計算機技術在辦公自動化的應用

摘 要：隨著科技的進步，人們對計算機的應用越來越普及，管理者對信息的依賴性越來越大。信息已經(jīng)成為企業(yè)系統(tǒng)的重要資源和財富，是決策的基礎。計算機技術和通訊技術的發(fā)展，為信息處理的現(xiàn)代化、自動化和智能化提供了物質基礎。辦公自動化的基礎是計算機技術在企業(yè)中的廣泛應用，即將辦公系統(tǒng)的各個部門和單位連接起來，方便企業(yè)各個部門和單位之間的工作，減輕員工的工作量和壓力，明顯提高了企業(yè)的辦公效益。因此，要充分了解計算機技術如何應用在辦公系統(tǒng)中，使辦公自動化。本文簡單地探討一下辦公自動化中的計算機技術應用。

關鍵詞：辦公自動化；計算機技術；多媒體技術；網(wǎng)絡技術

隨著科技的進步，人們對計算機的應用越來越普及，管理者對信息的依賴性越來越大。信息已經(jīng)成為企業(yè)系統(tǒng)的重要資源和財富，是決策的基礎。計算機技術和通訊技術的發(fā)展，為信息處理的現(xiàn)代化、自動化和智能化提供了物質基礎。辦公活動中，通常使用的信息有：數(shù)據(jù)、聲音、文字、圖表、影像等。辦公自動化在企業(yè)各個單位和部門的廣泛應用也是基于計算機技術和信息技術的更新?lián)Q代。辦公自動化是基于計算機技術，將計算機、網(wǎng)絡及辦公系統(tǒng)連接起來，通過計算機文字及數(shù)據(jù)處理技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術等對工作進行分類處理和加工，從而辦公效率大大提高，企業(yè)成本大大減小，經(jīng)濟效益得到了顯著提升，最終還會反過來推動計算機技術和信息技術的發(fā)展，促進經(jīng)濟的快速發(fā)展。

1.辦公自動化中的計算機技術應用之文字和數(shù)據(jù)處理技術

在企業(yè)中，每天辦公系統(tǒng)都會接觸到大量的信息和數(shù)據(jù)，并且需要對這些數(shù)據(jù)和信息進行處理得到企業(yè)所需要的信息，所以計算機技術在辦公系統(tǒng)中應用的最基礎和最廣泛的是文字和數(shù)據(jù)處理技術。

1.1 辦公自動化中文字處理技術的應用

文字處理是辦公系統(tǒng)中計算機技術應用的最為基礎的一部分。計算機中的文字處理軟有Word、WPS之類的計算機編輯排版工具使得編輯處理、版式設計、復制打印和映像處理等辦公活動效率提高，而且操作方便、成品美觀。另外，軟件中有各種樣板和排版供選擇，使人們不必在為寫某一類型的特殊文章而焦頭爛額；還有可以設置頁眉頁腳標注一些重要的關鍵信息等；更可以通過“域”的功能對時間、日期等進行設置，在附加上更新功能，那么以后再寫類似文章時可以大大簡化職工的工作量，提高辦公系統(tǒng)的效率。

1.2 辦公自動化中數(shù)據(jù)處理技術的應用

現(xiàn)代化管理的重要標志之一是加強定量化分析，而數(shù)據(jù)是定量分析的基礎。辦公室的中心任務是處理信息，它涉及到大量的數(shù)據(jù)。而計算機數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的輸入、增加、刪除、修改、存儲、分類、索引、報表輸出等不僅做到了準確、快速，而且減少了數(shù)據(jù)的冗余度，保持數(shù)據(jù)的一致性和獨立性，是數(shù)據(jù)處理的主要工具。

2.辦公自動化中的計算機技術應用之多媒體技術

人們通過計算機，將文本、音頻、視頻、動畫等多種多媒體信息組合在一起就是多媒體技術。當人們看到或接觸到這些多媒體信息時，就會自發(fā)主動地去接收并進行思索。在人們生活和工作各個方面都已被多媒體技術所覆蓋。多媒體技術在工作系統(tǒng)中的應用，可以豐富地表達出人們所需要的信息，直觀生動；可以使信息更加簡單、快捷地輸入到計算機中；更可以大大拓寬自動化處理信息的范圍，尤其是多媒體在辦公系統(tǒng)中的應用。多媒體技術的應用徹底地使辦公模式發(fā)生了變化，豐富了辦公的內容。例如，厚重的文件不再存在與辦公人員的辦公桌上，一臺電腦加上幾種多媒體設備就可以輕松辦公，大大提高了信息儲存和保存的能力，加快了辦公效率；匯報時，應用多媒體技術，將所要演示的內容以聲音、視頻、圖片等多種形式匯報出來，靈活生動，方便快捷，易于理解。

3.辦公自動化中的計算機技術應用之網(wǎng)絡技術

辦公自動化幾乎應用到辦公系統(tǒng)的各個領域的各個方面，并對這些領域產(chǎn)生了不可忽視的影響，最終就是最大化地運用各種信息資料和數(shù)據(jù)，因此，辦公系統(tǒng)自動化最為關鍵的是計算機技術中網(wǎng)絡技術的的廣泛應用，使辦公人員可以對信息進行有效處理和最大限度地共享，提高辦公效率，全方面、全角度采集和處理信息，從而科學、高效地對企業(yè)進行管理并提出有效地解決問題的方案。網(wǎng)絡技術在辦公自動化中應用非常廣，主要有以下兩點。第一，電子郵件在辦公自動化中的應用：每個公司、每個部門都不是獨立存在的而是存在著某種聯(lián)系，電子郵件的應用方便了辦公系統(tǒng)之間信息的傳遞，避免了信息的延誤和錯傳，提高了辦公自動化處理信息的能力和效率。第二，電視會議在辦公自動化中的應用：隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，全球化也在不斷地深入。以前開一個會議都需要提前做好準備，防止人員不能全部到場和出現(xiàn)一些問題；但是電視會議的應用就沒有這么復雜，不需要長途跋涉，不需要花費大量地費用和精力，只要有臺計算機，就可以通過網(wǎng)絡技術將會議涉及的所有人員聯(lián)系起來，進行討論，最后還可以通過計算機將涉及的會議資料、問題、決策等進行匯總分析，大大提高了辦公人員的工作能力。

4.計算機技術給辦公自動化帶來的效益

辦公自動化可以使辦公管理人員用現(xiàn)代化的技術裝備和科學管理手段來提高工作質量和效率。

4.1 提高快速響應能力

可以利用計算機的快速處理能力，對核對數(shù)據(jù)、查閱資料、統(tǒng)計報表等事務在短時間內獲取需要的信息。

4.2提高決策的準確和科學性。由于計算機處理信息準確可靠，大大減少了手工工作產(chǎn)生的錯誤、遺漏，為決策提供可靠的科學數(shù)據(jù)、依據(jù)。

5.結語

近幾年，隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展和科學技術的更新?lián)Q代，各個企業(yè)所需要處理的事情越來越多，辦公人員所需要搜集和處理的信息也越來越龐大，其中辦公自動化中文字處理技術、多媒體技術、網(wǎng)絡技術的運用，對于提高辦公人員的工作效率和質量，具有非常重要的意義。計算機技術及辦公自動化當在當今受到越來越多的重視，也成為了提高企事業(yè)單位綜合競爭力的關鍵所在并且會有更加廣闊的空間。