淺談檔案管理制度創新

胡玉榮

摘 要：筆者在分析了當前檔案管理工作面對的總體形勢之后，分析了開展檔案制度創新工作的原因，指出了創新的相關措施等。

關鍵詞：檔案管理；制度創新；重要性

在當前時期，檔案管理工作必須順應時代發展的腳步，適時地進行創新工作。要不斷的創建新制度，確保管理工作可以順暢開展。該項創新工作涵蓋的內容非常多，比如管理專業人員與檔案關系、管理運行機制、檔案管理模式等方面的創新范疇。只有做好了上述的這些創新工作，才可以真正的實現管理制度的優化。

1 檔案管理制度創新對于當前檔案管理的重要意義

1.1 制度創新是社會發展到一定時期的必然選擇

由于社會在不斷的發展進步，此時人力資源機構體現出的作用更加明顯。由于人事管理工作在不斷的變化，此時不論是機關亦或是各種單位在開展檔案管理工作的時候都面對非常多的難題。比如收集的材料不全面，而且很多都是過去很長時間的信息，沒有及時的收集新材料，這就無法體現出一個人的真實狀態。在評價的時候過于機械和形式化，這就無法真實的體現出個體的面貌。除此之外還存在著隨意修改檔案的現象，虛假工齡以及虛假的學歷等。除了材料的收集之外，其傳遞和使用等步驟也面對很多的問題，會導致材料丟失或是變形，最終使得信息不真實。上述問題的存在表示著之前的檔案管理模式已經不能和當前的時代發展步調保持一致了，必須加以完善創新。

1.2 制度創新可以為工作的開展提供體制保障

我們常說無規矩不方圓。此處講到的規矩其實就是我們常說的規章體制，它是我們在開展工作的時候必須要遵守的內容，它的存在是為了約束我們的活動的。只有建立科學的制度，才可以降低問題的發生幾率，才能夠帶動工作的有序發展。檔案能夠體現一個人的綜合素養和學歷情況，所以檔案必須真實全面，只有這樣才可以更好的服務于人事管理活動，才可以給人才使用提供更為精準的信息。個人的材料應該和其真實狀態保持一致，特別是可以證明其狀態和履歷的資料，必須要全面。儲存的信息必須精準，對于那些不能核查的材料禁止存檔，對于那些存在不清晰字跡的也不應該存檔。上述內容要想落實到位，就必須得有完善的制度作為保障，假如標準制定的不嚴謹的話，就會帶來很多問題。所以當前必須認真的進行檔案創新工作，確保其更加全面綜合。

1.3 制度創新能夠激發出從業人員的工作熱情

通過分析最近的檔案工作我們發現，要想開展好該項工作，除了要有領導支持之外，還必須得依靠從業人員的不斷努力。通過分析當前情況，我們得知目前的管理制度不完善，很多關鍵檔案過于分散，導致使用率受影響，因此必須進行制度創新工作。要認真論述工作的目標和從業者在工作中的任務，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，只有這樣才能夠激發出廣大從業者的活動熱情和主觀能動性。

2 檔案管理制度創新的具體內容

各個機構必須認真對待檔案工作，要認真聽取匯報，嚴肅對待工作中面對的難點。而且接受上級監管。

第一，創建檔案培訓制度。各機構應該認真對待該項管理工作，要定時的開展培訓工作，可以請專門人員講授課程，通常一年不得低于一次。上級部門負責對下級檔案管理人員的上崗培訓，制訂教育培訓計劃，舉辦多種形式、不同層次人員參加的培訓班，普及檔案基礎知識，提高檔案業務水平。

第二，創建檔案檢查制度。從業人員應該積極的向資源所屬者索取資料，要了解檔案整理技術，結合檔案制度為廣大工作者創造優秀的服務工作，而且要不定時的檢查歸檔檔案的品質以及數量。

