信息化視域下高校人事檔案創新管理方式探析

摘 要：隨著信息化不斷發展，信息化逐漸要求高校教育和管理進行改革，以適應其發展的需要，高校人事檔案管理的創新和改革顯得尤其重要。在信息化視域下，要加強對高校人事檔案的管理力度，高校人事檔案管理者要借助信息化手段采取合理措施，進行有效管理，以適應信息化發展的需要。本文主要介紹了高校人事檔案管理中存在的問題及解決措施。

關鍵詞：信息化；高校；人事檔案管理；問題；措施

項目基金：黑龍江省遠程教育學會2013年規劃課題《高校人事檔案信息化管理研究》（課題編號YC2013-27）

高校人事檔案管理對高校人力資源開發和管理水平的提高具有促進作用，做好高校人事檔案管理工作是提高高校人力資源人事管理的重要內容，具有十分重要的意義。我國政府一九九○年制定了頒布了相關的法律文件，針對檔案管理中的一些問題做出了明確的規定。隨著社會的快速發展和信息化發展的加速，以往的人事檔案管理政策相對比較滯后，在很多方面都存在明顯的缺陷，已經難以滿足社會發展的需要，這就要求高校人事管理制度不斷進行深化和改革。

1 高校人事檔案管理存在的問題

1.1 高校人事檔案信息化建設的滯后性

面對當今經濟突飛猛進的發展，人才競爭日益激烈的社會環境，信息化的發展增強了人們適應社會發展的能力。就我國高校人事檔案管理而言，傳統的管理手段已經越來越滿足不了社會發展的需要了。現今，我國很多高校中人事檔案管理的材料依然依靠的是手工操作方式，這種方式統計的人事材料不容易后期進行檢索，查找起來比較困難，并且不利于保存，在查找的過程中容易損壞。可見，傳統的依靠手工操作的高校人事檔案管理方式存在很大的弊端，不利于高校人事檔案科學管理。但是高校領導沒有及時意識到這種人事檔案管理的不足，沒有采取相應的措施進行人事檔案管理信息化改革，我國高校人事檔案信息化建設的滯后性，直接影響了人事檔案管理工作的發展。

1.2 高校人事檔案管理與社會人事制度相脫節

隨著社會的發展，社會分配制度也不斷變化，我國部分高校把人事檔案管理與社會人事制度結合起來，人事檔案管理工作要盡量突破傳統的工資制度。高校人事檔案管理制度的改革和完善有利于社會人事制度的更好發展。在改革開放取得重大成果的今天，高校中實行的檔案工資制度已經不能準確反應工作人員的實際收入水平，人事檔案中記載的收入一般都遠遠低于實際的收入，這種現象就反映出高校人事檔案管理與社會人事制度嚴重脫節的問題，這更影響了高校人事檔案的權威性和真實性。

1.3 人事檔案內容不夠準確、材料不夠真實

高校人事檔案必須保持數據的真實性，這是人事檔案具有存在價值的基礎。人事檔案離開真實性就沒有存在的作用和意義，虛假的人事檔案信息甚至會產生不良影響。然而，目前我國高校人事檔案管理現狀令人擔憂，部分檔案中的信息與現實完全不符合，材料不夠規范，過于隨意，致使信息存在較大的差異。如：年齡、黨齡、學歷、社會經歷、等信息嚴重失真。因人事檔案工作的失誤，給社會管理造成了不利影響。

1.4 人事檔案管理的法律規范力度不夠

國家雖然出臺了人事檔案管理相關的法律，但是，隨著社會的變化和發展，人事檔案管理的具體要求也在不斷變化，以前的法律不能完全適應當今管理的實際需要。這就要求國家根據社會發展的需要適時制定合理的法律條例，加強法律的引導和規范。

1.5 檔案管理人員的綜合素質較低

部分檔案管理人員的業務水平較差，沒有養成良好的職業道德素養，對待工作不夠嚴謹，經常導致檔案信息缺失或外泄，有的管理人員甚至在利益的誘惑下幫助別人篡改檔案信息，造成惡劣影響。

2 信息化視域下高校人事檔案創新管理的具體措施

2.1 創新管理方式，增強服務理念

傳統的人事檔案管理主要由相關的部門進行同一管理，如果想要查閱人事檔案內容，需要和相關管理部們聯系、溝通，并且要按照規定的程序辦理查閱手續，通過審核后才能進行查閱。面對社會全球化的發展，很多高校開始向國外輸出人才，或者將國外人才吸引到國內來，這就使得高校人事檔案管理工作變得更加復雜，進一步要求高校改革人事檔案，增強服務理念。

2.2 促進高校人事管理制度改革走現代化管理模式

傳統的高校人事檔案管理具有很大的缺陷，封閉意識較強，不能滿足社會發展的需要，人事檔案管理必須合理對待保密工作。但傳統的檔案管理將這種保密性理解的過于機械化，它將保密性與封閉性等同起來，而人事檔案的保密性并不意味著要將其封閉起來，不為外人所知。因此，要努力促進高校人事管理制度改革走現代化管理模式，實現人事檔案適度開放，這樣有助于提高社會的信息化發展，同時有利于提高人力資源的服務水平。逐步實現檔案的信息化建設，有利于公民實現合法使用檔案的權利和愿望，發揮人事檔案信息的最優效益。總之，促進高校人事管理制度改革走現代化管理模式是社會發展的必然要求，將更好的促進社會人力資源的合理配置和高效管理。

2.3 提高高校檔案信息化管理的安全意識

現代信息技術促進了高校檔案管理工作的發展，同時也帶來了一定程度的安全隱患，部分高校在建設檔案信息化的過程中，沒有足夠的安全意識，導致出現檔案信息遺失、外泄或失真，從而產生不良影響，甚至造成重大損失。因此，高校在檔案信息化管理的過程中，一定要確保資料的完整性，樹立安全管理的意識，確保檔案信息的真實性。

2.4 完善高校檔案信息化管理的法律保障措施

高校檔案信息化管理過程中離不開法律的保護，依照法律規定進行有序的檔案管理是檔案工作持續發展的有力保障。因此，國家要制定出合理的法律文件，進一步引導和規范檔案管理工作。各領導部門要組織檔案管理人員學習相關的法規，使每一位檔案鍋里人員都認識到檔案管理的重要性，從而更好的投生于檔案管理工作中，將工作做得出色。

2.5 注重提高檔案管理人員的綜合素質

高校檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案信息化管理的進度，要盡量精選一批專業的檔案管理干部來監督和指導檔案信息化管理工作的進行。每一個檔案管理人員都要自覺提高自身綜合素質，加強學習檔案管理專業知識，努力提高業務水平。從而更好的促進檔案信息化管理工作的進行。

信息化視域下，加強高校人事檔案的創新管理具有重要的現實意義，高校要重視檔案管理創新和改革工作，力求建立完善的高校檔案管理系統。

參考文獻

[1]張瑾.信息化背景下高校人事檔案管理的創新研究[J].山東女子學院學報. 2014（04）

作者簡介

王賀（1982-），女，黑龍江哈爾濱人，工學學士，講師，從事人事管理工作。