關于建筑施工企業檔案信息化管理的思考

田力

摘 要：隨著科學技術的快速發展，電子信息技術已經越來越多的被應用到各個領域。在企業生產的過程中，檔案信息化管理對企業的可持續發展、管理提升、經濟效益增長有著重要作用。針對建筑施工企業檔案信息化管理現狀，結合筆者在大型建筑施工企業檔案工作的經驗，就建筑施工企業檔案信息化管理提出了幾點思考，供業內人士參考。

關鍵詞：建筑企業；檔案管理；信息化

隨著科學技術的進步和電子信息技術的普遍應用，在我國目前的建筑施工企業中，檔案管理工作也隨之朝科學管理的方向發展，并逐步健全完善了建筑施工企業的管理制度，為未來企業的發展奠定了堅實的基礎。檔案管理工作始終貫穿于建筑施工企業生產經營的各個環節，與施工企業的招投標、施工技術以及施工質量具有密切的聯系。因此，加強建筑施工企業的檔案管理工作，積極有效的探索新思路，開拓新局面，轉變檔案管理人員的思想觀念，有利于促進建筑施工企業的檔案管理工作健康順利發展。

1 建筑施工企業檔案信息化管理的現狀

一是檔案信息化管理缺少整體規劃或規劃針對性不強。《國家檔案事業發展“十二五”規劃》和《企業檔案工作規范》對檔案信息化工作提出了明確的要求，主要內容有三點：①加大檔案信息化基礎設施投入；②加快檔案應用系統建設；③打造檔案信息共享平臺，提升檔案應用率。在建筑施工企業中，由于高層領導重視程度不夠、協調溝通不到位、檔案工作人員的業務能力達不到要求等方面因素影響，造成很多建筑施工企業沒有整體的檔案信息化規劃，或者有規劃也只是流于形式，對檔案信息化工作的針對性不強，失去指導意義。

二是建筑施工企業工程項目繁多，檔案工作量大，提升歸檔率、完整率難度高。當前，隨著企業資產的原始積累不斷增加和管理水平的不斷提升，大型建筑施工企業的工程項目點多面廣，遍及全國、施工產值也從90年代的幾億元猛增到幾十億甚至是數百億元，規模的迅速擴張導致企業管理人員緊張，對企業檔案管理也產生了重要影響，尤其是工程項目檔案，貫穿于工程施工的各階段、各環節。

三是檔案信息化管理主要停留在滿足檔案工作人員的日常工作階段，遠沒有達到通過信息平臺利用檔案的目標。目前，大部分的建筑施工企業建立起了內部檔案管理系統，但系統的功能、易用性等方面還存在很多不足，無法較好地滿足企業檔案管理需求、檔案系統也僅停留在供檔案管理工作人員應用階段，不能面向企業全體員工

四是建筑施工企業檔案從業人員的業務水平參差不齊。在國內建筑施工企業中，普遍存在各級領導對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理工作主要就是工程檔案的收集、整理、歸檔、保管等簡單工作，不需要太專業的知識、也不必配備專業的人才，從而造成檔案從業人員來源雜亂、檔案專業知識偏低、業務水平不高，對檔案工作影響較大、

2 我國建筑施工企業的檔案管理工作主要存在的問題

隨著現代企業改革的不斷發展，轉變了內部經營機制，大多數企業轉型為股份制的有限責任公司。隨著大型建筑企業的股份制改革，建筑施工企業的檔案管理工作也隨之發生了變化。目前建筑施工企業檔案管理工作主要存在以下幾個方面的問題：

2.1 檔案管理人員的認識度不高

企業檔案是屬于企業無形資產的一種有形載體，記錄企業的口常活動，包括企業的生產經營活動、合同協議、施工技術以及專利等各個方面的檔案信息，是建筑施工企業最重要的物質財富，是一種無形的資產。但是，大部分的檔案管理人員并沒有很好地認識到這一點，更多的對企業的有形資產有全面的認識。因此，就很大程度的導致了建筑施工企業的檔案收集、科學保管、歸檔以及方便利用等工作不能順利的開展。