第三，創建檔案責任追查制度。檔案的管理機構要切實的依照相關的管理條例，在要求的時間范圍內對有關的材料歸檔處理。如果發生了人事變化，此時要及時進行材料移交，對于那些沒有按時移交，將材料帶走或是損毀的，要按照相關法律追其責任。對文件材料應歸檔而未歸檔造成遺失，導致職工利益受損、政務工作難開展、引起群眾上訪的，應追究相關人員責任。

最后，創建檔案聯系制度。落實各級檔案工作的包干負責制，由上級抽調業務骨干分別負責所屬單位的檔案工作，便于及時了解檔案工作情況，監督和指導檔案業務。

3 開展創新活動時要注意的內容

第一，加強檔案資源管理體系建設完善。檔案管理制度和檔案資源管理監督機制。在平時的管控過程中，要結合實際情況，不斷的完善規章體系。我們都知道，檔案能夠體現一個單位在各個階段的工作開展狀態，假如相關的制度未得以合理的更新發展的話，就會使得資源得不到合理的利用，最終使得基層工作者對檔案歸檔工作不熱情。有一句古語講的非常好，沒有規矩就無方圓，這句話對于當前時代的任意一個單位來說都是這樣的，而且完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源歸檔的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失現象的發生。因此，要明確檔案的收集范圍、流程、要求和部門第一責任人，建立檔案收集工作目標責任制，把檔案資源管理歸檔機制落到實處。

第二，拓寬渠道，保障檔案資源歸檔的齊全和完整。首先要從根源加以開工至，將材料的收集工作開展到位。工作者應該認真的開展檔案收集活動，要注重部門責任人的資料收集，嚴格按照檔案歸檔范圍進行部門資料的接收，把好檔案資源歸檔管理的第一關，它是檔案資源管理的重中之重，也是豐富館藏的主要渠道；要抓文件資料歸檔質量。

企業文件資料來源于各個部門，如何把控文件質量及歸檔，需要各部門落實到每人每天的工作中去，檔案管理是一個系統工程，企業檔案的質量與各部門的工作質量息息相關，各部門既是檔案室服務的客戶，同時也是供應商，供應商提供什么質量的產品，所能享受到的就是該質量的產品服務，部門工作成果的質量直接影響歸檔文件材料的質量和保存價值，做好部門資料管理是企業檔案資源管理的基礎；適時開展檔案資源征集等相關活動，把對企業有利用價值的檔案資源接收進來，以發揮其應有的價值作用。

第三，強化對檔案工作的評價與考核。首先要完善工作獎懲體系，對于那些工作開展好的，要對其適當的表揚，相反的對于工作不認真導致檔案丟失的，要對其進行批評教育。其次，結合單位舉辦的特色活動，參加各種評比。最后，積極的協調二級單位進行檔案工作評價，認真分析管理工作中面對的難點，積極的開展資源整理活動。

第四，加快檔案資源的信息化建設。一是借助檔案管理系統平臺，整合各板塊業務系統的檔案信息資源；二是大力推廣應用檔案管理系統，把檔案應用與歸檔機制延伸至企業的每個部門及每個崗位，做到人人應知應會；三是加強檔案管理系統網絡化管理，在保障安全保密的前提下做到在線查、調閱檔案信息資源；四是需加大宣傳力度和檔案管理系統的提升力度，以最大限度實現其利用價值。

第五，切實提升工作者的綜合素養。當前時期必須切實提升工作者的綜合素養，確保他們的專業能力強，對業務熟稔，還應該了解相關法規常識，確保管理工作者能夠切實的意識到該項管理工作的意義，并且鐘愛此工作，只有這樣才能夠提升工作的熱情和主觀能動性。除此之外，還要不斷的完善用人體系，選取那些專業水平高的人員開展該項工作，使組織更加優秀，只有高素養的隊伍才能夠更快的發現并且處理存在的不良現象，并且加以總結，進而發現存在的規律。

參考文獻

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