做好辦公室工作應具備四種意識

從表面上看，公司企業辦公室人員沒有產量，也沒有質量，創造不了效益，似乎可有可無，但事實上，企業辦公室與黨委（黨組）、政府（或政府部門）辦公室職能一樣，都居于一個特殊地位。一個企業的辦公室，其實就是一外企業對外的窗口，對內的紐帶橋梁，對外關乎企業形象，對內協調部門工作，保障企業各個部門間良好的聯系，協調企業良好運營和發展。做好辦公室工作，對于營造良好的外通環境，提高內部效率，完善領導決策，推動作落實，維護企業穩定，促進企業發展，樹立企業良好形象起著重要作用。筆者在長期的辦公室實踐中感悟到，要想做好辦公室工作，必須要具備四種思想意識。

一是政治意識。辦公室的工作是政治性、政策性、全局性很強的工作。雖然能代表領導，對全局作出決策部署，但絕不代表領導表態，我在工作中就遇到一件事，一次傳統節日前前夕，適逢領導出差，基層工會一位老同志來請示，能否給職工發點福利，辦公室當然不能表態，這是常理，但那位基層領導拐彎磨角問：主任，你說領導要是在家，會不會在節日時表示一下呀，我嘴邊話就說了出來：那肯定的呀，我們公司領導向來以人為本，體恤員工。于是他笑笑就走了，結果就給下面員工發了禮品，本來公司領導是有統籌安排的，這樣一來就全亂了，領導回來知道這事后，將我叫了去，讓我坐在里間，又叫了基層領導來，問是怎么一回事，那領導就說是我點頭的。其實，他不知道我就在里面。后來領導教誨我說，讓你在里面旁聽這件事，并不是挑撥你們之間的關系，也并不是批評基層工會的干部，而是各自站的角度和高度不一樣，他站的是部門的高度，我們則站在全公司的高度，你說出去的話，往往下面就以是領導的話。所以，頭腦中始終要有一根弦，始終保持清醒的政治頭腦，明確自己職責，時刻注意維護領導的權威，公司的整體形象。同時，胸中要有一盤棋思想，你的一言一行，代表的總經理辦公室，貫徹落實的時候，執行的就是總經理的權力，但在工作中，又是不能代替領導表態。

二是服務意識。為領導、為基層搞好服務是辦公室重要工作職責。做好辦公室的工作，必須強化服務意識，提倡奉獻精神。服務工作搞得好不好，能不能讓領導滿意、基層部門滿意，是衡量辦公室工作的根本標準。在我的服務工作中，最成功的一次因為服務創新，周到，贏得了客戶的滿意，使得公司一樁本來處于競爭劣勢的地位業務反敗為勝，順利贏得項目。當時公司準備與一家重要客戶開展一個重大項目合作，對方已經有四五家很有實力的合作方備選，我們只是其中一家，而且并不占優勢，但公司領導誠意邀請對方過來考察，生意不成仁意在，這次不行，但加深一下了解，著眼長遠。我負責接待工作 領導特意關照我們要接待好。如何接待，成為我的頭等大事，接待規格要符合國家反四風規定要求，節儉但又不能失禮數。我在前面做足了功課，親自去該公司所在的城市拍攝城市風景圖片，向這位領導的司機、辦公室主任了解領導的生活習慣，在考察團即啟程的前一周時間，我仔細了解兩地天氣情況，通過短信方式告之，需要注意哪些情況。考察團到來時，得知中午在另一公司考察時，那邊風大，客人吹了風，有點感冒，我立即打開準備好的藥箱，取出客人平時常用的藥物，讓領導眼前一亮。晚上，我們臨時改變歡迎晚宴菜肴，以一桌清淡口味為主的淮揚美食款待，客人再次眼前一亮。到達賓館，床頭擺放是客人最喜歡看的最新一期管理學雜志，我們已經早已了解到客人每晚睡覺前都要翻上幾頁書的習慣，這一本雜志是客人每年訂閱的，還經常在公司會議上組織員工學習。床頭茶幾上有服務員提前五分鐘泡好的客人家鄉的花茶，因為本地 不產茶，我們就選擇客人家鄉的茶，還特別擺放一本電子相冊，正在循環客人家鄉的風景名勝，當然還有我們本土的風景圖片，在是否放我們企業簡介的圖片時，我征求了我們領導的意見，還是不放為好，免得讓人感到功利性太強，同時配客人的公司成功開發的地產項目全景圖，出席重大活動的圖片，精采的演講資料圖，連中午在另一公司考察的活動圖片我們也及時從該公司網站下載下來。就連洗手間門口拖鞋也是和客人家里的一模一樣，日常洗漱用品品牌皆為領導平時用的品牌，盡力營造賓至如歸的感覺，讓客人第三次眼前一亮。結果就能預料得到了，我們用真誠細致入圍的服務順利拿下了這個項目。當然，我們公司也用自己的更加至臻完善的項目運作獲得對方真正地認可。

三是參謀意識。辦公室是一級領導決策的參謀部，辦公室的同志都是“參謀長”。既然是“參謀長”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等指示，奉命辦事，被動工作，而應圍繞中心工作，貼近領導思路，積極做好決策服務。當好參謀應做到五個方面：一是專業水平。辦公室人員，雖然不能稱之為技術專家，但一定要對企業的生產經營要有一個比較深的了解，并且在某一方面，能夠獨擋一面，為領導提供決策。二是貼近領導。與領導“同頻共振”。想領導之所想，謀領導之所慮，還要謀在關鍵處，謀在點子上;三要超前思維。謀劃在前，不做事后“小諸葛”，在決策前要提前介入，先行調研，結合實際，提出一些建議和意見，供領導決策參考;四要敢于進言。作為“參謀”就要敢為領導出謀劃策，拾遺補缺，既能發現問題，又善于提出解決問題的辦法和建議。當然進言時，要注意方法，不可把自己觀點強加于領導，做到獻計策，不決策;五要公正無私，代表是企業、公司利益，不摻雜個人雜念，不向領導進讒言，“參謀人員”只有出于公心，參謀的東西才有價值。辦公室人員切忌出于私心進讒言，這樣不僅會導致領導決策出現偏差，而且會影響干群團結，影響領導形象。六是要忠誠領導。忠誠和信任比能力更有作用，辦公室掌握公司人力資源、財務、運營等核心情報，一定要做領導信任的人，對公司忠誠，對公司領導負責。

四是奉獻意識。企業辦公室工作，事無俱細，無事不管，無事不問，工作是五加二，白加黑，早上來的比領導早，晚上走的比領導遲，崗位不高，待遇清貧，受得起各種誤解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣;有強烈的事業心、責任感和榮譽感和無私奉獻的精神投入工作，在做好辦公室工作的同時，也獲得自己的鍛煉成長。