2.2 檔案管理制度不夠健全完善

當前形勢下，建筑施工企業的檔案管理工作，在對檔案進行歸檔的過程中仍舊采用傳統的歸檔方式，也就是根據工業企業制定的十大分類所規定的檔案歸檔管理內容來進行的，已經不適應現代建筑企業的發展潮流，不適應現代企業的檔案歸檔管理工作。

2.3 信息化背景下，檔案的管理水平不高

建筑施工企業的檔案管理，是對信息技術進行開發利用的前提基礎，開發利用信息技術資源是企業檔案管理的最終目標。之所以在建筑施工企業建立檔案管理工作，目的就是為了使用檔案信息。然而，在目前的建筑施工檔案管理工作，檔案在進行信息資源服務時，在檢索檔案、材料編寫、檔案信息傳遞以及服務的水平、手段等各個方面存在著許多缺陷。

2.4 檔案管理投資力度不大

目前，由于大多數建筑施工企業受到債權、債務等因素的影響，資金使用情況比較緊張，減少了對檔案工作管理的資金投入。比如在檔案設備的更新、檔案的歸檔等方面，由于受到資金的影響，出現了一定的困難，從而對檔案的科學管理帶來一定的阻礙。

3 建筑施工企業檔案信息化管理的思考

3.1 實現電子檔案的文件格式的標準化

通過對檔案信息化管理中電子檔案接收與歸檔的方法的優缺點分析，筆者認為，想要更好地對建筑施工企業檔案進行信息化管理，就要有統一的文件格式。統一文件格式的方法如下：①建筑工程項目在施工過程中會根據各個環節的不同而選擇不同的應用軟件，而要統一文件的格式就要把其整合成兼容各種格式的電子文件；②有效保證電子檔案信息的有效性、真實性及原始性；③檔案信息內容清晰、文檔格式簡潔美觀、便于檢索查看利用；④降低信息化檔案的成本，信息內容提供批注與標注，便于存儲和管理；⑤接收各種掃描文件，支持不同的電子文件獲取方式；⑥利用知識產權保護對電子檔案進行保護。

3.2 加強建筑施工企業檔案信息化管理的規范化

建筑施工企業在承建工程項目時要按照企業檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設單位竣工檔案管理部門的相關規定進行項目工程檔案信息的錄入、歸類、標注、電子化和工程竣工檔案資料的編制。

3.3 嚴格落實建筑施工企業檔案信息化管理要求

建筑施工企業要提高檔案信息化管理水平，首先要有科學合理的管理方案和高水平的管理隊伍、提高建筑施工企業檔案信息化管理水平要做好以下幾項工作：①加強檔案信息化管理人員的技能培訓。根據建筑施工企業檔案信息化管理的需要，有針對性地對管理人員進行計算機、網絡與應用系統的相關理論知識和操作技巧方面的培訓。根據建筑施工企業檔案管理的特點，有針對性地對管理人員進行檔案業務基本知識和檔案信息化知識培訓。除此之外，還要對檔案管理人員進行建筑工程施工知識的普及，使管理人員能夠熱悉掌握建筑工程施工各環節的知識，以便更好地對建筑施工企業檔案進行信息化管理；②建筑施工企業檔案的移交與管理分類。建筑施工企業管理部門要對建筑工程項目竣工檔案的收集整理有統一的規范，對檔案分類、組卷規則進行科學合理管理；③建筑施工企業管理規定和檔案管理制度的建立健全。建筑施工企業檔案種類繁多，專業性強，分類詳細，要有統一的規范要求來指導管理，建立健全檔案管理和信息化管理方面的制度，加強業務數據檢查力度、提高提交管理水平，達到業務銜接的要求。

4 結束語

檔案信息本身不直接產生經濟效益，但它一旦被利用，就能為企業解決各種經濟糾紛，減少不必要的損失，我們應不斷整合企業檔案信息資源，挖掘潛在價值，為企業的可持續發展提供深度信息支持，為企業生產經營、改革發展等各項工作提供了快捷、高質量的服務。

參考文獻

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