新疆高校院系黨建檔案科學化管理探析

[摘要]提高新疆高校院系黨建檔案科學化管理水平對于加強高校黨建工作具有重要的意義，目前，新疆高校院系黨建檔案管理存在著檔案材料內容龐雜，收集渠道多樣，檔案管理人員缺乏專門的管理知識，檔案管理保密性較差、接轉過程不規范的問題。因此，新疆高校院系應重視制度建設，科學劃分檔案，建立考評機制督促規范化管理，注重培訓學習，創造良好的檔案保管環境，實現黨建檔案的科學化管理。

[關鍵詞]新疆高校;黨建;檔案;科學化管理

[中圖分類號]D262.2 "[文獻標志碼]A "[文章編號]1009—0274（2015）02—0063—03

[作者簡介]陳曉疆，男，新疆師范大學學生工作部（處），副研究館員，碩士。

黨的基層組織是黨的全部工作和戰斗力的基礎。黨的十八大報告從戰略和全局的高度，對新形勢下加強黨的基層組織建設做出了新的全面部署，強調要“創新基層黨建工作，夯實黨執政的組織基礎”，全面提高基層黨建工作的科學化水平。高校院系黨組織處于高校黨建工作的一線，在推進教育改革、搞好教書育人、加強教師隊伍建設、塑造優良學風等方面發揮著領導核心作用，在履行本單位職責中發揮著政治核心作用。

一、提高新疆高校院系黨建檔案科學化管理水平的意義

目前，高校黨建檔案的管理單位主要包括校檔案館、校黨委組織部及院系黨組織。校檔案館主要存放高校黨建工作的重大事項、主要成就等，校黨委組織部主要存放校黨委文件材料、校黨委開展黨建工作的活動資料及院系黨組織的基本材料和主要活動素材，院系基層黨組織黨建檔案則包括院系黨組織文件檔案、黨員培養發展材料、各級黨組織開展專題學習、主題活動素材以及入黨申請人、入黨積極分子材料等。與校檔案館和校級黨建檔案相比，院系黨建檔案多為開展院系黨建工作的第一手素材，內容豐富、形式多樣，院系黨組織黨建檔案的是否完整、管理是否科學高效，直接關系到院系黨建工作的正規水平及院系黨建工作的特色展現，更關系到高校黨建工作基本內容的完整性及規范性。這就要求我們抓住院系黨建檔案在收集、管理方面的特殊性，針對存在的問題進行分析，找出提高院系黨建檔案管理科學化水平的可行措施，夯實高校黨建工作的基礎，全面提升高校黨建工作的科學化管理水平。

二、新疆高校院系黨建檔案管理的特點和存在的問題

（一）檔案材料內容龐雜，分類較隨意，各院系無統一標準

按照上級黨組織的要求，院系一級黨建檔案應當至少包括上級黨組織下發文件、院系黨委（黨總支）紅頭文件、院系黨組織機構設置相關資料、院系開展各類黨建活動圖文資料、師生黨員檔案、入黨申請人和入黨積極分子檔案、黨建相關培訓學習材料、組織關系接轉檔案、黨費收繳檔案等，主要包括文書、照片、音像等多種類型;從時間范圍上來看，主要為近期的檔案，以三到五年的檔案材料為主，同時包含五到十年的少部分檔案材料。

在走訪中我們發現，大多數院系的檔案管理并沒有統一的制度和要求，檔案管理人員沒有具體的崗位職責，檔案管理的原則只是“重要的需要存檔”“用的時候可以找的到”，此外則沒有相對規范化的制度和程序，這無疑不利于檔案管理的科學化發展。這在不利于科學管理的同時也會造成混亂以及資源的浪費，產生不必要的人工及管理成本。

（二）收集渠道多樣，完整收集困難較大，檔案的完整性有待提升

從收集渠道來看，院系黨建檔案既包括上級黨組織下發的文件檔案，如下發的指導性文件、發放的學習資料等，也包括本級黨組織相關黨建檔案，如院系黨委（黨總支）下發的文件、院系黨委（黨總支）開展黨建活動的檔案、下級黨組織上報的文件材料等，還包括下級黨組織、師生黨員開展黨建活動建立的檔案，渠道來源較廣。

