔相對于傳統紙質文檔管理的便捷性，認識上的誤區直接阻礙了高校電子文件歸檔的發展。

2.缺乏完善的規章制度作為電子文件歸檔工作的依據。電子文件歸檔是將信息與實體相分離，其保存價值取決于實體價值和自身的可讀性，但傳統紙質檔案自身材料決定其載體老化、字跡模糊最終被損毀是必然現象。而電子文件歸檔也可能因為在存儲的過程中受到病毒木馬等程序的損壞，造成信息丟失、失真、不完整等，使其自身的閱讀性和閱讀價值降低，而且現階段我國對電子文件的法律價值并沒有予以明確說明，所以電子文件歸檔工作自身發展受到嚴重的制約，其實體狀況價值鑒定等沒有嚴格的依據，所以現階段只能盡可能地延長電子文件歸檔的保存時間。

3.單純注重收集而忽視保管工作。電子文件相對于傳統紙質文檔在信息修改和類目變更方面有明顯的便捷性。在電子文檔管理的過程中，可將收集的文檔習慣性地存儲于各個磁盤之中，這是自動化辦公的優勢，但這也在一定程度上對電子文件歸檔的保管十分不利，因為現階段很難全面保障計算機設備的網絡安全，所以保管工作的重要性不容忽視。除了要以磁盤或光盤的形式對收集的信息進行備份存儲，而且要對其紙質文檔進行妥善保管。現階段，隨著計算機應用技術的逐漸發展，保證電子文件能夠及時歸檔的軟件已出現，但現階段在高校并沒有得到真正的應用。

4.電子文件歸檔類別不清晰，操作具有主觀性。電子文檔的分類，相對于紙質文檔更加便捷，可是正是由于此特點，在一定程度上模糊了電子文件歸檔的類別處理，在短時間內問題的嚴重程度不容易被發現。但隨著電子文件數量的增多和應用頻率的逐漸增加，就會導致存儲信息類別混亂，文檔存儲的應用性降低。所以要根據電子文件的歸檔形式和內容與傳統紙質文檔的區別，對其傳統的實體固態進行相應分類改進。

5.電子文件歸檔隊伍建設不完善。電子文件歸檔是將辦公自動化與傳統的紙質文檔管理相結合，這對操作人員的專業技能有了更高的要求。現階段，我國高校從事電子文件歸檔工作的人員大多對計算機應用相對不純熟，不能準確全面掌握電子文件歸檔的操作方法，有些新進入隊伍的年輕人員雖能夠熟練掌握計算機技術但對文檔分類整合又缺乏經驗，這造成高校電子文件歸檔工作專業知識與實際操作能力無法有效結合。

二、完善高校電子文件歸檔的對策

1.樹立電子文件歸檔觀念，加強管理。相對于傳統的檔案管理，電子文件歸檔更注重對檔案全過程的參與，包括檔案產生和后期管理工作，所以這在一定程度上將檔案管理職能進行了延伸，將單獨的文件存儲于管理系統之中，使文件管理和檔案管理呈現出系統化管理趨勢，舍去了傳統紙質文檔人工分類的繁瑣程序，節省了大量人力、物力和時間。所以應該積極樹立電子文件歸檔觀念，將其作為高校自動化辦公的重點。

2.制定科學合理的相關規章制度和具體的操作與管理辦法。電子文件歸檔所涉及的人員、部門相對于傳統文檔管理更復雜，包括業務管理部門、數據錄入部門等，所以要制定完善的管理制度對其相關責任和職能進行明確的劃分，在保證電子文檔全面、真實、原始的同時，符合國家或地方對電子文件歸檔工作的相關規定，對收集、整理、移交等各環節操作有明確的規定，使其有據可依。

3.將收集與保存問題作為工作的重點。電子文件歸檔不僅包括傳統的文字圖片，還包括聲音、動態圖像、元數據等，所以存儲的信息量相對更大。現階段主要通過磁盤或光盤進行存儲，但隨著時間的推移，其很可能被磁化、受損甚至丟失，造成收集的信息失去意義，所以對電子文檔的保存工作一定要放在重要的位置，將其密封在塑料保護層內，盡可能避免受到空氣中粉塵、水分的影響。

4.加強電子文件歸檔隊伍建設，提高相關人員的專業素質和技能。在高校設置電子文件歸檔相關課程，是從高校自身選拔人才的有效措施。既要充分依靠原紙質檔案歸檔工作骨干的工作經驗，又要把具有計算機專業知識和技能、有意愿從事檔案事業的青年充實到檔案隊伍中，同時利用高校的教學資源，采取多種教學形式，有針對性地開展培訓。

參考文獻：

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