淺談科技檔案管理信息化建設

摘 要：近些年來科技的發(fā)展在不斷進步，由于計算機的普及，科技檔案管理的信息化也成為當今社會的一種必然現(xiàn)象。日前，科技檔案管理已經(jīng)成為管理工作中的一個重要的任務。科技檔案管理信息化有效建設主要和信息化程度有直接關系，要想使科技檔案信息化管理在社會上起到重要的意義，必須使檔案信息化管理建設跟隨現(xiàn)代進步的要求。時至今日，科技檔案管理信息化建設已經(jīng)成為人們研究的對象，本文就科技檔案管理信息化建設的相關問題進行研究。

關鍵詞：科技檔案管理;信息化建設;檔案管理質(zhì)量

前言：當今社會，若要實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，標準系統(tǒng)化、以及最有說服力的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，就必須使信息化建設的科技運用到檔案的管理、存儲、整理中。信息化的工作主要包括的是網(wǎng)絡通訊技術、信息快速的傳遞技術、以及計算機科技技術。

一、科技檔案管理信息化建設的必要性

保存檔案是需要有一定的經(jīng)費的。由于檔案是一個長期保存的物件，必須對它有一定的保護，然而，避免不了的是存儲檔案是有一定風險存在的。例如，夏天潮濕天氣會導致紙質(zhì)的檔案受潮而無法進行完好的保存、紙質(zhì)的檔案也會被蟲蝕使其被破壞、意外的火災會導致紙質(zhì)的檔案有丟失的現(xiàn)象。另外一種保存檔案的困擾是，當擁有大量的電子文檔時，會出現(xiàn)管理混亂，不好查閱內(nèi)容以及檔案的應用困難等問題存在，這些問題都是需要今后有待解決的問題。

二、科技檔案管理信息化建設存在的問題

當前，雖然檔案管理受到社會的重視，但是檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，還存在一些顯而易見的問題。其問題表現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)代化的檔案管理部門需要具有較高的檔案專業(yè)的管理人員又具備知識豐富的高素質(zhì)的人才。然而目前各檔案管理部門中，較高素質(zhì)的檔案管理人員較少，檔案管理部門缺少的是這方面的技術人才。大部分工作人員都不是檔案專業(yè)的。由于檔案管理是專業(yè)性比較強的工作，這就造成了實際工作與檔案管理的要求有一定的距離。在這里，懂得怎樣管理檔案又掌握現(xiàn)代信息技術的復合型專業(yè)檔案人員幾乎沒有。因此得出，管理人員素質(zhì)低是約束檔案管理的重要要素之一。

（二）軟硬件設施不足

科技檔案信息管理化建設不足的原因在于，檔案信息管理的軟硬件不到位，例如，檔案的軟件缺乏通用性，它的信息的管理功能是不健全的，還要由人工管理;檔案管理部門應用的電腦機型是不相同的，因此會導致管理人員在檢索文件時會遇到檢索不到或者檢索效率較低的問題;由于檔案管理部門的軟件規(guī)格不同導致軟件不能互相作用，進而得不到利用計算機完成較便捷的信息管理的工作，也不能方便有效率的出版信息編輯成果。這就阻礙了科技檔案信息管理電子化的進程。

（三）重視不夠

如今，經(jīng)濟的發(fā)展和社會建設是社會主體的重點。每一個行業(yè)都會重視其行業(yè)的內(nèi)在價值。然而在檔案管理中只注重了表面的檔案管理，而非深入的了解檔案管理部門存在嚴重管理失衡問題。這是由于檔案管理的意識淡薄，忽視了檔案管理信息化建設的重要性。

三、做好科技檔案信息化建設工作

（一）加強檔案管理隊伍的建設

現(xiàn)今社會，我們正處于一個信息化的時代，信息的重要性對我們來說是一個不可忽視的問題。因此，我們應該加強檔案管理隊伍的建設，一方面，應使國民均加入這一隊伍來，增加檔案管理的力量。如何加強檔案管理隊伍的建設，我們應普及每一位公民有關檔案管理的專業(yè)知識，掌握管理檔案的科學方法，培養(yǎng)自己管理檔案的經(jīng)驗以及管理的創(chuàng)新能力。另一方面，加強檔案管理部門管理人員的專業(yè)性，培養(yǎng)檔案專業(yè)人員對檔案的管理理念。檔案管理人員除了不斷提高自己的專業(yè)水平之外，信息技術的運用，為檔案管理人員樹立終生的信息化建設奠定了良好的基礎。在此基礎之上，檔案的管理人員更應該掌握檔案管理的高科技，提高本身的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理部門應有相應的法律法規(guī)，使其管理人員掌握法律知識，開放思想意識，具有競爭的觀點，使檔案可以更好的管理。

（二）加大對檔案管理系統(tǒng)方面的投入

加大對檔案管理系統(tǒng)方面的投入要從實際情況出發(fā)，以為廣大檔案管理人員提供方便和服務的原則，不斷的完善檔案管理系統(tǒng)，加強各模塊的規(guī)范管理，要以發(fā)展的眼光看檔案管理系統(tǒng)。檔案管理部門管理不善的原因在于，投入的資金補貼不足。因此，政府應該加大對檔案管理的投入資金，使得管理檔案部門有資金購買部門的軟件以及硬件。加大政府的扶持還可以使檔案管理部門擁有足夠的資金培養(yǎng)管理科技人才，使用政府的扶助資金來培訓缺乏管理檔案技術的管理人員，管理檔案部門同時也可以增加對管理人員的優(yōu)惠政策，激勵管理檔案人員負責認真的態(tài)度。檔案管理部門應將政府給予的財政撥款應用到科技管理信息化建設的創(chuàng)新上，解決檔案管理部門遇到的問題，提高檔案管理部門的管理效率。

（三）完善相關部門的檔案管理信息體系

如何合理的建設科技檔案信息化，其管理部門必須要改變管理檔案的傳統(tǒng)的觀念，對管理檔案有一定的創(chuàng)新，不得落后于現(xiàn)代科技的發(fā)展，增加人才的管理，使其加大管理部門對檔案的重視程度。這些因素均是對檔案管理的主要成分。要想完成科技信息化建設必須具備這些有利于管理檔案的條件。讓管理部門進行全面的管理。使管理檔案部門起著重大的作用。

四、結語

根據(jù)上述所述，科技檔案信息化的建設需要檔案部門加大管理力度，堅強軟硬件建設，增加管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和管理人員的人才招聘。以及完善相關部門的檔案管理信息體系。與此同時，我們更應注重的一點是，要有創(chuàng)新的理念觀點，才能使科技檔案信息化建設能夠有效的被實現(xiàn)。

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作者簡介：許麗英（1963—），女，漢族，福建泉州人，研究方向：檔案管理。