在檔案收集的時間上，院系黨建檔案的收集也呈現分散性的特點，如開展一次主題教育活動，從上級黨組織下發文件開展活動起，先后要經歷院系黨組織成立活動領導小組安排活動開展、下發學習資料、下級黨組織貫徹文件精神開展主題活動、下級黨組織上報活動開展情況及總結、院系黨組織上報活動開展總結等過程，相關檔案的來源包括了上級、同級和下級，收集到的材料也需要按照分類隨時入檔以保證檔案的完整性和分類的科學性。但在調查走訪中我們發現，各院系黨建檔案的完整性尚有欠缺，相關黨建檔案資料在流通或擱置期較長，在收集歸檔之時又是就會存在遺漏等情況。

（三）檔案管理人員多為兼職，缺乏專門的管理知識

通過調研和走訪發現，絕大多數院系的黨建檔案管理人員為兼職或者非專業人員，一些院系由書記、副書記、支部書記等按類型分別保管黨建檔案，一些院系由負責學院檔案管理的教師兼管黨建檔案，還有一些院系由輔導員兼職保管。在設立組織員的院系中，黨建檔案大多由專兼職組織員保管。從專業上來，大部分管理黨建檔案的工作人員為非檔案專業學歷，沒有受過檔案專業的正規教育，在檔案管理方面多為“自學成才”，在分類、存檔、交接等方面存在不正規的問題。

（四）檔案管理保密性較差，接轉過程不規范

院系黨建檔案中，上級下發帶密級的文件或資料、本級黨委的會議記錄、干部考察材料、師生黨員群眾的個人鑒定和申訴材料等很多材料都需要妥善保管、單獨放置以防泄密。但在實際工作中，一些院系的黨建檔案管理既不能實現專人，也不能實現專室、專柜，沒有專門的存放空間，或者即便有專門的存放柜卻不能做到隨時上鎖，保存黨建資料的電腦也不能做到設置密碼、安裝防御軟件等基本保密手段。這就難免會造成機密信息外泄。

在檔案的接轉過程中，由于工作人員業務知識匱乏、責任意識不強等原因，經常出現接轉檔案無記錄或記錄不規范、歸檔不及時導致檔案丟失、發放檔案不密封不登記或違規調閱檔案的現象，這些都對院系黨建檔案的管理造成負面影響。目前我國大部分高校學生檔案管理仍采用傳統的以紙質檔案為主的管理模式，缺乏數字化、信息化管理手段。一些隸屬個人檔案的黨建材料往往只有一份原件，這份材料在學生黨員畢業后“檔隨人轉”，學校缺乏畢業學生黨員在校期間參與黨建活動的歷史記錄。而一些學生黨組織的黨建檔案或短缺不成體系，或繁雜無法檢索，難以為后續的學生黨組織開展活動提供有益的參考。

三、新疆高校院系黨建檔案管理科學化建議

通過對新疆高校院系黨建檔案管理工作特點的分析，結合目前新疆高校實際情況，我們從以下幾方面對提升院系黨建檔案管理科學化水平提出可行性建議。

（一）重視制度建設，制定規章制度規范檔案管理

在校黨委組織部對院系黨建工作的要求中，認真做好黨建檔案的管理工作是重要內容之一，院系黨委（黨總支）應當建立完善的規章制度加強黨建檔案的收集、分類和建檔工作。規章制度應包括以下內容：加強黨建檔案管理的意義和總體要求，強調此項工作的重要性;院系黨建檔案管理工作的負責領導，可由院系黨委（黨總支）書記、副書記等兼任，明確職責;把握黨建檔案管理的基本原則，強調科學建檔、嚴格管理、規范流程、提高責任意識等基本要求;檔案收集的范圍、建檔歸檔的要求;黨建檔案管理人員的工作職責;黨建檔案管理的監督檢查機制等。

在建立和完善規章制度的同時，主管領導要充分重視，著力抓落實，使規章制度真正運用到實際工作中，嚴防制度、實際“兩張皮”的現象。高校學生黨建檔案作為個人檔案與組織檔案的結合，既具有學生檔案的私密性、動態性和多元性，又具有黨建檔案的憑證性、共享性和紀律性，管理對象廣、涉及材料多，不論當前高校對學生黨建檔案管理采取何種模式，都要根據學校工作的實際情況和檔案管理的客觀要求，理順管理體制和領導關系，做到人員落實、管理規范、運作有序。

（二）科學劃分檔案，建立規范、完整的檔案體系

在落實好院系黨建檔案制度的過程中，科學合理的劃分檔案類型、規范化的建檔存檔是重要的環節。結合院系黨建工作的實際，可以采取以類型劃分為主、充分考慮時間特征、及時增加主題檔案的建檔方式。

1.對于日常工作中常用的、上級黨委規定必須建檔的如紅頭文件、組織機構設置、中心組學習記錄、科級干部管理、黨費收繳、流動黨員、申訴材料、關系接轉等，應建立單獨的檔案，在日常工作中采取隨時入檔的形式對檔案進行補充和完善。

2.對于師生黨員檔案應采取按支部存放的方式，注意培養發展材料的完整性，預備黨員轉正后應及時或于畢業前統一將黨員檔案歸入學生檔案中。入黨申請人、入黨積極分子材料建議一人一檔，結合培養聯系人的分配情況以系、班級為單位存放、或以支部為單位存放，特別注意及時將黨課結業證、思想匯報等材料入檔，杜絕黨員培養發展前補材料、發展材料“眉毛胡子一把抓”的現象。

3.各類主題教育實踐活動如“創先爭優”“熱愛偉大祖國，建設美好家園”活動等建議圍繞活動開展單獨建檔，內容應包括上級下發活動開展文件及學習資料、院系黨組織下發文件及活動安排、各支部及黨員開展活動材料、活動總結等。

在時間范圍上，除黨員、入黨申請人、入黨積極分子相關檔案應按照學校相關規定按時入檔外，其余檔案應本著定期整理的原則進行整理，同時，在建檔、入檔的過程中，要尤其注重檔案目錄的編寫和完善以提高整理和調閱速度。

（三）加強監督，建立考評機制督促規范化管理

作為對院系黨建檔案管理的監督和促進，上級黨組織及院系黨組織應加強對檔案管理工作規范性的檢查監督，包括建檔入檔的完整性和及時性、檔案保存的保密性、檔案存放的安全性、檔案交接的規范性等，檢查監督的結果可作為評價院系黨組織及檔案管理人員工作的指標之一。院系黨組織也應當注重自我檢查監督長效機制的建立，通過自我檢查，及時發現檔案管理中存在的問題并及時糾正。

同時，檔案管理人員也應提高自身責任意識，重視院系黨建檔案管理工作，充分認識到檔案管理工作絕不是簡單的收集堆放，而是需要耐心細致的付出，要杜絕拖沓應付的工作作風，真正對黨建檔案管理負起責來。

（四）注重培訓學習，提高工作人員責任意識和業務水平

針對院系黨組織檔案管理人員多為兼職且非專業的特點，結合院系黨組織的實際情況，工作重點應從加強檔案管理人員的責任意識和業務水平的培訓抓起。上級黨組織可以統一組織全校各院系黨建檔案管理工作人員進行集中學習，主要培訓檔案管理的原則和基本要求、上級黨組織對院系黨建檔案的規范化的要求、黨建檔案管理人員的職業道德培訓以及基本業務培訓等。院系黨組織也可以結合自身實際，邀請檔案管理專業人員對本院系黨建檔案管理相關人員進行培訓，既可進行原理的學習，也可進行實務的培訓，以最大化促進院系黨建檔案科學化管理為最終目的。

（五）增加支持，創造良好的檔案保管環境

通過對院系辦公環境的觀察，目前院系黨組織暫時無法全面實現黨建檔案專室、專柜、專人管理，這在一定程度上制約了黨建檔案科學化管理的實現。高校黨組織和院系黨組織應努力創造檔案管理的良好條件，對暫時無法實現“專室”的院系，可以先爭取實現“專柜”管理，檔案柜有明顯標示和分類，平時保持上鎖狀態，禁止無權限人員隨意翻閱黨建檔案，完善檔案借閱管理，防止黨建檔案“外流”泄密。推行檔案數字化管理，首先應建立數字化管理的標準。對此，我校進行了一些積極的嘗試：每年，學校黨委組織部都會認真做好學生黨建檔案信息化建設過程中的數據收集、設備維護、軟件開發和安全保障工作，確保黨建檔案數據和信息的絕對安全。存儲黨建檔案如黨員管理系統、黨建文件、活動視頻、照片等資料的電腦要注意建立保密措施，無法實現專用電腦的院系應注意密碼的設置、防御軟件的應用、禁止遠程協助等技術手段的實施，最大限度保證檔案的安全性。

參考文獻：

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[3]王倩，郭爽.加強學生黨建檔案管理 促進黨組織建設[J].今日中國論壇，2013，（07）.

責任編輯：張洋